このガイドは無料でPDFをダウンロードすることができます。このファイルを今すぐダウンロードするご自由にコピーして、お友達やご家族とシェアしてください。

12億人が1つのアプリケーションを使うなんて、すごいことです。しかも、107カ国語を "話せる "のです。

しかし、今、あなたと私は英語で話しており、Microsoft Officeソフトウェアライブラリの中で最も人気のあるツールであるMicrosoft Word 2016について説明します。

あらゆる種類の文書を作成するためのドキュメントエディターです。簡単な応募から、必要な履歴書まで。簡単なチェックリストから、オフィスでのメモまで。しかし、いざ本格的に専門的なレポートを書こうとすると、重要な事実が判明しました。

プロフェッショナルなレポート作成には、別のスキルが必要です。

では、自問自答してみてください。1枚の文書から長大な報告書へとジャンプできるでしょうか？この膨大な文書プロジェクトを管理するために、Microsoft Wordの機能をすべて知っていますか？他のチームメンバーとのコラボレーションができるか？

学生、中小企業の経営者、あるいは会社員...あなたは、何らかの専門的なフォーマットでレポートや文書を作成する必要があります。このMakeUseOfガイドは、あなたのスキルをアップデートし、デザインへのアプローチをシャープにするのに役立ちます。

このガイドでは

レポートの書き方 - はじめに|レポートチェックリスト

Microsoft Wordの便利なツール - 特殊な「研究者」を貼り付けて、文書の一部を凍結する。

レイアウトとデザイン - はじめに｜表紙｜目次｜ヘッダーとフッター｜ページ番号｜フォントスタイル｜段落スタイル｜ページブレーク｜スタイルとテーマ｜見出し｜クイックセクション｜ページボーダー

参考文献と共同研究 - 索引|書誌|相互参照|注釈

レポートの完成 - 署名|透かし|読み取り専用|PDFへの印刷

次のステップ - 結論

報告書の作成

レポートを書くには、調査し、分析した結果を公表することが必要です。プロの世界では、出版された記事の「見栄え」が最も重要視されます。いい結果を出せば、あなたの評判も上がり、パーソナルブランドも高まります。

以下の手順で、Microsoft Word 2016のエキスパート機能を理解することができます。企画に時間をかける。まずはこのガイドラインから...。

ステップ1：目的を明確にする

レポートを書き始める前に、まず、なぜレポートを書くのかを知らなければなりません。レポートにはさまざまな種類がありますが、情報を提供することを目的としたものと、説得することを目的としたものがあります。技術的なプロセスを説明したり、背景情報を共有したり、プロジェクトの進捗状況を示したりするために使用されることがあります。

自問自答 - 何を、なぜ。そうすることで、余計なことをダラダラ書くのではなく、目的を一点に絞り、それを貫くことができるのです。

ステップ2: 視聴者を特定する

第二の重要な考慮点は、オーディエンスを評価することです。あなたの言っていることが相手に伝わるかどうか？このレポートを読む読者には、さまざまなレベルがあるのでしょうか？読み手の知識によって、盛り込むべき情報は大きく変わります。

第一の読者を特定し、適切な技術レベルで報告書を作成する。第二の読者は、報告書の末尾に追加情報を提供することができる。

ステップ3：被写体を知る

知っておかなければならないことがある。そのため、トピックを調査し、自分の主張を証明するために関連するすべての情報を含める必要があります。結論が個人的な意見ではなく、事実に基づいていることを確認する。この情報は、正しく、最新で、十分に参照されている必要があります。

また、雑誌、新聞記事、書籍、ウェブサイト、パンフレット、一次資料、年次報告書、プレゼンテーションなど、さまざまな資料を利用して、自分の考えをサポートすることができます。ただ、ウィキペディアにこだわるのはやめましょう。

ステップ4：概要報告

よく調べましたね。印刷されるのを待っている情報は山ほどある。でも、ちょっと待って!水に入る前に溺れないように。レポートの最終的なアウトラインを準備する。これは、スタートからゴールまでナビゲートするための道しるべとなるものだ。アウトラインは設計図である。土地を俯瞰して見ることができ、また、細部を記入する必要がある箇所も表示されます。

アイデアレポートの構成は、以下のような要素が考えられます。

• タイトルページ
• エグゼクティブサマリー
• カタログ
• プレゼンテーション
• 報告書本文
• 結論
• 推薦の言葉
• 付録
• 書誌情報

マイクロソフトワードの文書アウトラインは、調べ物を詰め始める前に文書を整理するための強力な機能です。ブレーンストーミングやマインドマップのテンプレートを活用する。

ステップ5：執筆・編集・校正・完成

レポートを作成したら、次は見出しを埋めるコンテンツです。個人的には、各セクションを少しずつ扱って、多くの情報で整理していくのがベストだと思います。必要であればやってもいいし、レポートの構成に入りながら各セクションを完成させてもいい。まずはスペルや文法よりも、自分の考えを表現すること、裏付けとなる根拠を用いることに重点を置くようにしましょう。あなたの主張の概要と、要点を表す文章をいくつか書いてください。引用に値するものがあれば、それを引用する。

ほとんどの文章が書き上がったら、今度はそれを読み返して、流れが良いかどうかを確認します。This information shows ......」「In other words ......」など、読者の理解を誘導するトランジションワードを必ず使用すること。"、"similar to ...... "など、関連する重要なポイントを強調します。

