職場で会議の依頼を受けて、頭を抱えたことはありませんか？何のための会議なのか、何を話し合っているのか、なぜ自分が招待されたのか、などなど。何かヒントはないかと他の招待客を見るが、圧倒されたままだ。

曖昧な会議への招待を受けたら、断るべきだと言われています。さて、あなたが同意するかどうかは別として、もしあなたがコーディネーターなら、頭を悩ませている人たちが、単に混乱しているという理由でそれを断るというリスクを冒す価値があるでしょうか？

先見の明と適切なツールがあれば、会議の目的を明確にし、不明確な会議依頼による出席者減少のリスクを軽減することができます。

5週間前からの計画

誰が」「何を」「いつ」「どこで」「なぜ」使うのかをよく考えてから、気軽なミーティング依頼を出してみてください。

1 招待する人

会議への招待状は、参加者が多すぎたり、間違った参加者を送ったりすることがよくあります。

• 誰を招待すればいいのか？
• 議論に参加する必要があるのは誰ですか？
• 目標を達成するために必要な知識は誰が持っているのか？

よくわからないからと、わざと部署の全員を招待するのはやめましょう。

2 会議の内容

これはプランの中で最も重要な部分です。会議の本当の目的は何か、目的は何か、期待される結果は何か、考えてみてください。会議の場所を自分で決められないのであれば、それは時期尚早かもしれません。

iii. 会議の開催時期

小規模なオフィス環境で働いている場合、これは重要なことではないと思われるかもしれません。しかし、大企業や大規模な会議では、必須です。遠隔地にいる参加者は、異なるタイムゾーンに住んでいて、皆と同じ時間帯に働いているのでしょうか？

必ず、誰もが利用しやすい時間を選んでください。

4 集合場所

これは、オフサイトの参加者がいる場合のミーティングを計画する際にも重要なポイントです。電話会議が必要ですか？Web会議を企画すべきか？それとも、敷地内の会議室の予約だけでいいのでしょうか？参加予定者への配慮を必ず記載してください。

5 会議の理由

それは、質問の内容と同じくらい重要なことです。なぜ、会議が必要なのか？目標は部屋一杯の人でないと解決できないのか？ちょっとした研究の○○○○ができる？この時点で会議を招集するのに十分な情報があるのか？

会議は関係者全員の仕事のための時間を確保するものであり、参加者の時間を無駄にすることは最も避けたいことであることを忘れないでください。

会議のアジェンダを作成する

5つのWに答えられたら、会議の招待状やアジェンダに使ってみてください。そう、会議のアジェンダは、さまざまな理由でほぼ必ず必要なものなのです。

会議の議題では、参加者は以下を行うことができました。

• 会議の目的・趣旨を理解する。
• ディスカッションのポイントを確認し、自分のパートを考えたり、質問を事前に準備したりできるようにしましょう。
• 会議の最後に何を期待されているのか、あるいは会議ではどのような問題を取り上げるべきかを確認する。
• ミーティング中も、常にアンテナを張り、軌道修正する。

テンプレートから始める

アジェンダを作成するのに最適な方法は、テンプレートから始めることです。時間の節約になるだけでなく、必要な内容のアウトラインがすでに含まれているのです。ここでは、Microsoft Wordで表示できる会議の議題テンプレートの選択肢を紹介します。会議の種類や規模を問わず、柔軟に対応することができます。

この議題テンプレートは、整った会議議事録のテンプレートが含まれている点が素晴らしいです。一度のダウンロードで、両方を同時にダウンロードすることができます。テーブルレイアウトが良ければ、全員が目的、参加者リスト、主題のアジェンダを明確に見ることができます。また、忘れがちな、参加者が持参すべきものを示すコーナーも有効です。

次のアジェンダのテンプレートもおすすめです。もう一つのものと同様に、目的、議題、過去のアクションアイテムを簡単に確認することができます。しかし、会議中にメモできるアクションアイテムや、メモを取る場所なども新たに用意されています。

ここでは、すっきりとした印象のテンプレートをご紹介します。最初に示したものと同様、基本的な表形式で、見やすいセクションを設けています。さらに、参加者が持参すべきものを記載する欄も設けています。

