方法1 方法1/3：優先順位を明確にする

1. 1 会場費にいくらかけられるか、予算を確認する。会議の予算には、ホテル代だけでなく、マーケティング資料、飲食代、プレゼン用機材などの費用も含まれているはずです。もし、予算がないのであれば、理想的な会議の予算を考え、その数字になるべく近づけるようにしましょう。例えば、カンファレンス参加者の登録料が合計3万円と予想される場合、27,000ドルから30,000ドルの間で予算を設定し、ある程度の余裕を持たせておくとよいでしょう。ホテルを選ぶ際には、予算の上限を決めておくと、判断の目安になります。そうすることで、ホテル側にも予定金額を伝えることができます。

2. 2.会議の出席者数の見込みを算出する。これによって、ホテルがイベントのために用意しなければならない空き部屋の総数がある程度わかります。過去に開催したことがある場合は、過去のデータから平均的な参加者数を出してください。カンファレンスに登録したり、興味を示したりした人がいれば、この数字を利用して、最も正確な見積もりを出してください。また、参加予定者のリストサーブを利用できる場合は、今年のカンファレンスに興味があるか、または参加する可能性があるかを尋ねるメールを送信することも可能です。

3. 3つ目は、ホテルにどれだけのスペースが必要かを判断することです。会議参加者は、寝室のほかに、1室以上の会議室と、プレゼンテーションや各種展示を行うためのスペースが必要です。どのようなアクティビティを含む会議にしたいかを決めることで、ホテルがどのようなスペースを提供する必要があるかが決まります。カンファレンスに出展を希望する参加者、サプライヤー、その他の組織の人数を考慮してください。

4. 4 会場に特定のテーマやイメージを反映させる必要があるかどうかを検討する。会議に対する自分自身のビジョンと、会議の参加者やオブザーバーの期待の両方を考慮してください。会議の成功に適性を重視するのであれば、会議のビジョンに沿ったホテルに限定して検索する必要があります。例えば、出席者に感動を与えるような非常にエレガントな会議場を希望するのであれば、5つ星ホテルしか探せないかもしれません。

方法2 方法3の2：さまざまなホテルの研究

1. 1 ホテルのホームページで、適切な宿泊施設があるかどうかを確認する。ほとんどのホテルでは、空室状況、会議室や施設、過去に会議を開催した実績などの情報をウェブサイトに掲載しています。このページで、さらにホテルを調べるかどうかを即座に判断してください。ヒント：ホテルは開催予定日の少なくとも6ヶ月前に評価を開始する。毎年開催される大規模なイベントの場合、主催者が直近のイベント終了後に評価を開始することも珍しくありません。

2. 2 出席者の利便性を考慮したホテルを確保する。遠方から会議に参加する場合、空港や駅に近いホテルであることが必要です。多くの参加者が車で来場することを想定している場合、ホテルには彼らの車を収容できる十分な広さの駐車場が必要です。また、ホテルの近くにレストランやバー、その他のアトラクションがあるかどうかも確認し、会議参加者が夜に娯楽を楽しめるようにする必要があります。

3. 3.利用可能な会議室の数や広さを聞く。多くの会議では、会議中に大小のグループが集まれるスペースを確保するため、複数の会議室や集会室が必要となります。各部屋の電源やワイヤレス接続の可否を必ずご確認ください。会議室でプレゼンテーションを行うのであれば、スピーカーが使用するAV機器や機能が必要です。

4. 4 必要に応じて、食事提供や献立作成について電話で問い合わせる。これは、ホテルが会議のケータリングを提供する場合、またはホテルがケータリングのためのサービスを提供する場合にのみ必要なものです。食事提供の手配やメニュー計画、会議間の軽食やフィンガーフードの候補を検討し、イベント中に会議プラットフォームに食べ物や飲み物が提供されるようにする。出席者のさまざまな食事制限に対応できるよう、多様なメニューを用意してくれるホテルが理想的です。

5. 5 展示機材の受け入れ・保管能力について、スタッフに聞いてみる。ホテルが、実際のプレゼンテーションの前に、参加者の展示品を事前に、または会議室で保管できるかどうか、マネージャーまたはスタッフに尋ねてください。もし、ホテルにそのようなスペースがなければ、参加者は会議の間ずっと展示物を部屋に置いておかなければならず、居心地が悪くなる可能性があります。また、イベント終了後の機材や展示物の運搬について、ホテルがどのようなサポートを提供できるかについても尋ねてください。

6. 6 そのホテルを利用したことのある他社に連絡を取り、感想を聞く。過去に当ホテルを会議に利用したことのある他の組織をご存知であれば、その経験がどのようなものであったかを教えていただけると思います。そのホテルが今回の会議に適していたかどうか、また、次回も同じホテルを選ぶかどうか、具体的に尋ねてください。また、このような情報は、ネットでホテルのレビューを調べると出てきます。

7. 7 その他に必要な費用や手数料については、担当者にご相談ください。部屋やプレゼンテーション機器の初期費用だけでなく、あなたがすぐに思いつかないような他の費用があるかどうかを調べてください。もし費用がかからないと言われたら、できれば過去にそこでミーティングを運営したことのある人にセカンドオピニオンを聞いてみるのもいいかもしれませんね。

方法3 方法3：ホテルを決める

1. 1 各ホテルがイベント当日に空室があるかどうかを確認する。どのホテルが自分たちのニーズに合っているかがわかったら、そのホテルが実際に会議を開催するときに利用可能かどうかを調べる必要があります。会議の日程を変更する余裕がない限り、空室がないホテルはリストから除外してください。

2. 2 気になる各ホテルから見積もりを取り、比較する。フロントに電話し、会議に必要なものをすべて説明し、ホテルがあなたの組織にいくら請求するか尋ねる。価格だけでなく、ホテルのレビューもぜひ参考にしてください。価格が安いのは魅力的ですが、宿泊や接客の評価が低いホテルであれば、少しお金をかけてでも評価の高いホテルを選んだほうがよいかもしれません。ホテルは、あなたの組織がそのホテルを選択するためのインセンティブを提供するかどうかを尋ねてください。あなたが複数のホテルを比較していることが分かれば、あなたのビジネスを確保するために何らかのインセンティブを与えてくれるかもしれません。

3. 3 各ホテルが自分のニーズに対応しているか確認する。まだホテルに行ったことがない方は、ぜひ一度敷地内を訪れてみてください。会議の成功のために絶対に必要だと思われる宿泊施設がすべて揃っているかどうかを確認します。例えば、会議場に最低1つの会議室があることが絶対条件であれば、興味のあるホテルを1つ1つチェックして、会議に使える大きな会議室があるかどうかを確認するのです。

4. 4 予算内で最も便利で利用しやすいホテルを選ぶ。会場に余裕があり、会議の日程に空きがある場合は、どのホテルが会議のニーズに最も適しているかを判断すればよいのです。判断が難しい場合は、会議にとって最も重要な宿泊施設を決め、そのすべてが揃っているホテルを選ぶとよいでしょう。例えば、レストランがあることよりも、広い会議室があることが重要であれば、各ホテルの会議室の広さを参考に、どのホテルが最適なのかを判断してください。ヒント：自然災害や緊急事態で第一候補が使えなくなった場合、第二候補を用意しておくとよい。コンティンジェンシー・プランを用意しておけば、大きなイベントの移動に伴うストレスの多くを、短期間で軽減することができます。