最後に、校正に時間をかけ、文法やスペルをチェックし、関連するすべての情報とその論理的な流れを再確認してください。チェックと校正のために、少なくとも1日空けておくとよいでしょう。書き終えたと思ったらそのまま編集するのは、書いたものを見落としてしまう可能性があるのでやめましょう。少し寝て、次の日に校正をする。

レポート一覧

頑張ったレポートの提出や手渡しに行く前に、次のことを確認してください。

• タイトルページには、タイトル、氏名、日付、レポートの主題、考えられるレポート内容の説明を記入してください。
• 目次のページには、適切な見出しとページ番号が付けられているのが正しい。
• 序文では、重要なポイント、報告書の範囲、何を達成しようとしているのかを確実に説明すること。
• 表の上と画像/グラフィックの下にキャプションを追加していますね。
• 報告書の内容は、明確で、論理的で、事実に基づき、要点を押さえているか？
• 結論は、結果を述べ、要点を再掲し、**情報を含んでいないか？
• 見出しや小見出しが明確に示されているか？
• 引用は適切か、最新か、正しく引用されているか。
• 改ページを適切な場所で行っていますか？

それでは、マイクロソフトワードを起動し、報告書の草稿をまとめ、プロフェッショナルな文書として発表するための機能を紹介しましょう。

レポート作成に便利なマイクロソフトワードの機能

これらをヒントにして、ひとつひとつマスターしていきましょう。

Microsoft Wordは、たくさんのナットとボルトを持つ大きな榴弾砲です。ここでは、プロフェッショナルなレポートを計画、作成、発表するために必要な主要スキルとツールに焦点を当てましょう。これから紹介するMicrosoft Wordの機能も、生産性を高めて仕事を楽にするためのショートカットです。

ヒント：Microsoft Word 2016のTell Me Assistantを使って、Officeスイートの新機能の詳細を確認することができます。

まずは予備的な3つのツールを使ってみましょう。

専用ペーストを使用する

Wordにテキストや画像をコピーする場合、多くの人はCTRL+Vのショートカットで十分だと思います。しかし、コピーしたデータを別のフォーマット、例えばExcelのデータを画像として貼り付けたいこともあります。他のプログラムからWordに画像、プレゼンテーションデータ、表、オブジェクトを貼り付ける際に、「特殊な貼り付け」コマンドを使って書式を落としたり、指定したりすることができます。

専門的な文書の中で、Excelの表やグラフを多用することになります。

必要なものだけをコピーして「貼り付け」をクリックすると、データを表として取り込むことができることがわかります**。ただし、貼り付けるセルが大きく、編集したくない場合は、画像として貼り付けて、追加の編集オプションを使用することができます。

Microsoft Excelの場合：コピーするセルを選択してハイライトし、CTRL+Cキーを押します。

Microsoft Wordの場合：「ホーム」> 「貼り付け」> 「特殊な貼り付け」を選択します。特殊な貼り付け」を選択し、ダイアログボックスからMicrosoft Office Excelのワークシートオブジェクトを選択します。

画像データなのでサイズ変更も可能ですし、ダブルクリックすれば数値の編集も可能です。表やグラフを変更して、デザインを変更することができます。また、Excelでグラフや表のデータを更新すると、Wordで自動的にグラフを更新することができます。

のコンテキストメニューで右クリックして、貼り付けの特殊メニューを出してみるのもいいでしょう。

ExcelからWordにデータをインポートするためのオプションは他にもあります。これらは、Microsoft Officeのサポートページで詳しく説明されています。

研究者の活用

そう、GoogleやWikipediaがありますね。しかし、常にWordからブラウザに切り替えることは生産性に影響します。office 2016では、このような重い作業を行うための強力な調査統合を導入しています。研究者は、Microsoft Wordからコンテンツを探すだけでなく、引用をすばやく追加することもできます。Bing Knowledge Graphを使用して、ドキュメントをサポートする適切なコンテンツを検索します。

リボン>参照タブでcを選択すると、右側に検索オプションのペインが表示されます。

検索したいトピックのキーワードを入力し、Enterキーを押します。

結果ペインには、ドキュメントで使用できるソースのリストが表示されます。詳細を調べるトピックを選択します。

右上のプラス記号をクリックすると、Microsoft Word文書にトピックが追加されます。また、任意の結果のプラス記号をクリックすることで、研究文書に出典を引用することができます。出典を引用することで、オンライン資料や書籍による研究の裏付けとすることができます。

後述するように、注釈付き書誌はこの文書の中で最も困難な部分の一つであった。研究者は巧妙なアシスタントとして研究に介入していた。

ワード文書の一部をフリーズさせる

専門的なレポートが長く複雑な仕事になることは、当然と考えましょう。Wordのウィンドウを2つのペインに分割し、文書の異なる2つの部分を同時に表示することが可能です。ある場所から別の場所へコピー＆ペーストしたり、別の場所で作業しながらドキュメントの一部を参照したりする際に、貴重な時間の節約になります。

リボン「分割」の「表示」タブに移動します。

分割を削除するには、同じタブの「分割の削除」をクリックします。

Windowsのグループには、2つ以上の文書を扱う方法を変更するためのオプションがいくつかあります。これらの機能は自明です。

2つの文書を同時にスクロールさせるには、「表示」タブの「ウィンドウ」グループにある「スクロールの同期」をクリックします。また、「左右に並べて表示」をクリックすると、ドキュメントの2つの部分を隣り合わせに配置することができます。

