マイクロソフトワードのユーザーであれば、その優れた機能の数々を知り、使っていることでしょう。しかし、このダイナミックなアプリケーションには多くのツールやオプションがあり、十分に活用されていないことが多いのです。ここでは、7つの共通機能とその使い方、そしてその効果をご紹介します。

1 ビュークイックフォーム

データのテーブルを一から作成するとなると、かなりの時間がかかります。幸いなことに、Wordにはクイックテーブルと呼ばれるオプションが用意されています。これらの便利なツールは、あなたの文書に飛び込んで、すでにスタイルでフォーマットされ、さらに編集やカスタマイズが可能です。

を選択し、「フォーム」ボタンの下にある矢印をクリックします。クイックテーブルの下に移動すると、スライドアウトメニューにいくつかの便利なオプションが表示されます。カレンダーテーブル、マトリックス、テーブルリスト、データテーブルの4種類から選択可能です。

使いたいクイックテーブルを選択したら、必要なデータを入力するだけです。しかし、これらのテーブルは、Wordに追加された他のテーブルと同じように、カスタマイズすることができます。

変更したい箇所を選択し、変更を適用することで、色や文字サイズ、数字のスタイルなどを変更することができます。また、1つの位置における行や列の数を調整したり、配置やサイズを変更したり、セルのプロパティを変更することも可能です。これを行うには、テーブルを選択して右クリックし、「関連付け」メニューから「テーブルのプロパティ」を選択します。

2 テーマとスタイルで飾る

文書の全体的な外観を変更するために、Wordにはテーマとスタイルがあります。テーマは「デザイン」タブ、スタイルは「ホーム」タブにあります。この2つの書式設定ツールが連動して、統一感のある美しい仕上がりを実現します。

テーマには、文書に適用される色、フォントスタイル、エフェクトが含まれます。デザイン」タブで、「テーマ」ボタンの下にある矢印を選択すると、オプションが表示されます。小さなプレビューを見ながら選べるので、簡単に選ぶことができます。もし、それらを少し、あるいは完全に微調整したい場合は、同じタブの右側にあるカラーとフォントのボタンを使って、これらのオプションを設定することができます。

スタイルは、単独で使用しても、見出し、小見出し、段落を統一することができます。しかし、テーマと組み合わせて、選択した外観を適用することもあります。例えば、テーマ（例：回路）を選択したら、スタイルを適用するために、文書内の要素にタグを付ける必要があります。タイトルを選択し、スタイルからタイトルスタイルをクリックします。次に、タイトルを選択し、同じように操作します。スタイルが適用されると、選択したテーマがすぐに表示されます。

文書要素をタイトル、見出し、テキストとしてマークすると、お好みでさまざまなテーマを確認することができます。デザイン]タブに戻り、[テーマ]オプションを開きます。各オプションにマウスを移動させると、ドキュメントが変更されるのがわかります。これなら、好きなときに別のテーマを選ぶことも簡単です。

III.フォントを楽しむ

Wordには、テキストを際立たせる優れたフォントがいくつか用意されています。さらに、自分だけのスタイルを実現するためのカスタマイズオプションも用意されています。

フォントの選択は、ホームタブから簡単にアクセスできます。ハイライトやイタリックなどのクイックスタイルを適用したり、フォントの種類やサイズを変更することも可能です。しかし、フォントを使えば、もっといろいろなことができるようになります。影をつけたり、反射させたり、文字を光らせたりして、素敵な仕上がりにすることができます。

フォントメニューの「テキストエフェクト」と「タイポグラフィ」の矢印を選択すると、オプションが表示されます。スライドアウトメニューから、シャドーオプティ***、リフレクションオプティ***、グローオプティ***をクリックして、お好みのオプションを選択したり、さらに外観をカスタマイズしたりすることが可能です。*またはGlow Opti***でお好みのオプションを選択し、さらにカスタマイズすることができます。サイドバーが表示され、これらのフォントスタイルやソフトエッジ、3D効果などを調整することができます。

また、エフェクトを選択しなくても、その見え方を確認することができることも覚えておいてください。文書内のテキストを選択するだけで、さまざまなオプションにマウスを移動させたときにどのように表示されるかを確認することができます。このチェックは、いつもと違う印象でちょうどいい。ハイフネーション、数字スタイル、スタイルセットも同じメニューから使用・調整できます。

