他の人が作成したスプレッドシートを使用していませんか？Excelのスプレッドシートをゼロから作成する場合、あらゆる面をコントロールすることができます。他人から渡される場合は別です。

特に仕事では、他人からExcelファイルを受け継ぐことが少なくありません。このような事態に陥ると、大変なことになります。幸いなことに、ちょっとした先見の明があれば、問題のスプレッドシートをうまく扱うことができるようになります。

この5つのポイントを意識することで、他人のExcelドキュメントを利用する際によくある落とし穴を回避することができるはずです。

1ドキュメント情報を更新しました。

Excel文書の情報画面を確認したことがない人は仕方ないですが、失念しがちです。しかし、他の人のスプレッドシートを使用する場合は、この情報を更新する価値が十分にあります。なぜ？また、このような変更も可能です。

上の例をご覧ください。タイトル、タグ、カテゴリー、著者フィールドに追加されたテキストは、同僚に送信された場合、少し厄介になることがあります。ほとんどの場合、メッセージ画面には何も表示されませんが、なぜそれを放置しておくのでしょうか？1分もかからずに分かるので、いざ誰かに書類を送るときに後悔することはないでしょう。

情報画面にアクセスするには、「ドキュメント」をクリックします。

情報セクションに直接転送されますので、必要な調整をしてから同僚に送信してください。

2 何かをする前にコピーを保存する

一度、他人の文書を受け継いだら、飛び込みで自分の文書として扱い始める可能性が非常に高い。しかし、小さな変更が結果的にスプレッドシートの操作に大きな影響を与えることがあります。

調整によってExcelのVBAプログラミングコードが壊れたり、他のワークシートにとって重要な図形が調整されたりしないように、操作を行う前にコピーを取ってください。そうすれば、いつでも完全なバージョンのスプレッドシートを参照することができます。

最悪の場合、Excel 2016の「ファイル履歴」を使って、以前のバージョンのドキュメントを復元することもできますので、ぜひ知っておいてください。右上の丸い矢印/時計のアイコンをクリックしてアクティビティペインを展開し、以前のバージョンを見つけて「バージョンを開く」を選択します。

ワークシートが隠されていないか確認する

隠しワークシートは、Excelのスプレッドシートを整頓しながら、裏側でハードワークができる便利な方法です。これらのワークシートへのアクセスは、文書の操作方法を本当に理解したい場合に不可欠です。

特定の文書に隠されたワークシートがあるかどうかを調べるには、「スタート」タブの「セル」セクションで「書式」を探します。

ドロップダウンメニューから、「Unhide drawing」をクリックします。

これにより、すべての隠されたワークシートのリストが表示されます。

表示させたいものを選んで「OK」をクリックするだけで、普通にアクセスできるようになります。

4 パスワードの一覧へのアクセスを確保すること

誰かのスプレッドシートを所有する場合、パスワードで保護されているかどうかを確認することは優先されるべきです。ファイルを開けばすぐに分かります。

しかし、Excelの文書は何重にも保護されていることがあり、VBAのコードの一部をいじらないようにするためのパスワードが存在することも十分にあり得ます。

幸いなことに、このようなパスワードを削除することはそれほど難しくありませんが、知る必要のあるパスワードは、文書を作成した人に伝えてもらうのが一番です。

5 編集権限のある人を把握する

最新のOfficeスイートでは、文書を他のユーザーと共有し、離れた場所からでも編集できるようにすることが非常に簡単です。コラボレーションには最適な方法ですが、特定のドキュメントに誰が本当にアクセスできるのか、常に確認する必要があります。

例えば、作者はまだスプレッドシートを閲覧・編集する権限を持っているか？明らかに、悪いことをしそうもない。しかし、競合他社と協力し続けると、データを事実上変更・削除されたり、企業秘密が漏えいしたりする可能性があります。これらは最悪の事態を想定したものですが、念には念を入れた方がよいでしょう。

ドキュメントを編集できる人を確認するには、ユーザーインターフェースの右上にある「共有」ボタンをクリックします。

これにより、文書にアクセスできるユーザーアカウントのリストが作成され、そのアカウントが文書を編集できるのか、それとも閲覧だけなのかについての注意書きが表示されます。

引き継ぐ書類については、本当にこの情報を意識しておく必要があります。

準備することで、トラブルを回避できる

スプレッドシートがある人から別の人に渡される場合、それは非常に重要である可能性が高く、複数の人にとって重要である可能性が高いです。文書に問題があると、何らかのトラブルが発生する可能性があります。この文書の所有権はあなたにあるのだから、それを修正する仕事はきっとあなたの肩にかかるだろう。

このような災害が発生した場合、十分な備えがなければ、事後の対応はより困難なものとなります。隠されたワークシート、パスワード、ファイルの内部構造を知ることは、手元に置いておくに越したことはありません。ただ、災害が起きてから慌てるのではなく、事前に知っておくことが大切です。

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