ヒント：スプリットビューを使用すると、印刷とアウトラインなど、2つの異なるレイアウトを表示することができます。スプリットを設定します。次に、変更したいペインをクリックし、[表示]タブで別のレイアウトを選択します。

レイアウトデザイン作業

報告書の見せ方は、そもそも読んでもらうための方法ですから、報告書をうまく見せることが肝心なのです。4つのレポートから選ぶとしたら、何を選びますか？

1. 手書きのレポートです。
2. 白黒で印刷されたドキュメント。
3. A4普通紙にカラーで印刷された報告書です。
4. タイトルページが魅力的なカラー印刷のレポート、きちんとした製本でスバラシイ？

そのビジュアルの良さだけに引っ張られるように、第4報を手に取ることになるのです。

カバーだけが理由ではありません。デザイン性の高い報告書は読みやすくなります。読む時間がないときにスキャンするのも簡単です。そのため、ヘッダーやフッター、さまざまなスタイルやテーマについて時間をかける必要があります。つまり、報告書の各要素のフォーマットです。

フォーマットは難しい作業のように思われるかもしれませんが、クリエイティブのあらゆる筋肉を鍛えることができる楽しいエクササイズなのです。重要なのは、今後、Microsoft Officeの何にでも応用できるスキルを身につけることでしょう。ここで学んだ生産性向上のヒントで、あなたは時間を節約することができます。

Microsoft Word 2016は、豊富な機能を備えています。これらは、レポートのデザインを際立たせ、プロフェッショナルにするための方法のほんの一部です。では、レイアウトとデザインのコツを分解してみましょう。

これらの機能を順を追って説明します。

• カバーから始める
• **カタログ
• ヘッダーとフッターを作成する
• ページ番号の追加

（フォーマット化されたコンテンツ）

• 適切なフォントを選択する
• 段落スタイルの設定
• ページ区切りの制御
• スタイルとテーマの使用
• サブタイトル
• クイックパーツの使用
• ページボーダーで装飾する

1 カバーから始める

1ページ目は、読者との最初の接点です。また、相手に良い印象を与えるチャンスでもあります。芸術的なスキルがないことを言い訳にせず、Wordに内蔵されたタイトルページのライブラリで作品を引き継ぎましょう。レポートのテーマに沿って1つずつ並べればいいのです。

Microsoft Word 2016は、16種類の書式設定済みテンプレートと3種類以上のOffice.comを提供しています。

"**"> "Page Groups"> "Covers "へ移動します。

デフォルトでは、表紙はドキュメントの最初に表示されます。

16種類の「公式」テンプレートしかないため、他の同業者がみんな同じカバーページを持っていることに気づくかもしれません。そこで、カスタマイズして、ちょっと個性的にしてみるのはいかがでしょう。

Microsoft Wordでタイトルページ（または表紙）をデザインし、書庫のオリジナルページとすることができます。テンプレートとして保存したり、その場で簡単にデザインを変更することができます。

2** カタログ

一時的に読者が閲覧する。良い読者は、まずざっと読み、それから深く読みます。目次には、その両方に役立つ道しるべを掲載しています。これが長くて複雑な書類になると、気になる土地に行く前に間取りを確認したくなりませんか？

文書が10ページ以上ある場合は、目次（TOC）の使用を検討してください。TOCを作成する前に、まず文書内のページを再配置する必要がないことを確認する必要があります。

microsoft wordでは、目次をすべて手書きで書く必要はありません。参考文献のタブには、目次の自動化ツールがあり、アウトラインをデザインすることができます。さらに、何かを変えたいときにも、簡単に最新の状態にすることができます。

また、テンプレートをダウンロードして、周りのコンテンツの性質に合わせることもできます。例えば、論文の目次と企業の年次報告書の目次は違って見えます。

Wordで目次ページを作成する方法について、完全なチュートリアルを用意しています。

そのポイントは

アウトラインを作成し、見出しスタイルを使って階層を整理します。見出しスタイルに自動目次ツールを適用すると、word 2016がこれらの見出しを検索し、文書に目次**を追加します。文書に変更があった場合、TOCを自動的に更新することができます。

より実践的な作業には、手動目次スタイルも使えます。 word** のプレースホルダーテキストは、リスト内の各項目を ** して、そのフォーマットを設定する必要があります。

iii. ヘッダーとフッターの作成

ヘッダーとフッターは、各ページにレポートに関する情報を提供することが主な目的であるため、レポートにおいて重要です。ページ番号を表示するための共通の表示部です。文書のタイトルには、レポートのタイトルと、場合によっては作成者の氏名を記載します。現在のセクションのタイトルを表示すると便利です。

一方、フッターには、ページ番号や発行日など、管理上必要な情報を記載する必要があります。スタイルガイドによっては、ヘッダーとフッターについて特定のガイダンスがあることに注意してください。

まずはドキュメントのタイトルから、ユニークな印象を与えてみましょう。

を選択し、グループからヘッダーまたはフッターを選択します。ビルトインギャラリーでは、いくつかのオプションから選択することができます。

ヘッダーとフッターのスペースは、ドキュメント内のプレースホルダーテキストまたは表**で使用されます。ヘッダーとフッターのツールは、日付、時間、画像など他の書式設定作業のためにリボン上に開きます。

