1日や1週間のうち、誰かがもっと時間をかけないと、多くの人は週に40時間しか働けません。やらなければならないことをすべてこなすのは、かなり大変なことです。時間や生産性を管理する最適な方法を見つけるには、Googleのツールを見ればいいのです。

今回のヒントはGoogleのツールに基づいていますが、他の生産性向上ツールに適用できるアイデアもたくさんあります。

メール受信拒否時間

職種によっては、ビジネスメールは1日のうちで重要な位置を占めることがあります。メッセージを作成し、返信する必要があるものの、これが邪魔になることもあります。例えば、ビジネス文書に取り組んでいても、受信トレイにこれらのメールが飛び込んでくるので、何度も中断してしまうことがあります。今では、この重要な書類が後回しにされ、一回一回の気晴らしに時間がかかるようになりました。

その代わり、毎日決まった時間にメールを処理するようにしましょう。もちろん、重要なメッセージや緊急のメッセージは、優先的に対応すべきです。しかし、待つことができる人は待つべきだ。

イベントの作成

Googleカレンダーでは、リマインダー付きの繰り返しイベントを作成することで、時間をブロックすることができます。また、カレンダーを他の人と共有すると、ブロックされた時間が表示されます。Googleカレンダーから適切な日時を選択し、イベント名を付け、繰り返し行うためのリマインダーを設定し、「作成」をクリックするだけです。

フォローアップメッセージのマーク

ビジネスでGmailを使用している場合、ブロックされている時間帯に処理が必要なメッセージを簡単に把握することができます。gmailには、スターと呼ばれるフラグが用意されています。

使用する設定を選択するには、設定（歯車のアイコン）をクリックし、「一般」タブをクリックします。アスタリスクまでスクロールし、アクティブ化するアスタリスクを「未使用」から「使用中」にドラッグします。そして、フラグを立てたいメールが表示されたら、その横にあるアスタリスクを対応するアスタリスクが表示されるまでクリックします。

GoogleカレンダーとGmailの組み合わせで、メールの時間を簡単に整理することができます。

空き時間の調整

一週間の計画を立てることは、タイムマネジメントの重要な要素です。使える時間を有効に使うようにしなければならないのです。Googleカレンダーは、日、週、月、週の表示でスケジュールを簡単に確認することができます。さらに、便利な内蔵機能で、自分の空き時間を表示することも可能です。

予約枠の利用

Googleカレンダーの予定表機能を使えば、自分の時間を管理し、同僚に見せることができます。この機能を利用するには、職場または学校のアカウントが必要であることを忘れないでください。予約枠の場合は、カレンダーのイベントのように時間をブロックするのではなく、利用可能な時間を提供します。

例えば、13時から16時まで仕事をしている場合、Googleカレンダーにアクセスした後、次のような手順を踏みます。

1. カレンダーが「日」または「週」表示になっていることを確認します。
2. ご利用になれる日時をクリックしてください。
3. ポップアップウィンドウで予約枠を選択する。
4. スロットに名前を付けるには、種類を選択して「作成」をクリックします。詳細が必要な場合は、「作成」ではなく「詳細の編集」をクリックしてください。

予約スロット機能を利用できない場合でも、メールタイムと同様に、忙しい時間をブロックすることで、空き時間を表示することができます。

会議時間の最適化

定期的に会議を調整する場合は、GoogleドキュメントとGoogleカレンダーを使用して、そのプロセスをスムーズに行うことができます。

会議の議題と議事録

無計画、無秩序、無構造の会議ほど、最悪なものはありません。そこで、カレンダーのリクエストに添付できる会議のアジェンダを作成することから始めましょう。googledocsには、アジェンダと議事録を1つの統合文書にまとめたさまざまなテンプレートがあります。

googledocsでGoogleアカウントにログイン後、上部の「テンプレートギャラリー」をクリック。「仕事」カテゴリーまでスクロールすると、3つの会議メモのテンプレートが表示されます。各オプションには、出席者、議題、メモ、アクションアイテムなど、同じ基本的な詳細が含まれています。ただ、見た目が違うだけなのです。

会議からの要請

アジェンダを作成した後、Googleカレンダーで会議依頼をまとめます。

Googleカレンダーで会議に適した日時を選択します。次に、「詳細の編集」ボタンをクリックします。ページが開くと、右側にゲストを追加する場所が表示されます。出席者のメールアドレスをポップアップで表示するだけです。

議題を添付するには、「説明」ボックスの下にある「添付ファイルを追加する」をクリックし、ファイルを選択します。

タスクとリマインダーの切替

googletasksはシンプルなToDoリストには良いツールですが、googlekeepを使うことで多くの利点を見出すことができます。さらに、googleタスクとgoogleリマインダーを素早く切り替えることができます。

google keepにタスクを追加する

googlekeepを使えば、メモを簡単にタスクやToDoリストにすることができます。そして、これらの便利な機能を使って、これらのタスクを管理します。リマインダーの設定、リストの作成、画像の添付、図面の追加、同僚とのコラボレーションが可能です。

また、リストの先頭に付箋を固定することができるので、優先度の高い項目に最適です。また、ラベルや色分けを統合して、簡単に整理することができます。簡単なプロジェクトやタスクを管理するためにgooglekeepを試したことがないのであれば、ぜひ試してみてください。

タスクとリマインダーの切り替え

Googleカレンダーでタスクとリマインダーを切り替えるには、メインのカレンダー画面を表示していることを確認します。左側の「マイカレンダー」で、「タスク」の隣にある矢印をクリックします。次に、リマインダーへの切り替えを選択します。googlekeepで設定したリマインダーは、すべてカレンダーに表示されます。

元に戻したいときは、同じ手順でタスクの最後に切り替えればよいのです。Googleのタスクは通常通り、画面右側にポップアップ表示されます。

一週間の計画を立てる

一週間の計画を立てるとき、Googleならどこからでも簡単に行えます。ソファでくつろいでいるときも、庭でぶらぶらするときも、モバイル端末を手に取り、必要なGoogleのツールを使うだけです。

Googleカレンダー、Google Keep、Googleドキュメント、GmailはすべてAndroidとiOSデバイスで利用可能です：あなたはコンピュータを開くことさえ必要ありません。

• Android版Googleカレンダー（無料）｜iOS版Googleカレンダー（無料）
• Android版Google Keep（無料）｜iOS版Google Keep（無料）
• Google Docs for Android（無料）｜Google Docs for iOS（無料）
• Android版Gmail(無料)｜iOS版Gmail(無料)

スケジュールを準備し、見直すことは、働く1週間の計画をしっかりと立てるだけでなく、月曜日の朝、会社に行く前に良いスタートを切ることができます。

Googleのどのような機能が時間管理に役立つのでしょうか？

多くのGoogle製品があるため、複数の製品を使用する可能性があります。これらの時間管理のコツと同様に、アプリを組み合わせることで、より生産性を高めることができます。

時間管理に役立つGoogle製品の機能はありますか？ あなたの提案を下のコメントで教えてください。