googlesheetsを使い始めたばかりだと、その豊富な機能とアドオンに少し圧倒されるかもしれません。ここでは、Microsoft Excelに代わる強力で無料のソフトをすぐに使い始めるためのヒントを紹介します。

Googleシートは何ですか？

googlesheetを聞いたことがある方は読み飛ばしてください。まだ聞いたことがないという方のために、ここで必要な知識をお伝えします。googlesheetとは何か、すぐにでも始められるよう、基本をおさらいします。

googlesheetsは、GoogleがMicrosoft officeに対抗して、完全なオフィススイートであるGoogle Driveの一部として提供する、無料のWebベースの表計算プログラムです。このほか、ドキュメント（Word）とスライド（Powerpoint）もクラウド型スイートに含まれる主なサービスです。

関連：Google ドキュメント ビギナーズガイド

googlesheetsは、インターネット接続とウェブブラウザ（モバイル端末の場合は該当するアプリ）さえあれば、すべてのデバイスとプラットフォームで利用可能です。Googleは残りの作業を引き受け、クラウドでソフトウェアを実行する際には力仕事を引き受けます。

SheetsはXLS、XLSX、XLSM、TXT、ODS、CSVなど様々なファイル形式に対応しているので、Google Driveから直接Microsoft Officeファイルを表示したり、変換したりすることも簡単にできます。

Sheetsはオンラインの表計算プログラムなので、同じドキュメントを複数の人と共有し、修正、変更、提案をリアルタイムで追跡しながら共同作業を行うことができます。

もう十分お聞きいただけたでしょうか、さっそく始めましょう。

アカウント登録方法

googlesheetsを使用する前に、まずGoogleアカウント（@gmailアカウント）を登録する必要があります。すでにアカウントをお持ちの方は、お気軽に次のセクションへお進みください。そうでない場合は、Googleアカウントを作成し、フォームを設定する簡単な方法を説明します。

accounts.google.com にアクセスし、"Create an Account" をクリックし、"For Myself" をクリックする。

次のページでは、アカウントを作成するために、姓名、ユーザー名、パスワードなどの情報を入力する必要があります。

また、電話番号の認証は、ロボットではなく、実在の人物であることを確認するために必要です。

電話番号の認証後、フォローアップページでは、リカバリーメールアドレス、生年月日、性別、プライバシーステートメントと利用規約への同意を求めています。完了すると、あなたはGoogleアカウントの新しい所有者となります。

白紙のスプレッドシートを作成する方法

Googleアカウントが取得できたので、いよいよ最初のスプレッドシートを作成します。googlesheetsにアクセスし、右下にあるマルチカラーの「＋」アイコンにカーソルを合わせます。

+ が緑色の鉛筆のアイコンに変わるので、それをクリックします。

ワークシートの入力も可能です。新しいアドレスバーに移動し、Enterキーを押すと、自動的に新しい空のスプレッドシートが現在のタブに作成され、開かれます。

Microsoft Excelのスプレッドシートをインポートする方法

googlesheetsを使うのが全く初めてという方でも、すでにmicrosoftexcelのファイルをたくさん持っていて、それを使えたらいいなと思っているのではないでしょうか。その場合、Excelの書類をすべてアップロードすれば、あとはGoogleがやってくれる。一部のExcelスプレッドシートのような高度な機能や効果には対応していないかもしれませんが、非常によく機能し、常に新しい機能を追加しています。

Excel文書をインポートする場合、Google SheetsやDriveを使用してファイルをアップロードすることができます。いずれも、パソコンから直接Webブラウザにファイルをドラッグ＆ドロップしてアップロードする方法です。ハードディスクにアップロードしたすべてのファイルがありますが、便宜上、シーツのホームページにアクセスすると、スプレッドシートタイプのファイルだけが表示されます。

googlesheetsのホームページから、右上のフォルダーアイコンをクリックし、「アップロード」タブをクリックして、パソコンからExcelファイルをドラッグしてください。

Excelファイルをアップロードすると、自動的にワークシートが変換されて開かれるので、編集、共有、共同作業を開始することができます。

アップロードされた編集したいExcelファイルを開くには、Google Sheetsのトップページでファイル名の横にある緑色の「X」が付いたファイルをクリックします。

表示されたダイアログボックスから、「Excelファイルを表示する」または「ワークシートで編集する」をクリックします。

完成した文書は、XLSXまたはODS、PDF、HTML、CSVまたはTSVとしてダウンロードすることができます。ファイル」→「ダウンロード」をクリックし、希望の形式をクリックすると、ブラウザから保存した場所に直接ダウンロードされます。

関連：ExcelドキュメントをGoogleワークシートにインポートする方法

ドキュメントを他の人と共同制作する方法

googlesheetsの最大の特徴は、誰でも閲覧、コメント、編集が可能な共有リンクを生成できることです。共同作業者間で文書をやり取りするのではなく、あたかも同じコンピュータにリアルタイムで詰めかけているように、一斉に編集や提案を行うことができます。ただ一つ違うのは、パソコンで使える文字入力カーソルを各自が持っていることです。