テキストを入力し、「ヘッダーとフッターを閉じる」を選択します。

ヘッダーとフッターを空白にしてスタートすることができます。デザイン力のある方は、ヘッダーやフッターのツールを使ってデザインしてみてはいかがでしょうか。組織用のカスタムレターヘッドを作成するには、ヘッダーとフッターのスペースをコントロールします。上部に会社や組織のロゴ、下部にきちんとした書式の脚注などのブランディング要素を使用することができます。

ギャラリーから顔を選んでみました。

最終的には、シンプルなテキストエフェクトとMicrosoft Officeのアイコンライブラリから選んだアイコンを組み合わせ、2分で完成させました。

ヘッダとフッタができましたが、自分が文書のどこにいるのか、どうやって知ることができるでしょうか。

4 ページ番号の追加

フッターのページ番号は、（上の画像と違って）違うヘッダーが一番よく見えます。リボン上の「**ページ番号」ボタンから、基本的なページ番号を付加することができます。また、ヘッダーやフッターを追加する際に表示される「デザイン」タブからも追加することができます。

ページ番号の管理は非常に重要です。豊富な数値フォーマットから選択し、ニーズに合わせてカスタマイズできます。この例では、フッターに数字を入れましたが、ページの上部や、ページの余白に配置することも可能です。この例では、左下にページ番号を配置しています。しかし、デフォルトの外観や書式を変更したいのです。

例えば、長い文書に「XXXのXページ」と使用すると、より良い指標になります。

ページ番号を選択する。クイックパーツ "に移動します。ドロップダウンメニューから、「Fields」を選択します。フィールド]ダイアログボックスは、[ヘッダーとフッターのデザイン]タブからアクセスすることもできます。

フィールド名の長いリストからNumPagesを選択し、右側のボックスから、特定のフォーマットを選択することができます。私は通常の1、2、3を選択しました。 OKをクリックすると、ページ数が表示されます。あとは、「XXXのXページ」といったテキストを追加し、通常のテキスト書式ツール（「ホーム」タブから利用可能）を使って、数字の見た目を変更するだけです。

現在はこのようになっています。

文書内の任意のページ番号の外観をデザインすると、残りのすべてのページ番号がWordによって自動的に更新されます。フッターの要素として最も一般的なのはページ番号ですが、ヘッダーなど他の情報を含めることもできます。グループ内のオプションから、ヘッダーやフッターに日時や文書情報、画像などを追加できます。

次に、コンテンツの書式設定に取り掛かります。

専門的なレポートをビジュアルに描くことは、コンテンツの「華麗化」と相通じるものがあります。書式設定も、流れの良い文書には欠かせないステップです。そのため、適切なフォント、段落スペース、色を選ぶことに集中する必要があります。

ご安心ください。Microsoft Wordには、デフォルトでテーマとビジュアルスタイルが用意されているので、芸術的な才能がない人でもこのセクションを簡単に見つけることができます。まず、文書の最も基本的な要素から説明します。

5 正しいフォントを選ぶ

プロフェッショナルなWordのレポートでは、フォントの選択によって文字の目立たせ方が決まるだけでなく、印刷の仕方も変わります。どちらも最大限の効果を発揮させたいものです。

文書全体または文書の特定の部分にフォント（＝フォントの視覚的外観）を適用することができます。すべてのフォントオプションは、「ホーム」タブで選択できます。ホームへ戻る> フォントを見る

Microsoft Word 2016のデフォルトフォントはCalibriですが、他にも多くのオプションがあります。New Roman Eraを選ぶと手抜きと思われかねないし、Winding Groupを選ぶと...説明するまでもないでしょう。ですから、読みやすく、レポートに適したフォントを選ぶようにしましょう。安全策としては、Googleの専門的なフォントを選ぶことです。

ヒント：使い古されたネオ・ローマン時代のバスカヴィルやジョージアンは良い選択です。

FontJoyやTypeWolfなどのウェブサイトでは、フォントの組み合わせを試すことができます。また、カスタムフォントをダウンロードして使用することも可能です。ただし、1つの文書に3種類以上のフォントを使用しないことが鉄則です。

テキストにドロップを効かせると、より効果的です。

6 段落スタイルを設定する

行をダブルスペースにしたり、シングルスペースにしたりするには、段落の書式を変更する必要があります。間隔を変えることで、文書を読みやすくしたり、長い文書で手間をかけたという印象を与えたりすることができます。

文書全体の段落を変更するには、各テキストブロックを選択するのが最適です。そうしないと、レポート内で見出しが使用されている場合、それらも変更されてしまいます。また、段落の書式設定に使用する特定のスタイルをカスタマイズすることも、より良い方法です。

そのためには、「ホーム」> 「スタイル」に移動します。変更したいスタイルの上で右クリックし、「変更」を選択します。ダイアログボックスの下部にある「書式」> 「段落」をクリックします。ここで、段落の間隔、インデント、整列を変更します。OK］をクリックして、ダイアログボックスを閉じます。

文書の小さな部分を変更する場合は、変更する内容を選択します。ハイライトされたテキストを右クリックし、「段落」を選択します。上記と同じダイアログボックスが表示されます。

