経費記録ソフトを使って、個人と会社の経費を記録、整理、管理すれば、納税の日に時間とお金を大幅に節約することができます。

しかし、走行距離の記録や領収書のスキャンが必要な場合、どの経費追跡ソフトを使えばいいのでしょうか？

レシートのスキャン、経費の記録、走行距離の記録などに最適な経費記録アプリを集めました。その前に、なぜ経費を記録する必要があるのかについて説明します。

なぜ経費精算ソフトを使うのか

国税庁のために経費を追跡するのであれば、経費追跡ソフトを利用するのがよいでしょう。(残念ながら、個人用の予算管理アプリでは無理でしょう）。最初は面倒に思うかもしれませんが、長い目で見れば時間とお金の節約になります。

紙のレシートを保管するだけでもいいのですが、経費アプリを使うことで、より簡単に処理することができます。税金から経費を差し引こうとすると、さまざまな販売者からさまざまな種類の領収書を受け取ることになると思われます。

医療費、引越し代、教育費などは一般的ですが、中小企業のオーナーは、引越し代、事業購入費、健康保険料などの支出も把握することができます。

適切な支出追跡ソフトウェアを使用することで、年間を通じて蓄積された領収書を保存、分類、検索することができます。

もしあなたがIRSの監査を受けたことがあり、領収書を持っていないなら、それがどれほどの価値を持つかわかるでしょう。持っていなくても、そのレシートを保存しておけば、お金の節約になります。努力する価値はあります。

国税庁に預けるべき領収書は？

税金には様々な控除が考えられますが、自分がそれに該当するかどうかを見極めるのは面倒です。自分が持っている経費の控除可能性を記録しておき、後で該当するかどうかを調べるのも良い方法です。

一方、ファイナンシャルアドバイザーや税務署を利用すれば、この点を把握し、保管している領収書を利用して、最も節約できる方法を教えてくれます。

以下は、領収書の保管が必要となる最も一般的な控除項目です。

• 医療費および歯科医療費
• 損金算入される事業費
• 営業車の走行距離
• 旅費交通費
• チャリティー寄付
• 教員教育費
• **Your House

他にもあります。控除を受けられるかどうかについては、IRSの「個人向けクレジットと控除」のページをご覧ください。もし、これらの控除が自分に当てはまるようであれば、今日から領収書を保存しておくことをお勧めします。

経営者の方は、クレジットや事業者控除のページがありますので、そちらをご覧ください。

税務上、領収書はいつまで保管すればよいのでしょうか？

領収書の電子コピーに加えて、3年分の物理的な領収書も保管しておくとよいでしょう。

では、物理的なコピーを取っているのであれば、なぜ経費追跡ソフトを使うのでしょうか？なぜなら、それがあなたの生活をより快適にしてくれるからです。監査がない限り、物理的なコピーは必要ありませんし、経費追跡アプリケーションは税務申告のプロセスをスピードアップしてくれます。

走行距離と経費を記録するための最適なアプリ

個人として支出を管理するのか、それともビジネスオーナーとして支出を管理するのか、それぞれの状況に応じて最適な支出管理ソフトが決まります。自営業やビジネスオーナーの場合、より多くの経費を記録する必要があり、アプリケーションにはより多くの組織化機能が必要な場合があります。

一方、個人の場合、領収書をあまり保管しないこともあります。もちろん、例外はあります。レシートスキャン機能がたくさん必要だとお考えの方は、ぜひ下記のビジネス編をご覧ください。

その前に、まずは個人の走行距離や経費を記録するアプリを紹介します。

個人で最低限の費用が必要な場合：無料

Expensifyは、ほとんどお金を使わない個人でも、世界中を飛び回るエグゼクティブでも、走行距離や領収書を記録するのに最適なアプリの1つです。無料版は、月に10枚以下のレシートをスキャンする必要がある個人の方に最適です。

