少し練習すれば、見栄えのよいExcelスプレッドシートを作成することは難しいことではありません。

完璧な印刷をするための最大のネックは、ステップバイステップでどうすればいいのかわからないことです。このガイドに従えば、すぐにファイルを手に入れることができます。

1 お客様のデータを収集する

多くのExcelプロジェクトと同様に、ここでもまずデータを準備する。

スプレッドシートの設定が済んでいれば、準備は完了です！そうでない場合は、データをExcelにインポートして、次のステップに進みます。

2 データをテーブルに変換する

次に、データを表に照合していきます。データ自体が表形式に収まらない場合はこのステップを省略することができますが、そうでない場合は印刷プロセスを簡略化する簡単な方法です。

データを表に変換するには、選択範囲をドラッグして該当するすべてのコンテンツを囲み、CTRL+Tを使用します。 必要に応じて、「表にタイトルがある」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。

表形式では、特定の列の情報によって行を並べ替えるなど、便利なことができます。しかし、このようにすべてのデータを1つの実体として扱えるので、印刷するときにとても便利です。

III.印刷領域を設定する

印刷したい内容をExcelに伝えます。データが表形式であれば、そのパラメータのどこかをクリックし、CTRL+SHIFT+8で選択することができます。

次に、「ページレイアウト」タブを開き、「ページ設定」セクションの「印刷領域」をクリックします。

ドロップダウンリストを使用して、「印刷領域の設定」を選択します。

4必要に応じてテキストを折り返す

現在、テーブルの各行は、各列の幅を調整することで、きれいに整形することができます。しかし、表計算ソフトに逆カンマの列を追加すると、そうはいかなくなる。

ご覧のように、最後のカラムの内容が通常の幅を超えてしまっています。これらのエントリーを一致させることは可能ですが、複数行のテキストとしてフォーマットする必要があります。特に読みやすいとは言えないかもしれませんので、目の疲れを和らげるために文字を折り返します。

次に、「共通」タブで「整列」の項目を探し、「テキストを改行する」をクリックします。

長いテキスト要素は、各行の間に適切なスペースがあるはずです。ここで、各列の幅と各行の高さについて必要な調整を行うのがよいでしょう。

5 余白を調整する

次に、ファイルをクリックし、「印刷」に移動します。ここで、印刷されたページに表示されるスプレッドシートのプレビューが表示されます。

このとき、横向きに印刷するか、縦向きに印刷するかを決めておくとよいでしょう。データが判断を教えてくれるはずです。もし、縦長では列が多すぎてはっきりしない場合は、横長を選んでください。一方、スプレッドシートが多数の行と少数の列で構成されている場合は、ポートレートが適している場合があります。

この決定ができたら、「マージン」ドロップダウンリストを使用して、スプレッドシートが表示されるページ領域を選択します。これはプリンターの性能によりますが、狭い余白のプリセットは、できるだけ多くのページ内容を確保するのに適しており、ほとんどのデバイスで問題が発生することはありません。

印刷時にスプレッドシートをできるだけ大きく、見やすくしたい場合は、Excelの拡大縮小ツールを使って対応します。ズーム」ドロップダウンリストをクリックし、「カスタムズームオプション」を選択します。

次の画面では、「resize to」オプションを使って、スプレッドシートをページの幅または高さに合わせることができます。

スプレッドシートを1ページに限定して表示したい場合に便利です。

また、「調整する」オプションを使って、コンテンツをパーセンテージで拡大縮小することで、より高度な制御を行うこともできます。

6 スプレッドシートを中央に配置し、ヘッダーまたはフッターを追加する

印刷画面を開いたまま、「余白」ドロップダウンリストをクリックし、「余白をカスタマイズ」を選択します。次に、ページの中央にある水平マークと垂直マークのボックスにチェックを入れ、スプレッドシートを中央に配置します。

これはオプションですが、通常、ページ上のスプレッドシートをカバーする余白を整理するのに最適な方法です。

必要であれば、ヘッダーやフッターを追加してください。ページ設定ウィンドウの「ヘッダー/フッター」タブを開き、必要なだけ複雑なヘッダーまたはフッターを作成します。また、このステップを完全に省略することもできます。

7 最終調整を行い、印刷する

これで準備は整った。印刷画面に戻り、プレビューを表示する。もし何か問題があれば、個々の行または列のサイズを適切に変更して問題を解決してください。すべてお好みの状態になったら、いよいよプリント開始です。

既製服のプリント

Excelのスプレッドシートの印刷は、時間をかけて設定しない限り、混乱することがあります。このガイドは、すべての一般的な落とし穴を回避するのに役立つことを願っています。

スプレッドシートを印刷したときの見栄えに苦労していませんか？あるいは、他のユーザーと共有したいヒントがあるのでしょうか？いずれにせよ、参加したい、会話を始めたいという方は、以下のコメント欄からどうぞ。

原文は2009年8月7日に書かれたものです。