共有したい文書から、緑色の「共有」ボタンをクリックして、ファイルへのリンクを誰にどのように送るかを選択します。メールアドレスを手動で入力するか、上部にある「共有リンクを取得」をクリックして、自分で招待状を送ることも可能です。

ドロップダウンメニューから、以下のオプションを選択すると、ファイルに対する共有ユーザーのアクセス権を編集することができます。

• 閉じる：共有が無効になっています。以前、他の人とリンクを共有した場合、そのリンクは機能しなくなり、その人が持っていた権限も取り消されます。
• リンクを持っている人なら誰でも編集可能：共有ユーザーには完全な読み取り/書き込みアクセスが提供されます。これはファイルの中身だけですが、それでもドライブから削除することはできません。
• リンクがあれば誰でもコメントを投稿できる：必要に応じて共有ユーザーがコメントを残すことができる これはチームプロジェクトに最適です。
• リンクがあれば誰でも閲覧可能：共有ユーザーはファイルを閲覧することはできますが、編集することは一切できません。これは、ファイルを共有する際のデフォルトの動作であり、ダウンロード用のファイルを共有しようとする場合に最適なオプションです。

他のドライブファイルやモバイル機器にも使える共有リンクで、さらにいろいろなことができます。これらのリンクの仕組みや生成方法についてのより詳細な情報は、こちらの記事をご覧ください。

関連：Google Drive上のファイルに対して共有可能なダウンロードリンクを作成する方法

共有ワークシートのセル編集の防止

googlesheetsでドキュメントを共有し、コラボレーションする機能は、最高の機能の一つです。しかし、時には特定の細胞の完全性を維持し、誰かがそれを変えようとするのを阻止したい場合があります。そのため、スプレッドシートをグループで共有しているが、ドキュメント内の特定のセルを編集できないようにしたい場合、そのセルへのアクセス権を剥奪する必要がある場合があります。

保護したいすべてのセルをハイライトし、ツールバーの「データ」→「シートと範囲の保護」をクリックします。

右側に「保護されたシートと範囲」ペインが表示されます。ここで簡単な説明を入力し、「アクセス権の設定」をクリックすると、セルの保護権限をカスタマイズすることができます。

デフォルトでは、すでに文書の編集権限を持っている人は、ページ上のすべてのセルを編集することができます。この範囲を編集できる人を制限する」の下にあるドロップダウンメニューをクリックし、「カスタマイズ」をクリックして、選択したセルの編集を許可する人を設定します。

編集できる人のリストでは、デフォルトで編集権を共有しているすべての人が選択されています。選択したセルを編集したくない人の選択を解除し、"Finish "をクリックします。

保護したセルを誰かが変更または編集しようとすると、そのセル/ワークシートが保護されていることを示すプロンプトが表示されます。

誰かがセルを編集する前に警告を表示したり、スプレッドシート全体を保護したい場合など、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

関連：Google Sheetsのセルを編集されないように保護する方法

文書に対する最近の変更点をすべて表示する方法

ドキュメントを他の人と共有する場合、自分がその場にいなければ、発生したすべての小さな変更を把握することは困難です。そのため、改訂履歴があります。 GoogleSheetsは、ドキュメントで発生したすべての変更を記録し、混乱を減らすためにそれらを時間帯にグループ化します。また、ワンクリックで履歴に記載されている以前のバージョンに文書を戻すことも可能です。

最近の変更点の一覧は、「ファイル」→「バージョン履歴」→「バージョン履歴の表示」をクリックすると表示されます。

各メンバーが行った変更は、それぞれ異なる色で表示されるので、見ていない時でも誰が何を行ったかを簡単に把握することができます。

関連：Googleドキュメント、ワークシート、スライドファイルの最新の変更点を表示する方法

googlesheetsのオフラインでの使用方法

Google Sheetsにアクセスする必要があるけれども、インターネットに接続していない場合はどうすればいいのでしょうか？Sheetsはウェブベースの製品ですが、オフラインで使えないというわけではありません。Chrome用の拡張機能をダウンロードし、あらかじめオフラインで使用するためのファイルを有効にしておく必要があります。ファイルに加えられた変更は、次にインターネットに接続したときに更新されます。

公式Chrome拡張機能をダウンロードした後、Google Sheetsのホームページに行き、左上のハンバーガーメニュー> Settingsをクリックします。この後、「オフライン」を開く位置に切り替えて、「OK」をクリックします。"

ローカルコンピュータのストレージスペースを節約するために、Googleは最近アクセスしたファイルのみをダウンロードし、オフラインで利用できるようにします。手動でファイルを有効にするには、3つの点のアイコンをクリックして、「オフラインで使用可能」を「オン」に切り替えてください。

