アウトルックでメールをアーカイブする方法
メールのアーカイブは、受信トレイをすっきりさせる最良の方法のひとつです。outlookforwebとoutlookfordesktopの両方が簡単に電子メールをアーカイブすることができます。
このガイドでは、コンピュータ上のMicrosoft Outlookで電子メールをアーカイブするための最良の方法をすべて説明します。
アウトルックにアーカイブをは何ですか？
Outlookと電子メールの文脈では、アーカイブは基本的に、メインの受信トレイとは別に保存しておくことを選択したすべての電子メールのことです。
outlookforwebでは、メールのアーカイブとは、メインの受信トレイフォルダからアーカイブフォルダへメールを移動させることを意味します。
outlookfordesktop では、電子メールのアーカイブは基本的に、メインの outlookpst ファイルから新しい PST ファイルに電子メールを移動することを意味します。このPSTファイル内を移動して、いつでもアーカイブされたすべてのメールにアクセスすることができます。
これからOutlookを始める方は、outlookforwebとoutlookfordesktopを比較して、どちらが自分のニーズに合っているかを確認してください。
アウトルック アーカイブをすべてのメールアカウントで使用できますか？
Outlookでアーカイブ機能を使用できない状況は2つあります。
まず、Exchange Server のメールアカウントを持っていて、組織で Microsoft Exchange Server Online Archive を使用している場合、Outlook のネイティブアーカイブ機能を使用することはできません。
次に、ネットワーク管理者がアーカイブを無効にしている場合、メールのアーカイブもできなくなります。
いずれの場合も、お客様の組織のネットワーク管理者にご相談ください。
outlook for webでメールをアーカイブする方法
outlookforwebでのメールアーカイブは、デスクトップアプリケーションでアーカイブするよりも簡単です。数回クリックするだけで、選択したメールがアーカイブされます。
その方法はこうだ。
- Outlook.comにアクセスし、メールアカウントにログインする。
- 左側のメールがあるフォルダーをクリックします。
- 右ペインからアーカイブするメールを選択します。
- 上部のメニューバーにある「アーカイブ」と表示されたオプションをクリックします。
- 誤ってメールをアーカイブしてしまった場合は、下部の「元に戻す」をクリックすると、操作を取り消すことができます。
左のアーカイブをクリックすると、アーカイブされたすべてのメールを見ることができます。
アーカイブされたメールをホームフォルダーに戻すには、アーカイブフォルダーでメールを探し、メールをクリックして、上部にある「移動先」をクリックし、移動したい場所を選択します。
関連：Gmailの古いメールをすべてアーカイブし、受信トレイをゼロにする方法
アウトルックでメールを自動的にアーカイブする方法
デスクトップ用Outlookでは、メールを自動または手動でアーカイブすることができます。ここでは、outlookfordesktopの自動アーカイブ機能の使い方を説明します。
自動アーカイブは、Outlookアプリケーションのメールを自動的にアーカイブするための機能の名前です。あらかじめ設定した時間が経過すると、ホームフォルダーからアーカイブにメールを送信する機能です。
この機能では、さまざまなオプションを設定することができ、次の手順でその方法を説明します。
- パソコンでOutlookを開く。
- 上部の「ファイル」をクリックし、左のサイドバーから「オプション」を選択します。
- 左の「詳細設定」をクリックします。
- 右側のペインで「自動アーカイブ」を探し、「自動アーカイブの設定」ボタンをクリックします。
- 上部にある「自動アーカイブを実行する」の各オプションにチェックを入れ、Outlookでこの機能を実行するタイミングを指定します。
- アーカイブのデフォルトフォルダ設定」セクションで、アイテムをいつアーカイブするかを選択します。基本的に、Outlookコンテンツの年齢を指定します。
- 参照」をクリックして、アーカイブファイルの保存先フォルダを選択します。デフォルトのoutlookpstディレクトリが気に入らない場合は、この作業のみを行う必要があります。
- 最後に、一番下の「OK」をクリックして、変更を保存してください。
Outlookが自動的にメールをアーカイブするのを止めるには、自動アーカイブ機能を無効にすることができます。
そのために
- パソコンでOutlookを開く。
- 上部の「ファイル」をクリックし、左側の「オプション」を選択します。
- 左の「詳細設定」をクリックします。
- 右ペインの「自動アーカイブ設定」をクリックします。
- 上部にある「AutoArchiveを毎回実行する」のチェックを外す。
- 一番下の "OK "をクリックします。
outlookでメールを手動でアーカイブする方法
メールアーカイブをよりよく管理するために、実際にOutlookでメールを手動でアーカイブすることができます。これにより、主要なメールを必要な時にアーカイブに送信することができます。
この方法を使うには
- パソコンでOutlookを開く。
- 左上にあるファイルをクリックします。
- 左の「情報」タブを選択します。
- ツール」の下矢印のアイコンをクリックし、「古いアイテムのクリーンアップ」を選択します。
- 手動メールアーカイブを設定するためのダイアログボックスが表示されます。
- 上部に、アーカイブファイルに何を含めるかを決めるためのオプションが2つあります。使用するものを選択します。
- アーカイブに追加するフォルダを選択します。
- カレンダー」オプションで、プロジェクトの期間を選択します。
- 参照」をクリックし、Outlookのアーカイブファイルを保存するフォルダを選択します。
- 下部の「OK」をクリックすると、Outlookでのメールアーカイブの作成が始まります。
アーカイブを作成した後、出来上がったPSTファイルは任意の場所に移動することができます。
outlookでアーカイブされたメールを表示する方法
デスクトップ用Outlookでアーカイブされた電子メールにアクセスすることは、Web用Outlookでアクセスするのと同じくらい簡単です。アーカイブファイルをOutlookに読み込むだけで、アーカイブされたすべてのメールが表示されます。
ここでは、PSTメールアーカイブファイルをパソコン上のOutlookにインポートする方法を説明します。
- Outlookを起動します。
- 上部にある「ファイル」メニューをクリックします。
- 左側のサイドバーで「開く・書き出す」を選択します。
- PSTデータファイルをプログラムにインポートする場合、右側のペインにある「Outlookデータファイルを開く」をクリックします。
- アーカイブファイルがあるフォルダに移動し、ファイルをクリックし、下部の「開く」をクリックします。
- ファイルがプログラムに読み込まれ、アーカイブされたすべてのメールを見ることができるようになるはずです。
複数のファイルがある場合は、Outlook PSTファイルをマージすることができます。
メールをアーカイブしてアウトルックをクリーンアップ
受信箱の中のメールの数を見るだけで圧倒されるようなら、アーカイブすることでその一部を取り除くことができます。上記の方法で、重要度の低いメールをアーカイブに移動させ、すぐに対応する必要があるメールに対応できるようにします。
メールの問題は、プロであってもその管理が簡単ではないことです。しかし、メールの管理を簡単にする方法を知ることで、いくつかのヒントが得られます。
- 2021-03-26 23:43 に公開
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