7 ページブレークを制御する

改ページとは、その名の通り、連続したテキストブロックを2ページに分割することです。改ページは、長い文書では重要な構造要素です。Wordは自動的にページの終わりに改ページを配置します**。しかし、長い文書では、改ページを必要な場所に配置することができます。

手動で改ページするには、「**」> 「改ページ」をクリックします（キーボードショートカット：CTRL+Enter）。

段落」グループの「表示/非表示」コマンドをクリックすると、以下のように改ページが表示されます。

しかし、改ページのために行を区切るのではなく、1ページや1列にまとめておきたい場合はどうすればいいのでしょうか。レイアウトは自分でコントロールすることができます。段落グループの右下にある小さな矢印をクリックします。

パラグラフ］ボックスで［改行］と［ページブレーク］をクリックし、次の4つのページブレークから選択します。

• widow/orphanコントロールは、ページの上部または下部に少なくとも2行の段落を配置します。
• 段落間の区切りを防ぐため、次の段落に揃える。
• 行をそろえることで、段落の途中で改ページされることを防ぐことができます。
• 改ページ 特定の段落の前に改ページを追加します。

また、必要に応じて改ページを削除する方法も紹介します。

8 スタイルとテーマの使用

スタイルとテーマは、Microsoft Wordの機能の中でもあまり使われていないものでしょう。でも、あらゆる機会を使って、多くの時間を節約するべきだと思います。

しかし、テーマとスタイルの違いは何でしょうか。マイクロソフトはこう言います。

テーマは、全体の色やフォントを簡単に変更することができます。テキストの書式を素早く変更したい場合、Word スタイルは最も効果的なツールです。

そこで、テーマは色や効果、フォントなどを通じて全体的な外観をコントロールするため、まずは文書に適したテーマを作成することから始めましょう。次に、スタイルを使用して、文書の外観を変更する特定の部分を叩きます。

テーマの場合：「デザイン」タブを開き、ギャラリーからテーマを選択します。色の組み合わせのプレビューを見ることができます。

スタイルの場合：変更したいテキストの部分を選択します。共通」タブの「スタイル」グループに移動します。その姿を見ることができます。内容に応じてスタイルを選択します。例えば、文書内の見出しに見出しスタイルを選択します。あるいは、あらゆるリファレンスに対応する特定のスタイル。また、既存のスタイルを修正したり、ゼロから新しいスタイルを作成することも可能です。

9の字幕

すべての写真、図、イラストには、それを明確に説明するキャプションが必要です。テキストの行で、通常はグラフィックの下に配置されます。キャプションは、別の場所で参照する必要がある場合にも重要な参考資料となります。多くの文書では、この小さなディテールが省略されています。

キャプションの追加方法は簡単です。キャプションを追加したいイラストを右クリックし、「キャプションの追加」を選択します。

ダイアログボックスで、キャプションのテキストを追加し、残りのオプションを設定します。キャプションは、Wordで自動的に参照することができます。

10 クイックパーツの使用

専門的な文書は、繰り返しになることがあります。だからこそ、いつも繰り返し使われるサンプル文書の内容には、まずクイックパーツを使うべきでしょう。例えば、各文書に契約条項が含まれているとする。あるいは、入門的な情報。何度もコピー＆ペーストするのではなく、クイックパーツとして保存し、何度でも使えるようにしましょう。

クイックパーツもビルドブロックの一種であり、ビルドベースブロックマネージャーですべての再利用可能なコンテンツブロックのライブラリを確認することができます。

2ステップでお手持ちのクイックパーツを保存して再利用。

1. ライブラリに保存するフレーズやセンテンスなどの部分を選択します。
2. テキストグループ」> 「クイックパーツ」> 「クイックパーツライブラリ」に選択項目を保存します。名前を変更し、説明文を追加します（必要な場合）。OK」をクリックします。

同様に、保存したコンテンツの断片を再利用することも可能です。

クイックパーツライブラリで選択範囲を**したい位置にカーソルを置きます。"**" > "Text Groups" > "Quick Parts "に移動します。次に、再利用したい文章やフレーズなど、保存した選択範囲をクリックします。

クイックパーツ」メニューには、他にも3つのカテゴリーがあることに気づきます。

自動グラフィックスセット：Word 2016では、旧来の「自動グラフィックスセット」機能を踏襲しています。よく使うQuickセクションのテキストブロックと同じような働きをします。例：各文書内のメモに使用する。

文書属性：各文書に含めることができる一定の属性のセットで、例えば、会社名や著者のようなもの。

フィールド：日付、時間、ページ番号など、自動的に更新される定義済みの要素です。

ドキュメントのプロパティの項目には、時として、すべての人に知られたくない情報が含まれていることがあることを忘れないでください。したがって、これらのフィールドをよく観察し、必要に応じて隠された個人情報を削除してください。

11 ページボーダーを装飾したもの

ページボーダーが映えるのは、チラシや招待状だけではありません。うまくすれば、ドキュメントにいくつかのクラスを追加することができます。リボン上の「デザイン」メニューでは、線のスタイルや幅、アーティスティックなボーダーなど、さまざまなバリエーションが用意されています。

デザイン」> 「ページの枠線」に進みます。

Borders and underlines' ボックスで、'Page borders' タブを使用してボーダーをデザインします。

設定は自明である。適切な色で陰影や立体感をつけると、さりげなくもエレガントなボーダーが完成します。クリップアートの縁取りを使ったアーティスティックなスタイルは、プロフェッショナルな文書には派手すぎるかもしれません。

