多くの人にとってメールを完全に捨てるのは現実的ではありませんが、少なくとも受信トレイにほとんどのメールを任せることはできます。

Macユーザーでアップルメールを使用している場合、正しいルール（別名フィルター）を設定することで、エクスペリエンスを簡素化する必要があります。

6つの便利なルールをご紹介していますが、まずはMacのネイティブメールクライアントでルールを作成する基本的な方法をご紹介します。

アップルメールでルールを作成する方法

ショートカットキーCmd+Commaで「メール設定」を開くか、「メール」> 「環境設定」から移動します。ここで「ルール」タブに切り替え、「ルールの追加」ボタンをクリックすると、ルールの作成が開始されます。大したことではありません。まず、[If]ドロップダウンメニューの下に記載されている条件を選択します。

次に、追加した条件に一致するメールを見つけたときに、特定のアクションを実行するようにメールに指示します。Do the following "ドロップダウンメニューに、利用可能なアクションがリストアップされているのが確認できます。

最後に、ルールの適切な名前を入力し、「OK」ボタンをクリックします。このとき、指定された条件を満たす既存のメッセージに新しいルールを適用するかどうか、メールが尋ねてきます。はい」と答えたら、「適用」ボタンをクリックします。アーカイブされたメールには使えませんので、ご注意ください。

複数の条件を作成して、メールをフィルタリングしたい場合

デフォルト条件の横にある「＋」ボタンをクリックして開始します。このルーティングを実行する場合、メッセージが条件のいずれかまたはすべてに一致する場合にのみ、ルールが機能するように指定することもできます。Ifの隣にあるドロップダウンメニューは、このためのものです。

また、フィルタリングしたメールに対して、複数のアクションを実行させることも可能です。例えば、これらのメールをあるメールボックスに移動し、別のメールボックスにコピーするとします。次に、デフォルトのアクションの横にある「+」ボタンをクリックすると、条件に従う複数のアクションの設定を開始します。

ルールを破るのは簡単です。別々のルールではなく、複数の条件とアクションを使用することで、カウントを低く抑えることができます。

1 知らない人からのメールを見分ける

このルールを使えば、自分にとってほとんど興味のないメールの送信元を簡単に特定することができます。あなたの時間と注意を消費する大量のメールを捕捉します。

送信者が連絡先にいないことを条件として選択します。フィルタリングされたメールを別のフォルダにリダイレクトしたり、マークをつけたり、特定の色で強調表示したりするかどうかは、あなた次第です。以下のアクションを実行する」ドロップダウンメニューから、適切な対応を選択します。

1週間ごとに、このルールに当てはまると思われるメールに目を通してみてください。これらのメールの一部は、配信を停止したり、スパムとしてマークしたり、あるいは次回から自動的に削除するような新しいルールを設定したくなることでしょう。

上記のルールをコピーして、「送信者が以前の受信者にいない」という条件に合うように編集するとよいでしょう。ルール」タブの「コピー」ボタンを使ってください。

一方、迷惑メールを減らすために、使い捨てのメールサービスを利用してメールアカウントを作成することも検討してください。実際のメールアドレスを非公開にしたいときに送信します。

2 しつこい迷惑メールや転送されたメールを削除する

このルールなら、もう髪を引っ張ることはないでしょう。配信停止リクエストを受け付けず、受信箱にメールを配信し続けるサイトが対象です。

From containsをstandardに設定し、その後にメールブロックの責任者である送信者の名前を設定します。メールに実行させたい動作として「メールを削除する」を選択します。

メッセージを削除すると、そのメッセージは永久に削除されます。後でアクセスを続けるのではなく、ゴミ箱に送りたい場合は、望ましい動作として「メッセージをメールボックスのゴミ箱に移動する」を選択してください。

注：Gmailの「差出人ブロック」機能を再現したい場合は、「メッセージを移動」アクションでメールをスパムフォルダーに振り分けてください。

このルールは、例えば、一族のメンバーに一括して送信された転送メッセージを消去する場合にも有効です。もちろん、そのようなメッセージを受け取りたくない場合は、送信者にその旨を伝えるのが一番です。これが不可能な場合、またはうまくいかない場合は、電子メールにこれらのメッセージをフィルタリングして削除するようにしてください。

メールをブロックしたい送信者ごとに個別のルールを設定することもできますが、これは最もクリーンな方法とは言えません。既存のルールを編集して、新しい送信者**ごとに新しい条件を設定するのがよいでしょう。これは、If ドロップダウンメニューが any に設定されているためで、これは、任意の条件が満たされたときにルールが動作することを意味します。

