この10年でインターネットがどれだけ変化したかを考えてみてください。高速でレスポンシブなウェブデザイン。 Wi-Fiはどこにでもあります。生産性はデスクトップからウェブアプリケーションにシフトしています。ウェブ全体がポケットの中に無意識に広がっていくのです。

しかし、ひとつだけ変わらないものがあります。それはメールです。実際、今日私たちが送るメールは、1971年に初めて送られたメールと非常によく似ています。主な違いは、私たちが対処しなければならないメールの量が非常に多いということです。毎秒240万通のメールが送信されていることをご存知でしょうか？

もちろん、そうでしょう。受信箱を開いて、圧倒的な量のスパム、タスク、手紙を嘆くたびに、その数を実感する。しかし、もう一つ変わっていないことがあります。2006年当時のビル・ゲイツのEメールの扱い方は、現在でも十分通用するものであり、有効です。

ビル・ゲイツの1日数百通のメール処理方法

ゲイツはCNNの記事の中で、彼が「デジタルな働き方」と呼ぶ、タイムリーかつ組織的に物事を成し遂げる方法について説明しています。彼の日常にはSharePointやOneNoteなどのツールがありますが、ここではメールソフトだけを見てみましょう。メールソフトは3つのパートに分かれています。

1. デュアルモニター - 実際、ゲイツはワークステーションのセットアップで3つのモニターを持っているが、そのうちメールに関連するのは2つだけだと言及している。左側のモニターには、常に彼の受信トレイが表示されています。正しいモニターは、メールを読んだり返信したりするのに使います。
2. フィルターとホワイトリスト - なぜゲイツは "数百 "のメールしか持っていないのか？彼の知名度からすると、むしろ「千」の方がいいのでは？ホワイトリストで受信トレイをフィルタリングし、社内、パートナー企業、アシスタントからのメールしか受け取らないようにしているのだ。それを読む間もなく、他のすべてが押し流されてしまう。
3. 受信トレイはToDoリスト - ToDoリストアプリの便利さを紹介しましたが、ゲイツは「ToDoリストには興味がない」と言います。その代わり、メールをその日のタスクとして扱い、内容や優先順位に応じてマークを付けてフォルダーに分類しています。彼は、"今ある課題は、いかに効果的に電子メールでコミュニケーションをとるかではなく、最も重要な電子メールに時間を割くようにすることだ "と言っています。

それだけです。秘密の呪文も秘密の手順もない。有料のツールやサービスはありません。革命的なコンセプトはない。ビル・ゲイツがEメールフィルター以上の高度なものに頼らずに受信トレイを管理できるなら、あなたにもできるはずです。

ビル・ゲイツのように受信トレイをセットアップする

手続きは迅速かつ簡単です。設定するフィルターが多ければ、30分もかからないはずです。ほとんどのユーザーは、10分もかからずに使用できるようになります。それだけでいいんです。

モニターを配置する

本格的なオフィスワーカーは、最低でも2台のモニターを持つべきでしょう。3台が理想ですが、予算やワークステーションのスペースの関係で不可能な場合もあります。3つ以上は冗長であり、生産性をさらに向上させない可能性があります。でも、2つあれば十分です。ノートパソコン＋モニターで大丈夫です。

しかし、すべてが失われるわけではありません。最後に、別のアプローチもご紹介します。

デュアルモニターの設定は、大きく分けて2つあります。2台のモニターが同じものであれば、横に並べるか、1台を重ねて、目線が分水嶺になるように配置します。2台のモニターが非対称の場合、大きい方の画面を手前に（通常の場合）、小さい方の画面を片側に置いてください。この場合、メールクライアントは小さい画面である必要があります。

効率的なデュアルモニターワークフローのためのヒントをご覧ください。さらに、マルチモニター環境では、生産性と画面スペースの両面ではるかに効率的な縦型タスクバーへの切り替えを強くお勧めします。

メールのフィルタリング

最近のメールクライアントやメールサービスには、何らかの形でフィルタリングやホワイトリスト機能が備わっています。もし、そうでないのであれば、乗り換えを検討すべきです。フィルタリングがないこと自体は問題ではありませんが、クライアントやサービスが他の分野（セキュリティなど）で時代遅れであることを示唆している可能性があります。

