区切り文字付きテキストファイルからExcelスプレッドシートに変換する方法
他の種類のファイルに保存されている様々な情報を扱い、Microsoft Excelに取り込まなければならない時が来る。いつまでもテキストファイルを残しておくわけにはいかない。きっと、毎日何かしら見つかるはずです。
以下は日常的な例です。
- テキストファイルに保存された販売情報や製品情報をExcelで分析する。
- 2つの異なるソフトウェア間のデータ交換（データベースから表計算ソフトへなど）
- 電子メールソフトに保存されている名前、住所、電子メールID（例：Microsoft OutlookからExcelへのエクスポート）
Microsoft Excelには、外部データソースに接続するためのツールがすべて揃っています。そこで、区切りテキストファイルについて説明しましょう。
これは区切られたテキストファイルです
ご覧のように、姓と名、所属する会社などがカンマで区切られています。このカンマ区切りのテキストファイルは、どのテキストエディタでも簡単に作成することができます。
それを表計算ソフトに置き換えると、より専門的な文書が作成できます。
例えば、重複しているデータを簡単に見つけて削除することができます。そして、住所もデータの一部であれば、表計算ソフトを使ってラベルやメールマガジンを作成することができます。
ここでは、テキストファイルから情報を取り込み、異なる情報を異なる列に分け、それぞれの列に適切な見出しを付けることを基本としています。
テキストファイルの分割について、もう少し詳しく見てみましょう...。
3種類の区切りテキストファイル
区切りファイルには、各値の区切り方（delimited）によって、一般的に3つのタイプがある。ファイル内の個々の項目を区切るには、どんな文字でも使用できる。
例えば、パイプ(|)や単純なスペースです。これらの3つのセパレータは、各テキスト入力の間の最も一般的なセパレータであることがわかります。
- カンマ区切りの値。
- タビュレータで区切られた値。
- コロンで区切られた値。
テキストセパレーターは、各値と次の値を区切ります。セパレータ文字の後、次のセパレータ文字が現れる前にある値は、すべて値として取り込まれます。指定した区切り文字の間に別の区切り文字を入れることもできるが、その場合は逆コンマ（"）かアポストロフィ（"）のどちらかが必要なことを覚えておいてほしい。
そうでもないんです、例を見てみましょう。
都市名や州名を含むテキストファイルでは、"Albany, New York "のような値が存在することがある。
Microsoft Excelは、2つの単語の間にあるカンマ（,）をセパレータとして読み取ることができます。都市名や国名を値として扱い、Excelのセルに取り込むには、テキストの修飾子として二重反転カンマやアポストロフィを使用する必要があります。テキスト修飾子として文字を指定しない場合、"Albany, NY "はAlbanyとNYという隣接する2つのセルに取り込まれます。
つまり、列内の任意の値を完全に保持するためには、値を逆カンマやアポストロフィで囲むとよい。
後述するように、microsoftexcelではインポート処理を完全に制御でき、セルに入力する前にデータの形式を確認するためのプレビューペインが用意されています。
区切りテキストファイルから表計算ソフトへの変換
CSVテキストファイルからXLSスプレッドシートに変換するオンラインコンバータはたくさんあります。
しかし、microsoftexcelにはより良い仕事をするネイティブ機能があるので、オンラインコンバータを探す必要はありません。
ここでは、CSVファイルを例にとり、区切りテキストファイルを表計算ソフトに変換する手順を説明します。上のスクリーンショットは、カンマで区切られた紛らわしい値を含むメモ帳ファイルの良い例です。
microsoftexcelは、この無秩序な混乱を整然とした行と列に変える手助けをします。その後、仕事に取り掛かり、きれいな書式の報告書にしたり、印刷用に準備したりすることができます。
CSVファイルからExcelのスプレッドシートにデータを取り込むには、3つの方法があり、まずは簡単な方法からご紹介します。
方法1：自動インポート
1 「ファイル」タブをクリックし、「開く」をクリックします。
2 開くCSVファイルを選択すると、Microsoft Excelが自動的にテキストファイルを開き、新しいワークブックにデータを表示します。
これはCSVファイルを開く最も直接的な（そして最も速い）方法であり、Microsoft Excelはデフォルトのデータ書式設定を使用して、データの各列を読み込んでインポートします。しかし、自動インポートでは、思い通りの柔軟性が得られません。
では、2つ目のウィザードの使い方をみてみましょう。
方法2：テキストインポートウィザードを復元する
テキストインポートウィザードは、インポートするデータの構造を制御することができます。テキストファイル（拡張子がTXTのファイル）を読み込むと、自動的に起動します。
Microsoft Excelを開き、テキストファイルを参照する（またはCSVファイルの拡張子をTXTに変更する）。
Microsoftは、Excel 365および2016（1704以降のバージョン）において、旧テキストのインポートウィザードを非表示にしました。しかし、Excelのオプションからテキストインポートウィザードを復元することができます。
1 「ファイル」 > 「オプション」 > 「データ」に進みます。
2 「古いデータのインポートウィザードを表示する」の項目までスクロールします。
テキストファイルやCSVファイルを読み込む場合は、「テキストから（旧バージョン）」を選択し、「OK」をクリックしてオプションを閉じます。
4 これで、リボン内のウィザードが使えるようになりました。データ」 > 「データの取得」 > 「レガシーウィザード」 > 「テキストから（レガシー）」に移動します。".インポートするCSVファイルを参照し、開いてください。
この3つのステップで、データのフォーマットをコントロールします。
ステップ1
最初のステップのテキストインポートウィザードはこのような感じです。
Delimitedを選択 - テキストファイルの項目がタブ、コロン、セミコロン、スペース、その他の文字で区切られている場合。
