Microsoft Wordを普段から使っている方は、同じ機能を何度も使っているのではないでしょうか。メールマージ、ドローツール、フォントフォーマットオプションなどは、皆さんもよくご存じでしょう。しかし、常に使い続けることで、実は見落とされているけれども便利な機能があることに気づきます。もしかしたら、忘れてしまっているかもしれないし、存在に気づいていないだけかもしれません。

以前、アウトラインビュー、干渉のない編集、数式書き込みなど、忘れられている、あるいは隠されている機能を紹介したことがあります。ここでは、そのほかにも役立つと思われるものを10個ご紹介します。便利そうなものを見逃していないか見てみましょう。

1 研究者の時間を節約する

エッセイ、クラスペーパー、ケーススタディ、リサーチペーパーなどを書いているのかもしれません。この言葉にはリサーチャーという素晴らしいツールがあり、時間と労力を節約することができます。

このツールにアクセスするには、「参考文献」タブをクリックし、「研究」セクションの「研究者」をクリックしてください。サイドバーを開いたら、検索ボックス**にキーワードを入力します。Bingを使用することで、Wordは検索結果をウェブ上で検索し、サイドバーで利用できるようにします。

オプションをチェックするには、それをクリックしてサイドバーで読むだけです。上部のプラス記号をクリックすると、文書の作成を開始できます。次に、記事からテキストを選択して文書に追加したり、追加して引用したりします。

文書内に参考文献がある場合は、これらの新しい情報源を含めるために更新することができます。文書内のソースを選択し、ドロップダウンボックスから「参考文献と参考文献を更新」をクリックします。また、「参考文献」タブで「書誌」→「**書誌」をクリックすると、書誌を作成することができます。すると、そこに引用文が表示されます。

Microsoft Word Researchの機能は、Office 365をご契約のお客様向けのWord 2016でご利用いただけます。

2 補助関数チェッカーの使用

障がい者の方が文書を利用しやすくするために、「支援機能チェッカー」をご利用ください。この便利なツールは、あなたのドキュメントに起こりうる問題をスキャンし、その問題を解決するためのヘルプを提供します。

チェックする項目は、タイトルのスタイル、空白文字の繰り返し、動画のクローズドキャプションなどです。原稿を確認する準備ができたら、「レビュー」タブを開き、リボンから「アクセシビリティの確認」をクリックします。

サイドバーが開き、該当するすべてのエラー、警告、またはヒントが表示されます。項目をクリックすると、その項目が文書内のどの位置にあるかを確認でき、サイドバーの情報を使って修正することができます。

他の人に配布するための文書を作成する場合、障害のためにツールを使用する人があなたの文書を使用できることが重要である。しかも、クリックするだけで簡単に確認できます。

ルールの全リストを見るには、アクセシビリティチェッカーを開き、下部にあるリンクをクリックして、文書のアクセシビリティ化についての詳細をご覧ください。そして、ルールや潜在的な問題の解決方法を確認することができます。

3. オンラインビデオを含む

トレーニングコースやチュートリアル、参考資料として文書を作成することもあるでしょう。ワードには**オンラインビデオという機能があり、文章のお供に最適かもしれません。

をクリックし、リボンの「メディア」の下にある「オンラインビデオ」をクリックします。次に、**動画については、3つの選択肢があります。BingやYouTubeで検索したり、埋め込みコードを貼り付けたりすることができます。

検索機能を使って、目的の動画が表示されたら、選択して「**」をクリックします。埋め込みコードをボックスに貼り付けると、クリップもすぐにポップアップ表示されます。そして、移動、サイズ変更、回転が可能です。ですから、もしあなたの文書に動画が必要であれば、オンラインビデオ機能を思い出してください。

4 文書の比較・結合

2つの異なるバージョンのドキュメントを比較したことがありますか？あるいは、他の人から受け取った文書のリビジョンを結合する必要があったことはありませんか？このような場面では、Wordの比較・結合機能が必要になります。

要素にアクセスするには、「レビュー」タブに移動し、リボンから「比較」をクリックします。次に、「比較」を選択して両方の文書を表示するか、「結合」を選択してリビジョンを1つの文書にまとめます。どちらのオプションも、ドキュメントを表示するためのポップアップウィンドウが表示されます。

これらの文書を選択したら、ラベルを適用して変更することができます。More」ボタンをクリックすると、比較の設定を調整し、変更オプションを表示することができます。この便利なWordの機能は、複数の著者が一つの文書で作業する場合に最適です。

5** Smart Charts

microsoftexcelは、図のための素晴らしいアプリケーションです。しかし、Wordはインテリジェントアートによって、文書に優れた視覚効果を与えることもできます。

ドキュメント内のポイントを探し、「**」タブを開き、Illustrationsの「スマートアート」をクリックします。Wordには、フロー図、階層図、関係図、ピラミッド図など、多くのオプションが用意されています。

チャートの種類をクリックすると、簡単な説明を見ることができますので、自分に合ったものを選ぶことができます。OKボタンをクリックすると、チャートが文書に****されます。

テキストエリアをダブルクリックすると、好きな言葉を追加できます。さらに、チャートのサイズを変更したり、回転させたり、一部のチャートでは要素を配置することで、フォーマットを変更することができます。

Excelなど他の場所で作成された**グラフをいつでも見ることができますが、Wordでは基本的なグラフをすばやく作成する**というオプションがあります。

6音読して聴く

時には、誰かがあなたの文書を声に出して読むのを聞くことが役に立ちます。間違いや書き直すべきところを見つけたり、別の視点を得たりするために使うことができます。音読は、まさにそれを可能にするシンプルなワード機能です。

