你有没有在工作中接到一个会议要求，只是挠头？你想知道会议到底是关于什么的，讨论什么，甚至为什么邀请你。你看着其他被邀请者希望得到一个暗示，但仍然不知所措。

有人说，如果你收到一个含糊不清的会议邀请，你应该拒绝它。现在，不管你同意与否，如果你是协调人，是否值得冒险让那些挠头的人仅仅因为困惑而拒绝？

有了一些先见之明和正确的工具，您就可以确保您的会议目标是明确的，并减少由于会议请求不明确而导致与会者人数减少的风险。

提前计划5周

在您随意发送会议请求之前，请仔细考虑使用“谁”、“什么”、“何时”、“何地”和“为什么”。

1邀请谁

很多时候，人们发送的会议邀请包括太多的参与者或只是错误的。提前做好准备工作，回答以下问题：

• 应该邀请谁？
• 谁有必要参加讨论？
• 谁拥有实现目标所需的知识？

不要因为不确定而故意邀请部门里的每个人。

2会议的内容

这是你计划中最重要的部分。想一想会议到底是关于什么，目标是什么，预期结果应该是什么。如果你自己不能确定会面的地点，那么这可能还为时过早。

三。会议什么时候举行

如果你在一个小的办公环境中工作，这似乎不是一件重要的事情。但对于大型公司或大型会议来说，这是必不可少的。您是否有远程与会者，他们是否居住在不同的时区，他们的工作时间是否与其他人相同？

一定要选择一个所有人都可以访问的时间。

4开会地点

如果有非现场与会者，这也是计划会议的关键。需要电话会议吗？是否应计划网络会议？还是只需要预订一个现场会议室？一定要提**虑，以适应那些你期待参加。

5为什么要开会

这和什么问题一样重要。为什么要开会？没有一屋子人，目标能解决吗？一点研究能****吗？你有足够的信息在此时召开会议吗？

记住，开会会让每个相关人员的工作都有时间。你最不想做的就是浪费与会者的时间。

创建会议议程

现在您已经回答了五个Ws，请使用它们来处理会议邀请和议程。是的，由于各种原因，会议议程几乎总是必要的。

会议议程允许与会者：

• 了解会议的目的和目的。
• 查看讨论要点，并能提前计划自己的部分或准备问题。
• 查看会议结束时预期的内容或会议应解决的问题。
• 在整个会议过程中保持跟进，并保持正轨。

从模板开始

创建日程的最佳方法是从模板开始。这不仅节省了你的时间，而且已经包含了你需要的细节的大纲。下面是一些会议议程模板的选项，您可以在Microsoft Word中查看这些模板。它们对于任何会议类型或规模都足够灵活。

这个议程模板很棒，因为它包含了一个格式良好的会议纪要模板。只需下载一次，您就可以同时下载两个。通过良好的表格布局，每个人都可以清楚地看到目标、与会者列表和主题议程。另一个有用的部分展示了与会者应该带什么到会议上，这通常是一个被遗忘的部分。

下一个议程模板也是一个不错的选择。与另一个一样，您可以很容易地看到目标、议程主题和任何以前的行动项目。但它也包括一些新的行动项目，你可以在会议期间记下来，以及一个地方的笔记。

这里有一个模板，看看是干净和清晰的。像第一个显示的一样，它有一个基本的表格格式和易于阅读的部分。此外，它还提供了与会者应带什么参加会议的区域。

如何制定有效的议程

一旦您决定了会议议程模板，就必须切实有效地完成它。要清楚，准确，并尽你最大的努力不留下任何可以解释的东西。与会者部分是最简单的部分，但其他部分必须很好地沟通。

会议目标

这应该是一个简单的一到两句话（最多）的会议目标。这来自于你将要问自己的问题。例如，假设您的会议将审查新网站的三个用户界面布局选项。

你的目标应该明确指出这一点，而不是像“谈论新网站”。后者语焉不详，没有准确定位网站讨论的部分，而且一般不清楚。

会议议程主题

在这里，你将列出你打算讨论的每一部分。同样，这一点必须明确，以便那些被期望讨论某个主题的人能够做好准备。

使用上面的例子，如果web开发人员账单预期会提供优点、缺点和三种布局选项，那么就这么说吧。不要简单地陈述：谈论布局。比尔知道你到底想谈什么吗？如果你说出来，他会的。

要携带的物品

如果您希望参与者提供信息、资料、图片或任何东西，请使用此部分。不要仅仅因为与会者出现就认为他们会提供你所希望的东西。

以比尔为例，你对议程主题很清楚，这是完美的。不过，为了确保他能为每个版面带来一份利弊清单以及这些版面的图片，请将其添加到议程的相应部分。

提前提供物品

如果可能，请在发送会议请求时将议程附在会议请求上。这样，当会议时间到来时，您的与会者就可以方便地使用它，并让他们确切地知道将要期待什么。如果你安排了最后一分钟的会议，这一点更为重要。

如果你提前很长时间发出会议请求，你可能更愿意在议程上等待。这可能是一个正在进行的工作，或者你可以等待进一步的细节。如果是这样的话，只需确保包括会议目标、主题的简要摘要以及提交请求的初步项目。

然后，声明正式议程将于X日发出，该日期应至少在会议前三天发出。如果可以的话，打印议程副本并带到会议上也是一个明智的主意。似乎总有一个参与者忘记了自己的。

准备捕捉会议记录

如果你已经遵循了这个蓝图，那么你的会议已经有了一个很好的开始。但还有一件事你必须事先做。准备捕捉会议记录。

在这里，使用模板也是理想的。如果您喜欢手写或在数字设备上使用这些Microsoft Word模板选项（如果适用），则可以打印这些选项。

这个模板，你可以在MicrosoftWord中找到，是一个很好的选择，因为它扩展了每个议程主题。对于每一个项目，你可以包括关于讨论点、结论、行动项目、责任方和每个主题的截止日期的注释。

如果您喜欢不详细说明讨论点的会议纪要模板，这是一个可靠的选择。您可以列出实际讨论的议程项目、讨论人和讨论时间。然后，你可以草草记下所做的决定和新的行动项目与责任方和到期日。

做好笔记

开会时我们都有记笔记的方法。但如果你是协调者，你绝对必须做强有力的记录。没有什么比写下一张便条更糟糕的了，只是为了稍后再看它，然后想知道它说了什么或意味着什么。

在会议期间尽可能多地捕捉，然后在休会前回顾。你应该回顾讨论的内容，决定的任何事情，最重要的是，新的行动项目。简单地和你的参与者一起大声回顾一下，作为你和他们的复习。如果有什么东西漏了或弄错了，最好在大家离开房间之前找出。

出去碰头

虽然可能没有一个确切或绝对完美的方式来确保你有一个有效的会议，这个蓝图可以让你在你的道路上。尽可能提前为自己和与会者做好准备。

你有什么建议来安排会议？作为协调人，你有什么可以帮助的吗？请在下面的评论中告诉我们您的建议！