SmartScanは各レシートから関連情報を取り出し、無制限のストレージスペースを持つExpensifyのサーバーに保存します。タックスシーズンが近づくと、必要なものはすべて指先で操作できるようになります。

月10回以上のスキャンが必要になった場合は、後述するチームプランにアップグレードすることができます。

ダウンロード：iOS｜Android 有料（無料）

紙と電子の領収書をお持ちの個人の方：ウェーブレシート

Expensifyと同様、ReceiptsByWaveはレシートスキャンから関連情報を抽出し、経費追跡に非常に有効です。しかし、メールの受信をメールアドレスに転送することも可能で、その場合、この情報もアカウントに入力されます。

紙の領収書しか持っていない人は少ないので、この機能を使えば、かなりの時間短縮になります。

Waveは、クレジットカード決済や給与計算を行わない限り、完全に無料です（自営業やビジネスオーナーでない場合は、おそらく行わないでしょう）。それに勝るものはない。

ダウンロード：Wave Receipt for iOS｜Android（無料）

たくさん走る人向け：マイレージ

マイレージの記録は面倒です。MileIQは、ほぼ完全に自動化されているため、マイレージのトラッキングに最適なアプリケーションの1つです。

このアプリは、あなたが運転中であることを認識し、バックグラウンドで動作して走行距離を記録します。運転が終わったら、右にスワイプすると出張、左にスワイプすると個人旅行ができます。また、カスタマイズ可能な機能を利用して、ログの記録やソートを簡単に行うことができます。

毎月40件のハードディスクログを無料で取得できるため、多くの人がお金を払うことなくこのアプリを利用しています。また、年間60ドルを支払ってプレミアム版を入手すれば、走行距離の記録を無制限に行うことができます。(興味深いことに、あなたの会社がOffice 365 BusinessまたはBusiness Premiumを契約している場合、MileIQを無料で入手することができます)。

ダウンロード：MileIQ for iOS｜Android（無料）

経営者向け：Quickbooks

QuickBooksはフル機能のビジネス会計アプリケーションであるため、強力な経費追跡機能を備えています（フリーランサーに最適な会計ソフトウェアでもあります）。経費は分類しやすいので、課税時にどこを控除すべきか整理する必要がない。

QuickBooksは時間の経過とともに取引を自動的に分類する方法を学習し、取引を手入力する時間と手間を省きます。会計士が追加情報を必要とする場合、経費のカテゴリーをカスタマイズすることも可能です。

モバイルアプリでは、外出先での取引に領収書画像を添付でき、自営プランでは走行距離を記録できます。QuickBooksに無料版はありませんが、自営プランでは月額5ドルまたは月額7ドルで始めることができます。

QuickBooksを経費管理ソフトとして使用することの素晴らしい点は、会計を実行するために必要なすべてをあなたのビジネスに提供することです。

ダウンロード：QuickBooks for iOS｜Android

フリーランサー：報酬を得ること

Harvestはタイムトラッキングツールとして有名ですが、経費のトラッキングにも優れた機能を備えています。レシートを素早く撮影して経費を記録し、さらに請求可能なものとしてマークしておけば、クライアントの次回の**に含めることができます。

QuickBooksと連携しているので、経費を取り込んで、タックスシーズンが来たときに控除してもらうことも可能です。

2つのアイテムまでなら「***Harvest」、それ以上のアイテムを含めると月額12ドルとなり、他の多くの利用可能なオプションと比べると割高になります。とはいえ、素晴らしいタイムトラッキングを提供し、**や見積もりを送信することもできます。

ダウンロード：Harvest for iOS｜Android（無料）

税収と支出の追跡を開始

面倒に感じるかもしれませんが、アプリを使って走行距離やレシート、その他の経費を記録しておけば、長い目で見ればお金の節約になります。また、経費精算アプリの選択肢も豊富で、すぐにでも始められるのが魅力です。

早く始めれば始めるほど、来年の納税の日が来たときに楽になります。