我们都有一些大块的文本需要定期输入，比如你的地址、长名字或短语，甚至是你经常使用的表格和图像。Word中的自动图文集功能允许您存储这些文本块，并通过几次按键快速**它们，因此您可以减少键入的时间。

“自动图文集”功能已成为Office的一部分很长时间了，但现在是添加到Office 2007的“快速零件”的一部分。除了“自动图文集”条目外，“快速零件”功能还允许您**文档属性（如标题和作者）和字段（如日期和页码）。快速部件和自动图文集条目也被称为“构建块”，Word附带了许多预定义的构建块。您还可以添加任意数量的自定义构建基块。

注意：我们以前写过如何引用Word中其他文档的文本，以便您可以将可重用的内容**到将自动更新的其他文档中。那篇文章中讨论的技巧类似于使用自动图文集词条。但是，使用“自动图文集”词条**内容后，更改“自动图文集”词条时，该内容将不会自动更新。

还有其他软件，比如Windows的free PhraseExpress，在整个系统范围内执行类似的任务。这很好，因为它适用于每一个应用程序，不仅仅是Word，而且自动图文集也有自己的一些优点——即，它比PhraseExpress有更多的格式化选项（尤其是特定于Word的），而且无论Word在哪里都可以使用。所以，如果你不被允许在你的工作电脑上安装第三方程序，例如，你仍然可以使用自动图文集。

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只能将自动图文集条目存储在模板中，而不能存储在文档本身中。默认情况下，新的“自动图文集”条目存储在Normal.dotm模板中。这将限制自动图文集条目仅在计算机上可用，除非您与其他计算机共享Normal.dotm模板。您可以将自动图文集条目添加到自定义模板中，但这有一些限制，我们将在本文后面讨论。

如何创建新的自动图文集词条

首先，创建一个新的Word文档并输入要作为自动图文集词条添加的内容（文本、图像、表格等）。然后，突出显示内容并单击“**”选项卡。

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如果要将自动图文集词条文本与词条中所有段落（包括最后一段）的段落格式一起存储，请确保选择中包含最后一段末尾的段落标记。段落标记存储段落的格式。如果不选择段落末尾的段落标记，则**时该段落将采用周围文本的段落样式。如果在每个段落的末尾看不到段落标记，可以选择在选项中显示它们。应用于“自动图文集”内容的任何字符格式都会自动存储在“自动图文集”条目中。

在“文本”部分，单击“浏览快速部件”按钮，并将鼠标移到下拉菜单上的“自动图文集”上。然后，从子菜单中选择“将所选内容保存到自动图文集”。

注意：您可能会注意到“快速零件”菜单上直接提供的“将所选内容保存到快速零件库”选项。此选项将所选文本添加为“快速零件”条目，而不是“自动图文集”条目“快速零件”和“自动图文集”条目都是构建块。你可以这样添加条目，但我们将讨论将其添加为自动图文集条目。

将显示“创建新构建基块”对话框。在“名称”编辑框中输入自动图文集条目的名称。

我们建议将自动图文集词条的名称设置得足够不同，这样您只需键入几个字符即可将每个词条**到文档中。如果多个“自动图文集”条目的名称非常相似，则必须键入足够的名称，以便Word知道要**哪个条目。

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您还可以更改此条目的类别。“类别”下拉列表提供“创建新类别”选项，允许您将此自动图文集条目添加到自定义类别。您还可以更改创建条目的“库”。

“选项”下拉列表允许您指定如何将条目**文档。如果要**少量文本（如公司名称），请选择“Insert content only”（仅**内容），这将在光标处内联**条目的内容。您还可以将内容作为自己的段落或页面**（非常适合创建标准封面）。

接受“保存在”下拉列表的默认设置。这会将自动图文集条目保存在普通模板中。

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设置好新的“自动图文集”词条后，请单击“确定”。

关闭已打开的最后一个Word文档时，可能会显示以下对话框，询问是否要保存对Normal.dotm模板所做的更改（如果已打开提示保存Normal模板的选项）。要在“Normal.dotm”模板中保存自动图文集条目，请单击“保存”。

如何在文档中**自动图文集词条

现在我们已经创建了一个新的自动图文集条目，让我们将其**到文档中。创建新Word文档或打开现有文档。再次单击“**”选项卡，并将鼠标移到下拉菜单上的“自动图文集”上。您会注意到，您添加的“自动图文集”词条可直接在“自动图文集”子菜单中使用。选择它以在该条目中**内容。

