第1部分第1部分（共2部分）：准备更改

1. 1编写新程序的摘要。写出新程序变更的摘要，并将其与现有程序进行比较。您应该在摘要中介绍几项内容，包括：当前的政策是什么。目前的做法是什么。如果员工已经偏离了既定程序，您可能只是为了遵守既定惯例或创造对既定程序的遵守而更改程序。新政策是什么。遵守新程序的具体目标。可以将这些作为基准，让人们知道自己是否成功。例如，如果您想将办公室过渡到“零基预算”，即不假设上一年的预算成本，那么就有必要为您的办公室提供一年中需要转换到新系统的部门数量的基准。

2. 2估算实施新程序的成本。即使做出改变是正确的，但也并非总是做出改变的正确时机。为了知道时机是否合适，您需要了解更改程序的成本。考虑程序变更所需材料的货币成本。在电子归档的例子中，这可能是新归档系统的软件和硬件成本，删除纸质归档系统的物理基础设施的成本，以及任何一种原因导致的办公室翻新成本。考虑到员工必须学习新系统而导致的生产力损失成本。考虑失去机会的成本。当您的员工忙于抄写记录时，他们并没有忙于其他业务或满足客户的需求。这也是您在权衡变更成本时必须考虑的一个因素。

3. 3根据组织的资源权衡估计成本。一旦您对程序中的新更改可能产生的成本有了很好的了解，就可以将其与组织的资源进行比较。虽然您需要考虑时间和金钱等因素，但考虑误差幅度也很重要。你现在不仅应该在资金和资源方面负担得起新的手术，而且如果出了什么问题，你也需要负担得起。

4. 4组成一个联盟。几乎任何类型的程序变更，无论多么小，都会遇到阻力。放心吧。管理抵抗的最好方法是在它有机会组织之前削弱它。因此，在你正式推出新政策之前，你应该组建一个足够强大的联盟来打乱你的计划，让他们支持改变。如果你不能让这些重要的利益相关者站在你这边，实施变革将是极其困难的，即使你是老板。也许最好等到你建立了一个联盟。如果你对敌对的受众实施了改变，但没有成功，抵制可能会削弱你的权威。毕竟，这些人将确保新政策得到切实执行。如果他们不同意他们被赋予的强制执行任务，他们的工作就做不好。如果这一变化将引起特别大的争议，那么请逐个找出可能的联盟成员。一旦你把他们带到你身边，你就可以利用他们的影响力来帮助说服更不情愿的党派。

5. 5解释为什么现在需要更改。惯性似乎与物理一样适用于人们的行为，如果人们认为没有迫切的理由改变行为，那么通常很难让他们改变行为。虽然你可能会利用你作为主管的权力迫使他们遵守，但这种做法会滋生怨恨，这将使未来实施变革更加困难。在建立紧迫感时，向办公室解释为什么市场压力（如收入下降）或机遇使建议的改变成为两个或两个以上不可避免结果之间的首选选择。例如，如果你需要实行一周四天的工作制，你可能会受到一些阻碍，因为人们不喜欢一天工作十个小时。然而，如果办公室可以选择每周工作四天，而不是减薪或失业，那么阻力可能会小得多。

6. 6提前发出警告。与其只在一天内实施新政策，不如让员工知道新政策即将出台。然后他们将有时间在心理上做好调整的准备。例如，如果办公室里的每个人都必须参加一个新的培训班，而不仅仅是让他们有一天参加培训班，那么向他们解释课程是什么，需要多长时间，以及它代表了新的认证要求的什么部分（比如十小时认证中的五小时课程）。人们可能会健忘。随着时间的流逝，定期发出提醒总是一个好主意。

7. 7确保您的客户群能够容忍这种变化。您很可能正在实施一个新的流程，因为您希望能够更好地为现有客户服务，并在未来找到新客户。如果您的客户无法忍受更改带来的暂时低效，那么最好推迟更改。您不仅需要确保时机对您和您的组织有利，还需要确保时机对您的客户有利。例如，如果你为当地零售商提供物流服务，那么在节假日前后突然变得效率低下可能是一个糟糕的策略。

第2部分第2部分，共2部分：实施新程序

1. 1向办公室分发新政策的摘要。向所有人解释完政策后，将两份摘要分发给办公室的员工。让他们签署一份，并为自己保留另一份。这样，您就有了一个签名承诺，承认新政策并同意遵守它。

2. 2培训受变化影响的人。当您将新政策告知整个办公室时，请确保预算中有足够的时间来培训受其影响的人员。培训可能需要一个小时，也可能是一个多天或多周的过程，具体取决于变更的范围。确保每个人都充分理解新政策，有时间练习、提问并开始适应，从而确保平稳过渡。
3. 3轻松过渡。尤其是如果您要在过程中实施一个大的更改，那么分阶段实施是很重要的。它不仅让您的办公室员工有机会犯错误并习惯新的程序，还让您有机会修改目标、管理期望并调整下一阶段的实施。制定过渡和培训时间表，并与必须遵守该时间表的所有人分享相关部分。这样，人们就可以更好地了解对他们的期望。

4. 4听取反馈。最终，负责采用新程序的人员将确保成功采用新程序。如果你对新程序的成功感兴趣，那么你需要确保你在倾听实施它的人所遇到的问题。毕竟，除非你万无一失，否则可能有一些情况是你没有预见到的。一些管理者认为，听取员工反馈是软弱的表现。相反，这表明管理者有足够的权力来适应不断变化的环境。尽管面临失业危险的经理可能会有一种正当的恐惧，害怕被下属抢风头，但一个职位稳固的经理可以听取下属的意见并将其归功于他们。

5. 5根据需要调整政策。这项新政策在纸面上可能看起来很完美，但在实践中可能不会像你所希望的那样奏效。接受您收到的反馈（请记住，由于抵制或适应新程序，可能会出现一些倒退），并决定政策是否需要调整。
6. 6定期监测结果。请记住，您可能需要一些时间才能看到您的政策更改的全部效果。在第一个月后获得反馈，然后再也不跟进，这意味着你可能看不到变化的总体影响，你可能会错过纠正或完善政策的机会。确保您定期登记，以确保该政策达到预期效果。
7. 7根据需要奖励表现优异的员工。奖励优秀员工是克服阻力的经典方法。它为遵守新政策创造了额外的激励，并为在普遍抵制变革的情况下遵循群体心态创造了反激励。例如，如果您必须将记录保存系统从纸质文件切换到电子文件，您可能会奖励任何将一定数量的文件隐藏起来的人，给他们一张礼券，让他们去一家不错的餐厅，请一天带薪假，或者去温泉疗养。