プレビューウィンドウの四隅のボタンを使って、ボーダーを描きたい面を選択します。これらのボタンをクリックすると、必要に応じてボーダーを削除したり追加したりすることができます。

ドキュメントの最初のページにだけ枠線を付けたい場合は、最初のページにカーソルを置きます。また、セクション内の特定のページの周囲にボーダーを追加することも可能です。セクションにカーソルを置く - セクションの最初のページまたは次のページを表示します。

参考・協力

テキストレポートは、管理しきれないほど面倒な作業に思えるかもしれません。まるで、100万本の干し草の山をきれいに仕分けするようなものです。この目的は、探しているピンがどのスタックにあるのかを正確に知ることです。これらの機能は、より簡単にするためにあります。

1 インデックスの作成

大きな文書（大量の情報を含む報告書など）を書く場合、目次ページだけでは不十分な場合があります。索引は文書の末尾に表示し、ページ番号は報告書のキーワードや情報に対応するようにします。ページ番号だけで、正しい情報を参照できるように索引を作成する。

文書が20ページ以上ある場合は、索引を作成します。microsoft word 2016は、この作業を無理なく行います。基本的には2部構成です。

• インデックスに掲載する単語や情報を選択します。
• インデックスをドキュメントの正しい位置に配置します。

完成した文書をスクロールして、索引に入れる単語やフレーズをマークしたり、続けてマークしたりすることができます。いずれにせよ、インデックス項目として使用するテキストを選択するか、項目を**したい場所をクリックします。

1 「Quote」 > 「Mark Entry」をクリックします。

2 "Mark Index Entry "ダイアログボックスでテキストを編集する。また、サブエントリーを追加することで、インデックスで使用される主な単語をさらに定義することができます。メインエントリーの下にインデントされた複数のレベルを追加することができます。

3つです。オプション」では、別のメインエントリへの相互参照を作成することもできます。読者は、同じ文書内の他の関連情報を参照するためにこれを使用することができます。

4 ページ番号の書式を使用して、索引のページ番号の外観を決定します。

このテキストを文書内の任意の場所にマークするには、［すべてマーク］をクリックします。

6 インデックスに収録するすべての単語やフレーズについて、この作業を繰り返す。

インデックスを作成したら、ドキュメントの末尾の適切な場所に **配置します。

1 **インデックスを作成するページをクリックします。

2 「Quote」 > 「**Index」をクリックします。

インデックス］ダイアログボックスが表示され、テキスト入力の形式、ページ番号、タブ、リード文字などを選択することができます。

4 リストのさまざまなフォーマットから外観を選択し、右側のプレビューウィンドウを確認します。プレビュー画面は、実際のインデックスを表示するものではありません。あくまでも「モックアップ」である。

5 「OK」をクリックすると、インデックスの準備が完了します。

ページ**のインデックスを作成した後、さらにインデックスにエントリーを追加する必要がある場合があります。マークして、「参考文献」> 「索引の更新」で、新しい記述を追加します。

また、Wordは自動的に見出しをつけないので、インデックスに見出しを追加してください。

2 ビブリオグラフィーの作成

論文もあと少しで完成です。次に、論文の中で引用した他の研究成果やアイデアをすべて書き出す必要があります。今こそ、参考文献を参照する時です。

会社の報告書ならともかく、学術論文に参考文献リストは必要不可欠です。参考文献は、学術レポートの中で最も難しい仕事の一つです。参考文献を作成する前に、すべての引用文献を整理しておく必要があります。また、トピックのガイドラインに基づいて、引用スタイル（通常はMLA、APA、シカゴスタイル）を決定すること。

このセクションは、第三者の引用や書誌作成ツールを使って作成することをためらわないでください。

しかし、Microsoft Word 2016には、この作業をできるだけ簡単にするためのツールが完備されています。そこで、文書内の参考文献を置きたい場所に移動します。最低でも1つの引用を入れたい場合は良いのですが、そうでない場合でも、ワード2016ではプレースホルダーの引用を使い、後から出典を記入することが可能です。

参考文献」 > 「参考文献」をクリックします。

Wordには、タイトル名だけが異なる書誌スタイルが多数用意されています。適切なスタイルを選択し、「引用と書誌」グループから「**引用」というボタンをクリックします。

Bibliographyツールには、いくつかのステップがあります。簡潔にするために、ステップバイステップのガイドである優れたMicrosoft Officeのヘルプページをご案内します。

学術論文の中には、注釈付き書誌の作成を求められるものがあります。雑誌、書籍、論文などの文献の引用リストと、それに続く短いパラグラフからなり、書誌をより具体的にしたものです。この段落は、出典の説明と、それがどのようにあなたの論文をサポートしているかを記述するものです。

III.クロスリファレンス

クロスリファレンスは、長い文書を読みやすくするために使用できます。文書内の任意の位置で、見出し、ページ番号、画像、図、脚注、注、段落を再引用するよう指示することができます。クロスリファレンス・リンクは、関連する情報を簡潔にリンクさせる方法です。読者はリンクをクリックするだけで、その情報を見ることができます。

ここからが本題です。

1 クロスリファレンスの場所を選択し、その場所を伝えるテキストを入力します。 例："今後のトレンドは図3を参照"