関連：Googleドキュメントをオフラインで利用する方法

Google Formsで直接単語を翻訳する

ページを開いたまま、単語やフレーズを別の言語に翻訳する必要がありますか？さて、Googleシートのセルに直接、個々の単語やそれらのバッチを翻訳するために使用することができる特別な式があります。計算式は以下の通りです。

文書内のテキストを翻訳する場合、翻訳したい単語を直接数式に入力するか、翻訳したい単語/フレーズが含まれるセルを入力することができます。ここでは、セルA2のテキストを引用し、入力言語を英語（en）、出力を中国語（zh）に指定し、Enterキーを押してその動作を確認します。

1列に単語のリストがある場合は、数式を含むセルを選択し、青い四角を目的の行までドラッグするだけです。

Google翻訳を使ったことがある人なら、100％正確でないことはご存知でしょうが、一般的な単語やフレーズについては、信頼できるソリューションとして使うことができます。

関連：Google Sheetsで直接Google翻訳を使う方法

マクロで面倒な作業を自動化

googlesheetsは、特定の命令列を使用して反復作業を自動化し、スプレッドシートの生産性を高めることができます。記録」をクリックすると、面倒な手順を再現するためのすべてのコードを含むスクリプトが作成されます。

googlesheetsでマクロを記録すると、アクションをコピーするためのすべてのコードを含むAppsスクリプトが自動的に作成されます。つまり、コードの書き方を知らなくても、複雑なマクロを作成することができるのです。次に実行すると、マクロが記録されたときに実行されたすべてのアクションがワークシートに実行されます。基本的に、あなたはgooglesheetsに、一つのコマンドでお気に入りのドキュメントを操作する方法を教えているのです。

関連：スクリプトエディターでGoogle Appsを超高速化する方法

ここでは、その強力な機能の一例をご紹介します。

• フォーマットやスタイルを適用する。
• 新規にスプレッドシートを作成する。
• googlesheetsの機能、ツールバー、メニュー、または関数を使用する。

空は無限に広がっている

Google Worksheetsを起動し、ツール＞マクロ＞マクロの記録をクリックします。

ウィンドウの下部にある録画メニューには、アクションをキャプチャするための2つのオプションが含まれています。

• 絶対参照：マクロは記録したセルに対してのみタスクを実行します。セルB1がイタリック体であれば、どのセルをクリックしてもマクロはB1だけをイタリック体化します。
• 相対参照：マクロは、ワークシート内の位置に関係なく、選択されたセルに対してタスクを実行します。B1 と C1 を斜体にした場合、同じマクロを後日、セル D1 と E1 を斜体にするために再利用することができます。

絶対参照か相対参照かを選択し、クリックを開始し、フォーマットを設定し、これらの操作をコピーする順序を設定します。

これで、セルの移動、書式の適用、関数の作成などを始めることができます。

このマクロのすべてのアクションをキャプチャした後、"Save "をクリックします。

マクロの名前を入力します。また、Googleでは最大10個のマクロにショートカットを作成することができます。マクロをキーボードショートカットにバインドするには、空欄に0～9の数字を入力します。終了したら、"Save "をクリックします。

マクロの名前やショートカットを調整する必要がある場合は、［ツール］→［マクロ］→［マクロの管理］で編集することができます。

開いたウィンドウで、必要に応じて調整し、"Update "をクリックします。

次回から、マクロに関連するショートカットを押すと、ツールバーからマクロメニューを開かなくてもマクロが実行されます。

マクロが絶対参照の場合、キーボードショートカットを押すか、ツール＞マクロ＞マクロで適切なオプションをクリックすることでマクロを実行することができます。

その他、マクロが相対参照の場合は、スプレッドシートでマクロを実行するセルをハイライトし、適切なショートカットをクリックするか、ツール > マクロ > マクロの順にクリックします。それをクリックします。

より詳しい情報をお知りになりたい場合は、Google Sheetsのマクロを使用したディープダイブをご覧ください。

関連：マクロでGoogleワークシートを自動化する方法

重複する項目を削除する

スプレッドシートから重複した項目を削除する必要がありますか？googlesheetsのビルトイン機能では全く問題ない。スクリプトを書いたり、自分で手動で実行することなく、スプレッドシートから重複する値を簡単に削除できます。

削除する重複項目を含むテーブル/セルをハイライトし、[データ] > [重複項目の削除] をクリックします。データにヘッダー行がある場合は、"データにヘッダー行がある "にチェックが入っていることを確認し、"重複項目の削除 "をクリックします。

最適なGoogle Formsアドオン

googlesheetsの基本を一通り学んだところで、アドオンを追加することで、本当のスーパーユーザーになることができます。アドオンはウェブブラウザの拡張機能に非常に似ていますが、GoogleSheetsに特化しており、サードパーティの開発者から追加機能を取得することができます。事実の自動検索や計算式の作成、学生への文書の「配布」、業務報告書の作成、さらには文書から直接メールを送信するツールをインストールすることができます。

最適なアドオンをお探しなら、私たちにお任せください。

関連： ベストGoogleシーツプラグイン