4 カタログを利用する

長い文書では、Wordの最適なリファレンスの1つが目次です。多くのテンプレートが用意されているので、ドキュメントを見栄えよく仕上げることができます。しかし、単純な表が必要なだけなら、Wordにはすでにビルトインのオプションが用意されています。目次のポイントは、文書要素を主題と同じようにマークアップすることです。

参考文献」タブをクリックし、「カタログ」ボタンの下にある矢印をクリックします。このとき、目次のオプションが表示されますが、これには手動と自動の両方が含まれています。自動表組は、要素が正しくラベル付けされていれば、文書作成を容易にすることができます。難しい、手間がかかると思われるかもしれませんが、そんなことはありません。

文書にテーマが適用されている場合、要素は正しいスタイルでマークアップされています。そのため、一度自動目次を追加すれば、すぐに目次を作成し、書式を整えてくれます。

文書にまだテーマを適用していない場合は、要素にスタイルで印をつけるだけでよいでしょう。タイトル、見出し、小見出しを選択し、「開始」タブでスタイルを適用するだけです。

目次に戻ったら、それを選択して「表を更新」をクリックします。ページ番号だけを更新することもできるので、要素を移動させるときにとても便利です。また、テーブル全体の更新を選択することもできます。そうすると、タイトルと見出しが該当するページ番号とともに表中にポップアップ表示されます。

5 フォーマットをブラッシュアップする

文書の一部を他の部分と同じように素早く書式設定するには、「スタート」タブの「書式ブラシ」を使用します。使い続けたいフォーマットを選択し、「ブラシをフォーマットする」をクリックするだけで、必要な部分に適用することができます。

複数の部分に書式を適用する必要がある場合は、「書式ペインター」ボタンをダブルクリックして、続けて適用してください。終了したら、もう一度「書式ペインター」ボタンをクリックして、機能を停止してください。

6 「検索と置換」で自分を救う

複数箇所を間違えてしまった場合や、文書内の単語やフレーズを変更したい場合、Wordの「検索と置換」ツールはとても便利です。ホーム」タブから、「検索」ボタンの隣にある矢印を選択し、「詳細検索」を選択します。

ウィンドウが開いたら、「置き換え」タブをクリックします。次に、ドキュメントの中から見つけたいものと、置き換えたいものを入力します。例えば、文書中にクライアントの名前のスペルが間違っていることに気付いたとします。誤字・脱字のある単語と正しい単語を下記に入力してください。その後、「すべて置き換え」ボタンをクリックすると、すべてのエラーが自動的に修正されます。

7 ビブリオグラフィーの時間

高校生や大学生であれば、宿題や論文に振り回されていることでしょう。また、論文を書くことに時間を費やすことが、最終的な参考文献の作成ではなく、主な焦点であるべきだということも分かっています。そのため、Wordの便利な書誌機能がとても役に立っています。

まず、「引用」タブを選択し、「書誌」ボタンの横にある矢印をクリックします。そして、ドロップダウンメニューから、このテーブルのタイトルを選択することができます。APA、MLA、その他のスタイルで論文をフォーマットする必要がある場合は、便利なドロップダウンボックスから選択することも可能です。

テーブルスタイルを選択したら、すべてのソースコードを簡単に追加することができます。書誌メニューから「ソースの管理」を選択し、「新規作成」をクリックします。書籍や雑誌記事など、ソースの種類を選択し、その下のセクションに詳細を入力してください。

出典を一つずつ追加していくと、表に入力されるだけでなく、必要なときにメニューの「**引用」ボタンをクリックすることで、直接**文書に引用を追加することも可能です。選択すると、ソースのリストが表示されるので、必要なソースをクリックして追加するだけです。

他にどのような語彙の特徴が活用されていないのでしょうか？

Microsoft Wordの他の機能で、あまり使っていないけれども、使うべき機能をご存知でしょうか？もしかしたら、同僚を助けるために、あるいは友人に便利な機能の使い方を紹介するために、いつも何らかのツールを使っているかもしれません。

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