microsoft wordの文書をメールに添付して相手に送るという従来の方法に加え、クラウドから文書をアップロードして共有することも可能です。OneDriveのアカウントさえあれば、すぐに始められます。その方法をご紹介します。

Word文書をクラウドに保存するのは簡単で、いくつかのステップを踏むだけです。ただし、そのためには、OneDriveのアカウントが必要です。Microsoft 365やOffice 365をご契約されている方は、すでにお持ちだと思います。そうでない場合は、Microsoftアカウントを作成し、OneDriveにサインインしてください。

OneDriveのアカウントを設定したら、共有したいWord文書を開き、ウィンドウの右上にある「共有」ボタンを選択します。

選択すると、「共有」ウィンドウが表示されます。ここにはいくつかのオプションがあります。代わりにコピーを添付する」グループでは、WordまたはPDFの添付ファイルとして文書を送信することを選択できます。これらのオプションのいずれかを選択した場合、デフォルトの電子メールクライアントは、添付ファイルとして設定されたドキュメントを開くことになります。

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ただし、OneDriveからの共有を希望していますので、その場合は「共有」で「OneDrive」アカウントを選択してください。

選択すると、Wordが文書のコピーをOneDriveにアップロードし始めます。文書のサイズによっては、時間がかかる場合があります。

文書のアップロードが完了すると、「リンク送信」ウィンドウが表示されます。デフォルトでは、リンクを持つ誰もが編集可能です。この設定を変更するには、「リンクを張った人は誰でも編集できる」ボックスを選択します。

次のウィンドウで、(1)の「編集を許可する」の横のチェックを外して、権限を削除します。これにより、ドキュメントが読み取り専用になります。また、(2)有効期限を設定したり、(3)パスワードを設定することで、ドキュメントのセキュリティを高めることも可能です。調整後、"Apply "を選択します。

最後に受信者のメールアドレスを入力し、"送信 "をクリックします。

受信者には、文書へのアクセスを提供する電子メールが送信されます。招待状を受け取った方は、フラグが立っていることがありますので、必ず迷惑メールフォルダをご確認ください。

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また、共有されたリンクをコピーして、SlackやZoomなどのチャットアプリケーションで相手に直接送信することも可能です。そのためには、「リンクをコピーする」オプションを選択します。

次のウィンドウで、"コピー "を選択します。

これでリンクがクリップボードにコピーされ、共有できる状態になりました。受信者がこのリンクを受け取ると、文書にアクセスできるようになります。