固定幅」を選択 - すべての項目が同じ長さで、スペースで区切られた列に整然と並んでいる場合です。
生データにヘッダ行がある場合がある。
"first_name","last_name","company_name","address","city","county"行の先頭でインポート」を使って、インポートを開始する行を選択します。
ほとんどの場合、ファイルの起源はデフォルト値のままでよい。
プレビューでは、ワークシート上で列を区切ったときと同じ値が表示されます。
次へ」をクリックします。
ステップ2
ファイルのセパレーター（ここではカンマ）を選択します。その他の文字については、「その他」をチェックし、小欄に文字を入力してください。データプレビュー」ウィンドウでは、列のデータを確認することができます。
データフィールド間に複数の文字セパレータがある場合、またはデータに複数のカスタムセパレータがある場合、「連続したセパレータを1つとして扱う」チェックボックスをオンにします。
例えば、セパレータの前後に余分なスペースがあるようなファイルの場合に有効です。スペースを別のセパレーターとしてマークし、このボックスにチェックを入れていただくと、より効果的です。
テキスト修飾子のドロップダウンリストを使用して、テキストファイルの値を含む文字を選択します。以前、テキスト修飾子を使うと、個々のセルではなく、ある値をセルに取り込むことができることを説明しました。
データプレビュー」ウィンドウで、外観を確認する。
次へ」をクリックします。
注）固定幅のデータを取り込む場合は、ウィザード画面が変更になります。
データプレビュー」ウィンドウでは、列の幅を設定することができます。ウィンドウの上のバーで、縦線で示された列の区切りを設定します。列の区切りをドラッグして、幅を広げたり狭めたりすることができます。列の区切りをダブルクリックすると、列の区切りを削除できます。
固定幅のファイルでは、ファイル内の値を区切るセパレータは使用されない。データは行と列で構成され、1つの行に1つの項目があります。各カラムは文字数で指定された固定幅を持ち、これが保持できるデータの最大量を決定する。
ステップ3
この画面では、列のデータフォーマットを使って、各フィールドに入力するデータのフォーマットを微調整できるため、プレビューウィンドウの重要性が増します。Microsoft Excelのデフォルトでは、データは通常のフォーマットでインポートされます。プレビューウィンドウで列を選択し、適切な形式を設定します。
たとえば、こんなふうに選べます。
- テキストフィールドのテキスト。
- 日付を含む任意の列の日付とその書式。
- 通貨をExcelの通貨形式に変換するルーチンです。
Advanced」ボタンを使って、数値データの小数点の種類と千分率を指定します。
例えば、100000を100000と表示したい場合、excelはコンピュータ領域の設定で設定したフォーマットで数字を表示します。
最後のインポートデータダイアログボックスがポップアップ表示されます。
今はあまり心配しないでください。表計算ソフトの **データ、または外部データベースへの接続を作成するための多くのオプションを提供します。デフォルトでは、テキストで区切られた値を表**として現在のワークシートに使用するように設定されています。
CSVファイルがシンプルな場合、「古い」レガシー方式がやはり最適です。そうでない場合は、テキストのインポートに必要な新しいメソッドがあります。
方法3：データの取得と変換を利用する
"データ "タブには、外部データを収集し、それを思い通りに動作させるために必要なすべてのツールが含まれています。例えば、ピボットテーブルを作成し、外部データが変更されたときにそれを更新することができます。
単純なCSVファイルではやりすぎですが、次に、Excelに区切りデータ列を持ち込む方法を見てみましょう。
1 白紙のワークブックを開く。
2 リボンの「データ」タブに移動します。次に、「データの取得」ボタンの下にある小さなドロップダウン矢印をクリックします（「データの取得と変換」グループ内）。テキスト/CSVからファイルからを選択します。
3つです。テキストファイルのインポート」ダイアログボックスで、デスクトップ上の場所を参照し、インポートするCSVテキストファイルを選択します。テキストインポートウィザードは、現在選択できるオプションをきちんと表示します。
ご覧のように、文字エンコーディングやセパレータ文字の選択を変更したり、カスタムのセパレータを入力したりすることができます。
デフォルトでは、Excelはデータセットの最初の数百行を解析してセパレータを計算します。これを変更し、Excelにデータセット全体を処理させることができます。インポートするレコードが数百万件に及ぶ場合は、この方法はお勧めできません。
4 Load ボタンをクリックすると、新しいワークシートにデータが取り込まれます。
5 Excelにデータを取り込むと、必ずデータコネクションが作成されます。クエリーを実行したり、ワークシートを外部ソースにリンクさせたりすることができます。元のソースデータに加えられた変更は、Excelワークシートに自動的に反映されます。
6 「データ」> 「クエリーと接続」でサイドパネルを開くと、この接続を解除することができます。
右クリックし、「削除」を選択します。または、データソースのファイル名の上にカーソルを置き、ポップアップウィンドウの［Delete］をクリックします。
データの変換は、このチュートリアルの範囲外です。そこで、マイクロソフト社の「Get&Transform in Excel Getting Started」サポートページをご案内します。
エクセルでの区切りファイルのマルチユース
姓と名を分けて印刷する必要がありますか？最大1048576行、16384列のインポートまたはエクスポートが可能です。区切りファイルは、ほぼすべての場所でサポートされています。Excelを時間短縮ツールとして使う、上や下のヒントを使う、Excelから数字やテキストを抽出する方法を学ぶ、など。
- 2021-03-19 08:31 に公開
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