データ検証は、Excelスプレッドシートを使って他の人からデータを収集する際に、慎重に計画したセルに誤った情報が記入されることが多いという場合に役立ちます。

このツールは、特定のセルを制限して、正しくフォーマットされたデータのみを許可することができます。もし誰かが、「15.68ドル」ではなく「空港ランチ」のように、あるべきでないものを経費報告書に入力すると、Excelは正しい入力ができるまでその入力を拒否します。あなたの時間を無駄にさせないための消極的な方法だと考えてください。

例として、基本的な経費報告ワークシートのオトクな使い方を紹介します。例えば、あるセルには通貨としてフォーマットされた値しか入力できないようにしたいとします（つまり、ある数字の後に小数点があり、その後に2つ以上の数字がある場合）。

まず、制限をかけるセルをすべて選択します。

リボン上の「データ」タブに切り替え、「データ検証」ボタンをクリックします。ウィンドウがフルサイズでなく、タブが見えない場合は、2つの横長のボックス、緑のチェックマーク、赤の十字の丸がアイコンになっています。

データ検証ウィンドウの「設定」タブで、「許可」ドロップダウン・メニューをクリックします。ここでは、選択したセルに特定の種類の入力を許可するように設定することができます。今回の経費報告書では、ユーザーが小数点以下2桁の数値を入力することを強く求めますので、「decimal」オプションを選択することにします。また、セルにテキストが含まれていること、時刻や日付、特定の長さのテキストが含まれていること、さらに独自のバリデーションなど、他の条件も選択できます。

許可]ドロップダウンリストで選択したデータの種類によって、[設定]タブの残りの部分で利用可能なオプションが変更されます。通貨に対応する値が必要なので、「データ」ドロップダウンリストを「間」の設定にします。そして、最小値0.00、最大値10000.00という必要十分な値を設定することにします。

試しに、OKをクリックしてバリデーション設定を適用し、間違った値を入力してみてください。例えば、朝食の値として、食事代ではなく「パンケーキ」と入力すると、エラーメッセージが表示されます。

これは、正しい種類のデータのみを入力するように制限するものですが、必要なデータの種類についてのフィードバックはありません。では、それもアレンジしてみましょう。

データ検証」ウィンドウ（リボン上の「データ」→「データ検証」）に戻る。ここでは2つのオプションがあります（必要であれば両方使用することができます）。入力メッセージ」タブを使用すると、ユーザーがデータ検証を有効にしてセルを選択したときに、必要なデータの種類をポップアップツールティップで表示させることができます。また、「エラーアラート」タブでは、不正なデータ型が入力されたときに表示されるエラーをカスタマイズすることができます。

まず、「入力メッセージ」タブに切り替えてみましょう。ここで、「セル選択時に入力メッセージを表示する」オプションがオンになっていることを確認します。次に、入力ツールにタイトルといくつかのテキストを与えます。ご覧のように、セルの一つをクリックすると、その内容を知らせるメッセージが表示されます。

Error Alertsタブでは、ユーザーが間違ったタイプのデータを入力したときに表示されるエラーメッセージをカスタマイズすることができます。無効なデータを入力した後にエラーアラートを表示する」オプションがオンになっていることを確認します。エラーメッセージのスタイルをスタイルドロップダウンリストから選択します。停止（赤丸に×）、警告（黄三角に感嘆符）、情報（青丸に小文字のi）などを、メッセージの強さに応じて使い分けることができます。

メッセージのタイトル、つまりメッセージの本文を入力し、「OK」をクリックして終了します。

このエラーメッセージは、誰かが間違ったデータを入力しようとしたときに、より役立つ（または皮肉なことに、あなたが望むなら）ようになりました。

データの検証を設定するのは余分な作業ですが、スプレッドシートを使って他の人からデータを収集する場合は、多くの時間を節約することができます。自分の失敗を防ぐことにもつながります。このデータに依存する計算式や自動化されたタスクを設定している場合、これは二重の意味を持っています。