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只需开始键入自动图文集词条的名称，即可**自动图文集词条。一个小弹出窗口显示匹配的自动图文集条目的名称和指示，告诉您按“回车”**。按“回车”将整个自动图文集词条**文档。您也可以按“F3”。

**自动图文集词条的内容，包括原始的换行符和格式。

为了更快更容易地**“自动图文集”条目，可以将“自动图文集”按钮添加到快速访问工具栏。

如何打开“显示自动完成建议”

如果在键入“自动图文集”词条名称时没有看到自动完成建议，则可能必须启用“显示自动完成建议”选项。

要打开“显示自动完成建议”，请打开现有Word文档或创建新文档，然后单击“文件”选项卡。

在backstage屏幕上，单击左侧选项列表中的“选项”。

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单击“Word选项”对话框左侧项目列表中的“高级”。

在“编辑选项”部分，单击“显示自动完成建议”复选框，以便在框中有一个复选标记。

现在，您可以在键入自动图文集词条的部分名称后按“回车”键将其**。

如何编辑现有自动图文集词条的内容

假设你搬到了一个新家，你需要在自动图文集词条中更改你的地址。这很容易做到。只需在新Word文档中键入所需的条目，选择它，然后访问“自动图文集”子菜单，如前面所述。在任何现有“自动图文集”条目下的子菜单上选择“将所选内容保存到自动图文集”选项。

在“名称”编辑框中输入与现有自动图文集条目相同的名称，然后单击“确定”。

将显示确认对话框。单击“是”将以前的自动图文集条目替换为新条目。

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现在，您可以像以前一样将更新后的自动图文集词条**到任**的或现有的Word文档中。

注意：请记住，更改自动图文集词条不会更改已**该词条的任何现有文档中该词条的内容。“自动图文集”词条的修订内容仅在更改词条后的任何时间**词条时使用。

如何编辑现有自动图文集词条的属性

除了编辑“自动图文集”词条的内容外，还可以更改该词条的属性，例如存储该词条的模板、类别等。

为此，请创建新的Word文档或打开现有文档。单击“**”选项卡，然后单击“文本”部分中的“浏览快速零件”按钮。在下拉菜单中选择“Building Blocks Organizer”。

将显示“构建基块管理器”对话框。显示所有“构建块”的列表，显示每个构建块的“名称”以及它们所在的“库”、“类别”和“模板”。它们按“画廊”的字母顺序排列。我们新的“地址”条目列在顶部，因为它在“自动图文集”图库中。单击条目将其选中。条目的预览显示在对话框的右侧。

选择“地址”条目后，单击“构建块”列表下方的“编辑属性”。

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显示与创建自动图文集词条时相同的对话框；但是，现在它被称为“修改构建块”。我们将把“Option”改为“Insert content in its own paragraph”，这样地址总是从一行开始**，即使光标位于另一行的末尾。完成更改后，单击“确定”。

再次显示一个确认对话框，确认要用修改后的自动图文集条目替换自动图文集条目。单击“是”。

如何删除自动图文集词条

如果你发现你不再需要一个自动图文集词条，你可以从积木集合中删除它。要删除自动图文集条目，请打开“积木管理器”对话框，如上一节所述。选择要删除的自动图文集条目，然后单击“构建基块”列表下方的“删除”。

将显示一个确认对话框，询问您是否确定要删除选定的构建基块（在本例中为“自动图文集”条目）。单击“是”删除条目。您将返回“积木管理器”对话框。单击“关闭”将其关闭并返回到文档。

使用自定义模板时，自动图文集似乎有一个怪癖。我们测试了将自动图文集词条添加到自定义模板中，但是当我们基于该模板创建新文档时，自动图文集词条不可用。但是，当我们基于普通模板创建一个新文档，然后将自定义模板附加到该文档时，自动图文集条目是可用的。因此，如果要将“自动图文集”条目保存在自己的自定义模板中，请确保在创建文档后将模板附加到文档中，否则“自动图文集”条目将不可用。如果您有其他发现，请在评论中告知我们。

旧版本的Word（2003及以前版本）允许您将自动图文集条目从一个模板复制到另一个模板。但是，从word2007开始，这个功能就被删除了。