ドキュメントの先頭に移動し、「レビュー」タブを開き、「音読」をクリックします。その後、原稿を読み上げる音が聞こえます（マイクが有効になっていることを確認してください）。小さなコントローラーが表示され、音声や速度などの設定を調整することができます。また、一時停止、早送り、巻き戻しもできます。

音読機能は喜ばれる機能の一つではないかもしれませんが、とても便利な機能です。

7 学習ツールを見る

マイクロソフトは、読書力をさらに伸ばし、向上させることを目的に、「学習ツール」機能を追加しました。

"学習ツールは、「正しく発音する力」「速く正確に読む力」「読んだ内容を理解する力」を高め、読解力の向上を図ることを目的としています。"

表示]タブをクリックし、リボン内の[学習ツール]をクリックします。ここでは、読み上げ機能も用意されていることに気づかれると思います。しかし、いくつかの追加ツールも表示されます。

• 列幅は、集中力を高めるために行の幅を変更します。
• ページカラーは、読みやすいように通常、反転、セピアでページを提供します。
• テキストスペーシングは、行間や単語間にスペースを入れて、簡単にスキャンできるようにするものです。
• シラブルは、発音を助けるために、各単語とシラブルの間にマーカーを追加します。

各ツールにはそれぞれ目的がありますので、ご覧になって一番参考になるものを試してみてください。これらのツールは、読み上げ機能と組み合わせて使うことができることを忘れないでください。

8 高度なオプションで単語をパーソナライズ

多くの人は、Wordのデフォルト設定を使用しており、それを変更することに警戒心を抱いています。しかし、Wordの文書処理方法にいくつかの簡単な調整を加えることで、時間を節約し、エラーを減らし、使用感をカスタマイズすることができます。

これらの設定にアクセスするには、「ファイルとオプション」をクリックします。ポップアップウィンドウで、「詳細設定」を選択します。もし変更してうまくいかなかったとしても、いつでも元に戻すことができることを覚えておいてください。ここでは、詳細設定で調整することで、より良い作業ができるようになるものをご紹介します。

• 書式の追跡、矛盾のマーク、オートコンプリート候補の表示などの編集オプション。
• カット、コピー、ペーストのオプションで、ソースフォーマットのペースト、ペースト時の箇条書きや数字の保持、「ペーストオプション」ボタンの表示などが可能です。
• 画像プレースホルダー、ブックマーク、テキストボーダー、クロップマークを表示するためのドキュメントコンテンツ表示オプション。
• 最近表示した文書の数を表示するオプション、読みやすいように文字位置を最適化するオプション、ドラッグしたときに内容を更新するオプション。
• 裏面印刷、XMLタグの印刷、両面印刷などの印刷オプション。

また、画像サイズや画質、グラフ、文書保存、レイアウトオプションなどの設定を確認することができます。これらの変更を適用する特定のドキュメントを選択できるいくつかの設定があり、また、これらの設定をすべての新規ドキュメントに対して実施することもできます。変更が完了したら、下部の「OK」ボタンをクリックします。

9リボンやツールバーを自分のものにする

リボンとクイックアクセスツールバーは、Wordを効果的に使うために最も重要な部分です。アプリケーションには非常に多くの機能とオプションがありますが、おそらくそのすべてが必要なわけではありません。また、決して使わないようなものは必要ありません。そこで、この2つのエリアを自分好みにカスタマイズしてみてはいかがでしょうか。

リボンやクイックアクセスツールバーをカスタマイズするには、「ファイル」→「オプション」をクリックします。 その後、作業を開始するものを選択します。

左側から**したい項目を選択し、「追加」をクリックします。または、右側から削除したい項目を選択し、「削除」をクリックします。終了したら、「OK」をクリックします。

各オプションでは、必要に応じて、すべてのカスタム設定をリセットすることができます。初期設定に戻したいときに便利です。リボンをカスタマイズする方法について、より詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

10 ステータスバーのカスタマイズ

また、多くの人がカスタマイズできることを知らないのが、ステータスバーです。これは、ワードウィンドウの下にあるバーです。これは小さなカスタマイズかもしれませんが、非常に便利なものです。

ワードを開いたら、下のバーを右クリックします。ステータスバーのカスタマイズ」というタイトルでメニューが表示されます。リストには多くのオプションがあり、チェックされているものとされていないものがあることがわかります。ページ番号、単語数、ズーム、ショートカットが選択されていることが多いでしょう。これらを削除し、他のものを追加するのは、ワンクリックで簡単にできます。

いずれも選択するだけで、有効・無効の切り替えができます。自動的に変更内容が表示されるので、気に入らなければもう一度クリックすれば、再度有効にすることができます。ズームスライダーではなく、ズームのパーセンテージを表示させる方がいいかもしれません。大文字のロックがかかっているときを確認したいのかもしれません。あるいは、コラムを記録しておく必要があるかもしれません。

これらの機能を見逃しましたか？

あらゆるオプションをクリックするだけで、Wordがあなたのために働き、あなたに最適な方法でカスタマイズされます。

もしかしたら、あることを忘れていたかもしれないし、あることすら知らなかったかもしれません。いずれにせよ、見逃していた便利な機能やこれから使おうと思っていることを教えてください。

写真提供: **OTAS/deposit photos