効果的なアジェンダの作り方

会議アジェンダのテンプレートが決まったら、効果的かつ効率的に完成させることが重要です。明確で、正確で、解釈の余地のないように最善を尽くす。参加者欄は一番簡単な部分ですが、それ以外はしっかり伝えなければなりません。

会議の目的

これは、1文か2文（多くても）のシンプルなミーティングの目的であるべきです。これは、自分自身への問いかけからくるものです。例えば、新しいWebサイトのユーザーインターフェイスのレイアウトを3つ検討するセッションがあるとします。

これを明確にすることが目的であって、いわば「新しいホームページを語る」ことが目的ではないはずです。後者は支離滅裂で、議論されている部分を特定できず、全体的に不明確です。

会議の議題 トピックス

ここでは、議論しようと思っている各セクションをリストアップします。この場合も、あるトピックについて議論することが予想される人が準備できるように、この点を明確にする必要があります。

上記の例で言えば、ウェブ開発者の請求書には、長所、短所、3つのレイアウトの選択肢が求められるとすれば、それはそれでよいのです。単に述べるだけでなく、レイアウトについて話すこと。ビルは、あなたが話したいことを正確に知っているのでしょうか？あなたが言えば、彼はそうします。

持参するもの

参加者に情報、資料、写真など、あらゆるものを提供してほしい場合に、このセクションを使用します。参加者が現れたからといって、あなたが望むものを提供してくれるとは思わないでください。

ビルの場合、アジェンダのトピックをよくご存じなので、申し分ないですね。ただし、各ページの長所と短所のリストとそのページの写真を持参させるために、議題の適切なセクションに追加してください。

事前にアイテムを提供する

可能であれば、ミーティングリクエストを送信する際に、アジェンダを添付してください。こうすることで、会議の時間が来たときに簡単に利用でき、出席者に何をすべきかを正確に伝えることができます。直前の打ち合わせを予定している場合は、なおさらです。

ミーティングリクエストをかなり前に送信した場合、アジェンダを待つことを好むかもしれません。これは作業中かもしれませんし、詳細を待っていただくことも可能です。その場合は、会議の目的、テーマ、提出の予備項目を簡単にまとめておけばよいでしょう。

そして、正式なアジェンダはX日に送付されることを明記し、少なくとも会議の3日前までに送付するようにします。また、できればアジェンダのコピーを印刷して会議に持参するのも賢明な方法です。いつも一人くらい忘れている人がいるようです。

議事録の撮影準備

この設計図に従えば、あなたの会議は素晴らしいスタートを切ったことになります。しかし、もうひとつだけ、事前にやっておかなければならないことがあります。会議の議事録の撮影を準備する。

ここでもテンプレートの活用が理想的です。手書きで書きたい場合はこれらのMicrosoft Wordテンプレートオプションを印刷し、デジタルデバイスで使用することもできます（該当する場合）。

このテンプレートは、Microsoft Wordで見つけることができ、各アジェンダのトピックを拡張するため、良い選択である。各項目について、議論のポイント、結論、アクションアイテム、責任者、期限などをメモしておくとよいでしょう。

ディスカッションのポイントを詳しく説明しない議事録テンプレートがお好みなら、この方法が手っ取り早いでしょう。実際に議論された議題、議論者、議論の時間を記載することができます。そして、決定したことや新しいアクションアイテムを責任者と期日を添えて、ざっとメモしておくとよいでしょう。

メモをしっかり取る

会議の時にメモを取るというのは、誰にでもあることです。しかし、コーディネーターであれば、絶対にしっかりとメモを取らなければならない。メモをした後、後でそれを見て、何が書いてあったのか、どういう意味だったのか、と考えることほど嫌なことはありません。

会議中にできる限りキャプチャし、閉会前に見直す。議論されたこと、決定されたこと、そして最も重要なことは、新しいアクションアイテムを確認することです。あなたと参加者の復習として、参加者とともに声に出して確認するだけでよいのです。何か見逃しや間違いがあった場合、全員が退席する前に発見するのがベストです。

出かける、会う

効果的な会議を行うための正確で絶対的な方法は存在しないかもしれませんが、この青写真はあなたの道を切り開くでしょう。できるだけ事前に自分自身と出席者の準備をする。

ミーティングの設定や、コーディネーターとしてどのようなお手伝いができるかなど、何かご提案があれば教えてください。 以下のコメント欄でご意見をお聞かせください。