就像生活本身一样，写作有时也会杂乱无章、令人沮丧和艰难。但是你可以把这些原则放在心上，让你的工作生活更轻松一些。这很简单：无论你是写一封两行的电子邮件还是一份10页的报告，都要预测读者的需求，记住四个C：清晰、简洁、体贴和正确。

采取“你的态度”

这意味着从读者的角度看一个话题，强调他们想要或需要知道什么。

• 我已要求您今天寄出订单。
• 修订：您将在周三之前收到订单。

关注真实的主题。

不要把关键词放在一个弱主题后面的短语中，从而掩盖它。

• 新的营销活动将于6月1日开始实施。
• 修订：新的营销活动将于6月1日开始。

主动写作，而不是被动写作。

只要合适，把你的主题放在前面，让它做点什么。主动语态通常比被动语态更有效，因为它更直接、更简洁、更容易理解。（但并非总是如此。）

• 我们在4月1日的会议上审查了您的提案，并立即将其提交给开发商。
• 修订：我们于4月1日审查了您的提案，并立即将其提交给开发商。

删掉不必要的单词和短语。

冗长的表达方式可能会分散读者的注意力，所以请不要乱七八糟。

• 我写这封信是因为我非常感谢你组织了上周四举行的开放日。
• 非常感谢你组织上周四的开放日。

不要遗漏关键词。

为了简洁明了，我们有时需要加上一两个词。

• 示例：仓库是第一步。
• 修订：解锁仓库是第一步。

别忘了你的举止。

这就是体贴的意义所在。如果你在与同事交谈时说“请”和“谢谢”，也要将这些话写在你的电子邮件中。

• 在你回家之前把行话报告寄给我。
• 请在回家前把行话报告寄给我。

避免过时的表达方式。

除非你喜欢在印刷品中听起来很闷，否则不要使用谈话中从未使用过的词语——“随信附上”、“这是给你的建议”、“根据你的要求”

• 示例：随函附上上述契约的副本，供您参考。
• 修订：我附上了契约的副本。

对流行语和流行语加以限制。

时髦的表达方式往往很快就失去了受欢迎的程度。企业术语也是如此。尽量像人一样写作。

• 示例：归根结底，我们应该为员工提供机会，让他们就最佳实践提供意见。
• 修订：让我们鼓励人们提出建议。

取消堆叠修改器。

堆叠意味着在名词前堆积修饰语；相当于交通堵塞的语言。长名词字符串可能会节省一两个单词，但它们也可能会让读者感到困惑。

• 示例：太空望远镜广域行星照相机仪器定义团队地面充电耦合装置照相机（摘自《新科学家》，马修·林赛·史蒂文斯在《科学风格的微妙》中引用，2007年）
• 修订版：嗯？

校对。

最后，还有正确性：始终确保检查自己的工作，无论你认为自己在其他Cs中取得了多好的成绩。

• 当你很匆忙的时候，很容易留下话来。
• 复习：当你赶时间的时候，很容易漏掉单词。