第1部分第1部分（共4部分）：组织通话

1. 1单击方便的会议软件。如今，你有各种各样的网络研讨会项目可供选择。选择大多数远程与会者已安装的用户友好型设备。如果通话中包含幻灯片，请确保您选择了带有视频组件的软件。如果安装的软件不是一个现实的选择，那么可以选择一个每个人都可以在线免费访问的服务。要容纳没有软件要求的与会者，请确保通话在有扬声器电话的房间进行。如果网络研讨会软件出现故障，此拨入选项也将是一个方便的备份。

2. 2为与会者提供方便的时间。每天选择三到五个可能的日期和时间。向所有参与者发送一封电子邮件，以评估他们对每种可能性的可用性。告诉任何不能及时赶到的人，尽快让你知道。你也可以使用在线日程调查，比如涂鸦。这些工具允许与会者通过单击鼠标选择日期和时间。如果选择此选项，请不要忘记在电子邮件中包含链接。如果所有与会者都在同一时区，请避免在午休时间、工作日开始时和/或正常工作时间之后拨打计划电话。

3. 3编写议程。包括需要讨论的主题。涵盖您预期其他成员提出的任何问题或担忧。首先关注积极的问题。然后，应对挑战，提出解决方案或想法，以克服任何障碍。如果您计划将任何任务分配给某些与会者，请在发送议程之前与他们讨论。你最不想做的事就是突然抓住某人，或者给经理或客户提供不正确的信息。

4. 4通过电子邮件向所有与会者发送初步信息。包括他们登录呼叫所需的所有信息，例如呼叫号码和密码。在电子邮件中附上议程草案。请每个人都仔细阅读，如果他们想添加内容或修改现有内容，请通知您。

5. 5指定一名记录员。为此任务选择最负责、最专注的物理与会者。确保他们包括在场每个人的名字。让他们总结讨论的要点，将议程作为提纲。如果他们的手机上有数字录音机或录音功能，如果没有讨论敏感材料，请让他们使用。如果您正在使用网络研讨会软件上的录制功能，请不要跳过此步骤。技术可能会在你最意想不到的时候失败。如果发生这种情况，您将写入分钟作为备份。

6. 6发送提醒电子邮件。如果是在午餐后或早上预定的通话前一天，请在通话当天执行此操作。利用此机会发送通话中需要的任何报告或文档。您有责任确保每个人都在同一页上，并且每个人都在通话前完成了自己的职责。如果是其他人创建了这些材料，请转发他们包含这些文件的消息，以给予他们信任（或防止责任落在你身上）。

第二部分第二部分，共四部分：做好就任主席的准备

1. 1起草笔记或谈话要点。充实议程上已有的项目，以避免失去重点。不要起草事先准备好的声明。坚持列出要点、简短的命令和不完整的句子。这将防止你听起来很机械。一些例子包括：招聘需求的当前状态：会计人员现已全部配备。还需要新的营销经理和广告行政助理。预算限额=两个职位总计100000美元。效益变化：总部逐步淘汰401k。为新员工制定新的403b计划。健康、牙科、视力保险目前没有变化，但仍在审查中。

2. 2列出与会者名单。包括他们的来源和一般个人信息。在介绍每个人时使用此信息。您还可以在等待其他与会者加入时使用此信息进行聊天。把这份清单复印一份给你的笔记员。记笔记的人不用花时间写下每个人的名字，只需在每个人到达或登录时核对他们的名字即可。尽量缩短与会者列表。

3. 3查看您将要呈现的任何信息。不要等到最后一分钟。在完成笔记和/或演示后的第二天开始查看信息。试着把要点记在记忆中，这样你就可以讨论它们，而不用停下来看你的论文或屏幕。您保存的每一秒都可以用于其他演示者或提问。

4. 4在通话前一两天调查房间。确保所有设备都存在且工作正常。如果您使用的房间很大，预计会有很多与会者，请寻找位置有策略的演讲者。如果有任何东西丢失或出现故障，请尽快通知相关部门。

5. 5设置通话。如果可能的话，提前10分钟登录电话会议。某些工具在计划时间之前不允许您登录。其他人不会让任何人交流，直到有一个拥有特殊密码的领导登录。最后一次测试桥梁，确保其运行平稳。如果你不知道如何使用设备，请提前几天学习。如有必要，请向公司IT部门寻求帮助。不知道如何操作软件或硬件会让你看起来不专业。

第3部分第3部分，共4部分：进行通话

1. 1迟到者多给五分钟。准备一些笔记，以便在通话开始时开始闲聊。按与会者的姓名、头衔和所扮演的角色介绍所有与会者。如果有人在延迟五分钟后到达或加入电话，不要打断正在进行的讨论。等到演讲者讲完或话题结束后，让迟到者自我介绍。当人们打电话时，公开承认他们，说：“看起来珍妮特加入了。你好吗，珍妮特？”

2. 2回顾会议礼仪。要求与会者拨入电话时将手机静音，以避免背景噪音。要求他们避免使用hold按钮来阻止播放公司的hold音乐。告诉在场的每个人让手机静音，并让他们远离会议电话，以防干扰。确保所有与会者讲话声音清晰，以便每个人都能听到。

3. 3勾选议程。密切关注时钟，以满足与会者和演示者的需求。如果你没时间了，先讨论最重要的问题。如果有人问了一个你无法回答或没有预料到的问题，告诉他们你会尽快回复他们。如果人们的发言时间已经过了，请在他们的发言时间到了之后打断他们。

4. 4如有必要，安排跟进电话。不要等到通话结束后才执行此操作。在开始议程上的问答（Q&A）之前做好准备。询问每个人下次打电话最方便的日期和时间。如果大多数与会者尚未决定，请在通话后发送日程调查。

5. 5至少留出15分钟进行问答；答：在电话会议中，你可能很难让每个人都参与。为了防止这种情况发生，不要问任何人是否有任何问题。相反，向与讨论主题相关的特定人员提问。例如，您可以问：“Bob，您是否获得了创建主题文本所需的所有信息？”

6. 6结束通话。在预定的结束时间前大约五分钟开始结束。如果问题（&A）；A仍在进行中，请告诉大家您还有时间再问一个问题。感谢大家抽出时间，并祝他们一天或一周（结束）愉快。在解雇所有人之前，总结一下决定并概述下一步的步骤。

第4部分第4部分，共4部分：电话后采取行动

1. 1创建摘要。通话后立即开始执行此操作。向你的笔记员要一份会议记录。确保列出每个人的责任清单。会议记录将以书面形式记录对话，以防以后出现任何差异。请一位同事在你发出摘要之前校对一下。第二双眼睛可以捕捉到你可能忽略的错误，无论你已经校对了多少次材料。

2. 2向所有与会者发送总结。一旦你做了校对员推荐的任何编辑，就要这样做。邀请所有收件人发表评论或提出可能在通话过程中忘记的问题。如果您承诺发送一份跟进电话的日程调查，请将该链接包含在摘要中。

3. 3履行承诺和截止日期。按照通话中讨论的内容采取行动。如果你答应以后再回答任何问题，请在一周内跟进。满足您设定的任何截止日期。确保在合理的时间内将任何承诺的工作交付给适当的收件人。

其他电话会议文档

请求电话会议的信函示例

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电话会议议程示例

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电话会议提醒电子邮件示例

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• 除非你要使用视频会议软件，否则不要讲笑话。幽默通常依赖于你的肢体语言，如果你使用的是纯音频选项，与会者将看不到你的肢体语言。