転送を完全に禁止するには、From containsの条件をSubject begins with Fw:に置き換えてください。

III.仕事以外のメールを既読にする

プライベートなメールの多くは、時間に制約される可能性が高いです。これらのメールに対処する準備が整うまでは、次のルールで既読にし、目に留まらないようにしましょう。

アカウントを条件に設定し、個人メールに関連するアカウントを選択します。次に、実行するアクションとして、Mark to Readを設定します。

すべてのアカウントからのメッセージが受信トレイに届くと同時に既読になるようにしたいですか？この場合、アカウントではなく、Ifのドロップダウンメニューから各メッセージを選択します。

4 重要なメールを取り込むためにドメイン名を使用する

銀行から届くすべてのメールについて、たとえそれが宣伝目的のメールであっても、知っておいた方がよいかもしれません。仕事上のメールも同様です。ルールを使って、絶対に見逃さないようにすることができます。

例えば、私の仕事に関連する当我在[email protected]、いつもmakeuseof.comのウェブサイトから来ています。後者をピンポイントで狙うには、「From [email protected]网站」という条件を設定すればいい。

そして、背景色を変えたり、音を鳴らしたり、他の場所へリダイレクトしたりすることで、フィルタリングされたメールを強調することができます。

更换@makeuseof.com网站与您的公司或银行的域名、同じフィルターを使用して同様の結果を得ることができます。

5 仕事の最重要メールはslackに送る

すべてのメールに即時の対応が必要なわけではありません。そう、仕事場でも。もし、あなたのチームがSlackのようなアプリケーションでコミュニケーションしているなら、ほとんどの場合、受信トレイを無視することができます。超重要なメール（もしあれば）は、次のルールに転送して、注意を逃さないようにしましょう。

上司などからのメールや、件名に特定の語句が含まれるメールを識別するように条件を設定します。ここで、優先するアクションとして「メッセージを転送」を選択し、提供されるフィールドに「Slackに送信」アドレスを入力します。

住所はどこで確認できますか？

あなたのチーム名]> 環境設定 > メッセージングとメディア の下に隠されています。電子メールをアイドルに入れる」の項目までスクロールすると、そこにあります。転送されたメールをSlackbotで読むことができるようになりました!

6 PDFを使ったメール収集

請求書や領収書からフリーペーパーまで、便利なドキュメントが届きます。次のルールを使って、対応するすべてのメールを一度に取り込むことができます。

添付ファイルの種類をPDFに一致させる条件を設定し、Move Messageアクションを使用してPDFを含むメールを分離することができます。メールを別のフォルダに移動するのではなく、ハイライト表示させたい場合は、メッセージの色を設定するアクションを使用します。

また、同様のルールを使って、他の種類の添付ファイル（アーカイブ、プレゼンテーション、ムービーなど）を含むメールをフィルタリングすることもできます。

ストップアセスメントルール」とは、どのようなものですか？

以下の操作を行う」メニューの最後に、「計算ルールの停止」という項目があることにお気づきでしょうか。何をするのか知りたいですか？まあ、メーラーがルール間の衝突があった場合に、正しい行動を判断するのに役立ちます。

アップルのデフォルトルールニュースを例にとってみましょう。このルールと類似した条件を持つ新しいルールが1つ以上作成された場合、新しいルールに追加されたアクションは実行されません。これは、Appleルールからのニュースには評価停止ルールが記されているため、その後の動作が無効となるためです。

2番目の例で説明しましょう。

例えば、メールボックスの受信メールをすべて既読にしたいが、hello@myuu inbox.comという特定のメールアドレスからのメールは除く。 このアドレスからのメールもマークする必要がある。このシナリオでは、次のようなルールになります。

1. fromにhello @myu inbox.comが含まれる場合、赤でマークし、ルールの評価を停止します。
2. すべてのメッセージがそうである場合、既読としてマークしてください。

最初のルールから「ルールの評価を停止する」アクションを省略するとどうなりますか？hello@myu inbox.comからのメールは、既読になります。

ここで、ルール作成時の順番を入れ替えると、すべてのメッセージがreadになり、hello@myuのinbox.comからのメッセージはreadとmarkになります。ここで、Stop Evaluating Rulesアクションを最初のルールに追加すると、hello@myuのinbox.comからのメッセージは「read」としてマークされますが、マークされなくなります。

Apple Mailにお任せください。

問題は、乱雑になった受信箱そのものではありません。重要な情報を失わないために、また、自分のところにやってくる瑣末な情報に対抗するために、毎日それをかき分けなければならないということです。

適切なルールがあれば、メールはあなたの注意が必要なコンテンツを強調し、その他のコンテンツを隠したり、取り除いたりすることができます。重要なメールを1つか2つの安全な場所にリダイレクトすれば、あとは安心して、もしかしたら永遠に無視できるかもしれません。

もちろん、ルールはapplemailのメールを分類する一つの方法ですが、より多くの選択肢のために他のクライアントを試すことができます。