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報告書、文書、エッセイ、あるいは本を書こうとしている場合でも、附属書と付録が何を指すのかを知っておくことは重要です。この2つの用語は広く使われており、混乱や互換性、トラブルの原因となることがあるからです。この2つの用語が指すものは非常によく似ていますが、appendixとattachmentの間には違いがあります。添付ファイルという言葉は、添付されるものすべてに意味がありますが、最も広く使われているのは電子メールの添付ファイルです。アペンディックスとは、書籍などに含まれる付録のことです。ここで、付録と添付ファイルの違いを理解しましょう。
添付ファイルとは、多くの辞書で定義されているように、電子メールと一緒に送信される文書やファイルの末尾にある添付ファイルのことである。したがって、添付ファイルは、文書や電子メールなど、何らかの主要な仕事の最後に添付される別のファイルとして見ることができます。添付ファイルは、メインファイルに添付してもしなくてもよいのですが、誰かが見てアイデアを持ちたいという場合に備えて、拡張の理由だけで添付することができます。メールの添付ファイル以外の添付ファイルは、本編の理解を助けるものではありません。
前述したように、付録はアペンディックス(pl.appendix)の下位分類である。付録とは、書籍やその他の文書の末尾に追加される、潜在的な読者が主著で遭遇する可能性のある問題や不明確な情報を説明するのに役立ついくつかの文書のことで、書籍、法的契約、文書など、書誌、付録、添付資料、展示物などが含まれます。付録とは、特定の書籍や法律上の契約書などの末尾に、主著を補足するために加えられる一連の文書の総称で、通常はさらなる参考資料として用いられる。ただし、付録を読まなくても本編は理解できるし、読む必要もないが、読者がさらに参考にしたいと思えば、いつでも参照することができる。
このように、attachmentとappendixは似ているようでいて、全く異なる意味を持つ言葉であることが分かります。電子メールに付録を添付して送信することはなく、添付ファイルを印刷・公開することはありません。
写真提供:Alisha Vargas (CC By-2.0), Sean MacEntee (CC By 2.0)