2 "**"> "クロスリファレンス "へ移動します。

参照タイプ」ボックスで、ドロップダウン・リストをクリックして、リンク先のオブジェクトを選択します。

4 「**引用」のドロップダウンリストのオプションは、上記の選択に従って変更されます。

5 「For Which」フィールドで、オプションをチェックし、リンク先の情報を正確にWordに伝える。

6 "ハイパーリンクとして**"にチェックを入れると、参照する情報へのハイパーリンクが作成されます。

7 「**」をクリックして、相互参照を文書に含めます。

キャプションは、方程式、グラフ、チャート、テーブルの下に使用すると、相互参照できることを説明しましたが、覚えていますか？

Wordは、存在しないコンテンツの相互参照を作成することはできません。Wordはこれらのエラーについて知らせ、参照する項目のページ番号またはテキストを変更すると、相互参照を自動的に更新します。

4 ノートの使用

専門的な報告書は、単独で作業することも、チームの力を借りて初稿を作成することも可能です。不格好なコメントは、Word文書で最も使われていないツールの1つです。余白やレビューペインに長方形のカラーバルーンとして表示されます。

メモは小さな「付箋」や「セルフノート」でもOKです。レポートや原稿を書き、編集し、修正する際に、余白にちょっとしたメモを残しておく。他のリソースへの追加リンク、ヒントやポインタとしての使用、ドキュメントの別の部分へのリンク、読者へのフィードバックリンクの設定など、創造性を発揮してください。終了後、本文中のコメントを簡単に削除することができます。

Microsoft Word 2016は、共同執筆ツールとしても強化されています。コメントは、チーム全体のフィードバックを伝達する上で大きな役割を担っています。コメント欄の仕組みはこうなっています。

1 注釈を付けるテキストをハイライト表示するか、テキストブロックの終端をクリックします。

2 "**"> "コメント "へ移動します。ボックスにコメントを入力してください。右側のマークアップエリアにコメントが表示されます。印刷レイアウトビューは、通常、テキストの横にあるコメントを見るのに最適な方法です。

3つです。レビュー]タブに移動すると、さらに多くのコメントオプションが表示されます。このタブには、共同作業文書の変更とコメントを追跡するために使用されるすべてのコントロールも表示されます。マークアップオプションで、コメントの表示・非表示を設定します。例：No Markupは、右側のコメントとマークアップのエリアを隠します。

レポートを完成させる

レポートの大部分を完成させて保存したら、いよいよ完成です。ファイナライズ」といっても、校正のことではありません。あなたもそうしてください。あとは、不正な変更や盗用からレポートを守るためのセキュリティ対策が必要です。

これらのセキュリティ対策により、電子文書を共有する前に、より高いレベルの信憑性を得ることができます。

このセクションで取り上げます。

• サイン
• **ウォーターマーク
• ドキュメントを "読み取り専用 "にする
• パスワードで保護された文書
• ドキュメントをPDFで印刷する

1 シグネチャー

レポートにパーソナルなタッチのテキスト署名を加えることができます。しかし、単純なテキスト署名では、何の認証も必要ない。デジタル署名は、不正なアクセスから文書を保護するためのより良い方法です。デジタル署名は、文書が署名者から発行され、いかなる方法によっても改ざんされていないことを確認するものです。

Microsoft Word 2016で署名行を作成してみましょう。

文書内で、署名行を作成したい位置にカーソルを置きます。

1 「**」> 「テキストグループ」> 「署名行」に移動し、「Microsoft Office」をクリックします。サインライン」。

2 「署名の設定」ダイアログボックスが表示されます。表示されている項目を入力してください。署名のために文書を他の人に送る場合は、その人用に確保されたフィールドに署名者のメモを追加してください（signer's note）。署名ダイアログに署名者がコメントを追加できるようにする」をチェックすると、署名者は署名の目的を説明するコメントも追加できるようになります。

OKをクリックすると、文書に署名用のプレースホルダーが表示されます。

署名を入力します。

電子署名を使って文書に署名する必要があるときは、署名の行を表示して右クリックします。

デジタルロゴで署名するように指示されます。お持ちでない場合は、署名サービスパートナーから入手するようにマイクロソフトから指示があります。

デジタル認証がない場合は、署名行のテキスト表現のみが必要です ** 認証を必要としない筆記体の署名や画像を使用することも可能です。

2** ウォーターマーク

マイクロソフトワードの透かしは、「擬似的」ではありますが、文書の状態を示す視覚的な指標として有効です。例えば、「draft」と書かれた透かしを使うことで、最終版と区別することができます。また、電子透かしを使用して、文書が「著作権で保護されている」または「機密である」ことを示すこともできます。

下書き」ロゴが最も一般的ですが、Microsoft Wordでは他にもいくつかの透かしを選択することができます。

透かしボタンは、プリントビューでのみ有効になります。

2 ライブラリーから画像またはテキストの透かしを選択することができます。横型と斜め型があります。このダイアログボックスには、ウォーターマークの最終的な外観をカスタマイズするためのすべてのオプションが用意されています。フォント、レイアウト、サイズ、カラーを変えてみる。

テキストフィールドに好きなテキストを入力して、カスタムウォーターマークを作成することができます。

Wordは、タイトルページを除くすべてのページに自動的に透かしを適用します。

3. ドキュメントを "読み取り専用" にする。

専門的な報告書は、その性質上、読者による編集を必要としません。文書をPDFに変換するのも一つの方法です。しかし、マイクロソフト・ワードで追加の制限を適用することで、あらゆる種類の不慮の変更や脱落を防ぐこともできます。