• ウェブメールサービスをご利用の方Gmail、Yahoo、Google Outlook.comでフィルタを設定する手順があります。また、ホワイトリストを作成することも重要です：Gmail、Yahoo、Google Outlook.com。
• Outlookデスクトップクライアントを使用していますか？Outlookを使いこなすためのヒント集として、メールフィルターとホワイトリストの設定方法についてご案内しています。特に4と5には注意してください。
• Thunderbirdデスクトップクライアントをお使いですか？また、Thunderbirdのメールフィルター、Thunderbirdのホワイトリスト登録の説明もあります。しかし、Thunderbirdの開発はほぼ終了しているため、他のクライアントへの乗り換えを検討したほうがよいでしょう。

では、どのようなフィルターを作ればいいのでしょうか。

まず、メールソフトの迷惑メールやジャンクメール機能を活用するようにしましょう。スパムを受信した場合は、スパムとしてマークしてくださいこれにより、今後、メールサービスがより適切にスパムを識別できるようになります。また、Postboxのようなクライアントでは、スパムとしてマークすることで、潜在的なスパムを自動的にフィルタリングすることができます。

次に、よく使う連絡先や重要な連絡先をホワイトリストに追加します。これにより、これらの連絡先からのメールが誤ってスパムや迷惑メールとしてマークされるのを防ぐことができます。スパムフィルターは攻撃的でなければ効果がないため、この作業は省略できない重要なステップです。

最後に、フィルターを使って、新しいメールをフォルダーに分類します。例えば、来自@makeuseof.com网站会进入我的工作文件夹、パートナーからのメールは、sponsorsフォルダに入ります。また、特定のメールフィルターを作成することで、どうにかしてスパムフィルターを回避することも可能です。

メールをToDoタスクとして利用する

流行の「受信箱ゼロ」キャンペーンに騙されないように注意しましょう。毎日受信箱を空にすることは良いアイデアに思えるかもしれませんが、実際には受信箱の狂騒を解決するものではありません。実際、ビル・ゲイツだけでなく、受信箱をToDoリストとして使うことを提案している人もいます。

フィルターが正しく設定されていれば、メールは自動的に関連するフォルダーに振り分けられるはずです。あとは、チェックとマーク、アーカイブ、削除をするだけです。

• タグ付け - GmailとYahooでは、メールに「タグ」を付けることができます。私書箱では、「警告としてマークする」ことができますが、これは基本的に同じことです。どちらにしても、まだ注意が必要なメールがひと目でわかるという効果は同じです。さらに、「アスタリスク」や「リマインダー」によるフィルタリングも可能で、これでToDoリストができあがります。
• アーカイブ - 多くの人がそうであるように、あなたはおそらく、参照や保存のために受信トレイを「既読メール」としてマークしています。残念ながら、これは大きな混乱の元であり、代わりにこれらの電子メールをアーカイブする必要があります。アーカイブされたメールは専用のフォルダに収納されるため、受信箱が散らかることなく、必要な時に再利用することができます。
• 削除 - 残しておきたくないメールは、削除してください。後で必要になるかどうかわからないものは、アーカイブしておきましょう。それ以外の場合は、削除してください。受信トレイを整理整頓することで、全神経を集中させる必要があるタスクを処理するストレスが軽減されます。

モニターが1台しかない場合はどうすればいいのでしょうか？

いつでも仮想マシンを使うことができます。

仮想デスクトップは、基本的にWindowsの独立したワークスペースで、開いているアプリケーションのセットを独自に管理するものです。この場合、メールクライアント専用の仮想マシンと、ブラウジングや仕事用の仮想マシンを用意することができます。切り替えはキーボードショートカットで簡単に行え、仮想デスクトップはいくつでも持つことができます。

まずは、仮想マシン入門と仮想マシンの生産性を最大化するためのヒントをご覧ください。とても便利で、windows10にアップグレードする価値のある機能の一つだと思います。

ある意味、デュアルモニター設定よりも仮想デスクトップルーティングの方が効率的だと思います。モニターが2台あると、常にメール**に晒されることになります。仮想デスクトップなら、一度にひとつのことに集中できます。マルチタスクが生産性に悪いことは、誰もが知っています。

ビル・ゲイツのようにメールを管理する方法がわかったところで、あなたにとってどのような効果があるのかを教えてください。もし、別のテクニックを使っているのであれば、ぜひ教えてください。下のコメント欄でシェアしてください。