文書を保護する方法は3つあります。

まず第一に、ドキュメントを「読み取り専用」にすることです。

これにより、ドキュメントは読み取りまたはコピーのみが可能で、誰かがファイルをコピーしてコピーに変更を加えることを妨げるものではありません。

1 「ファイル」タブ> 「情報」> 「文書の保護」> 「最終版としてマーク」を選択します。

2 リーダがドキュメントを開くと、上部のバーがドキュメントを読み取り専用として扱うことを促します。ただし、「Edit Anyway」をクリックすると、編集モードでドキュメントを開くことができます。

2つ目 - 文書をパスワードで保護する。

パスワードバリアで、不要な編集から文書を保護します。

1 「文書の保護」で、「パスワードで暗号化」を選択し、パスワードを入力して「OK」をクリックする。

2 「パスワードの確認」ボックスで、もう一度パスワードを入力し、「OK」をクリックします。文書が開き、読者はパスワードを入力するよう促されます。

マイクロソフトは、AES（Advanced Encryption Standard）、128ビットの鍵長、SHA1（平文に代わる実質的にユニークな160ビットの鍵を生成する暗号ハッシュアルゴリズム）、CBC（Cipher Block Chaining）を使ってハッカーに十分な頭痛を与えています。

3つ目は、編集の制限です。

このコントロール機能により、他の人が編集できる部分とロックされる部分を決定することができます。VIPは入れても、庶民は入れない用心棒のようなものだと思ってください。

1 「レビュー」 >「編集の制限」に進みます。

2 「編集の制限」で「ドキュメント内でのみこのような編集を許可する」にチェックを入れ、リストに「変更なし（読み取り専用）」が表示されていることを確認します。

No changes (read only)がデフォルトの制限タイプです。文書に対する異なる制限レベルは、メニューをクリックして、追跡された変更、コメント、フォームへの記入から選択します。

iii.特定のセクションの編集ブロックを解除するには、編集を制限しないセクションを選択します。複数のセクションを選択する場合は、マウスでセクションを選択しながらCTRLをクリックします。

4 「編集の制限」パネルの「例外」（オプション）で全員をチェックすることができます。また、「More users...」をクリックすると、特定のユーザーだけがセクションを変更できるようになります。許可された領域は、角括弧で表示されます。

5 「はい」をクリックすると、保護が開始されます。

ここで、開いたボックスに固有のパスワードを入力します。確認のため、もう一度入力する必要があります。

パスワードは任意です。しかし、誰も「保護の停止」をクリックして文書を編集することができないようにすることができます。それでも心配な場合は、上記の2番目の手順で行ったように、Microsoft Word文書を暗号化してください。

4 レポートをpdfで印刷する

ポータブル・ドキュメント・フォーマットには、多くの利点があります。特に、すべてのコンピュータでクロスプラットフォームに対応しています。作成した文書は、共有したり、他の人に送信して印刷する必要があります。法律文書など、多くの専門的な報告書は、意図した書式を保持する必要があります。

コピーを保存したり、PDFに変換したり。microsoft word 2016は、サードパーティのアドオンを必要としません。

ファイル」 > 「エクスポート」 > 「PDF/XPSの作成」 を実行します。

Word文書には、PDFに含まれたくない機密情報が含まれている可能性があることを覚えておいてください。PDFに出力する前に削除してください。PDFまたはXPSに発行する」ウィンドウで、「オプション」を選択します。次に、「ドキュメント」を選択し、「ドキュメントのプロパティ」をクリアします。その他、必要なオプションを設定し、「OK」を選択します。

ファイルを保存する場所を参照し、「Publish」をクリックします。

次のステップへ

このレポートが読者の手元に届くまで、あと一息。

数ページめくって、レポートが読みやすいかどうかを確認する。読者の目線でアプローチする。自分の考えを整理し、説得力のある文章を書くことができたか？図やイラストと情報が合っているか？情報を素早く読み取ることができるか？テキストは読みやすいか？最後のステップとして、リーダビリティスコアを使って、文書の読みやすさのレベルを測定します。

また、Microsoft Wordのある側面については、これまで取り上げていないことにお気づきかもしれません。例えば、マイクロソフトの表は、データを表示するための重要なツールです。あるいは、情報管理におけるリストの役割。

Microsoft Wordは四半世紀以上前の製品で、ほとんど機能していません。MakeUseOfでは、この獣の隅々までカバーしています。Microsoft Word のすべての新機能は、あなたの生活をより快適なものにしてくれます。

レポートを輝かせる

作家のナサニエル・ホーソーンはこう言っている。

イージーリーディングはクソハードライティング

これは、プロのレポート作成にも言えることではないでしょうか？結局のところ、選択肢があっても誰も読みたいと思わないのだろう。ビジネスレポートを書くことと、それを使ってコミュニケーションをとることは別物です。 Microsoft Wordは単なるツールであり、関与するのはあなたの仕事です。

オンライン・ワープロの代表的な製品をご紹介します。プロフェッショナルな文章の書き方については、メールで謝罪する方法と真摯に受け止める方法をご覧ください。

プロフェッショナルなビジネスレポートを書くためのベストプラクティスは何ですか？コメントで教えてください。