想想互联网在过去十年里发生了多大的变化。快速响应的网页设计。Wi-Fi无处不在。生产力从桌面应用向网络应用转变。整个网络在我们的口袋里不假思索地传播着。

但有一件事没有改变：电子邮件。事实上，我们今天发送的电子邮件与1971年发送的第一封电子邮件非常相似——主要区别在于我们必须处理的电子邮件数量之多。你知道每秒钟有240万封邮件被发送吗？

当然，你做到了。每当你打开收件箱，对铺天盖地的垃圾邮件、任务和信件感叹不已时，你就能感受到这个数字。但还有一件事没有改变：比尔·盖茨2006年处理电子邮件的方式在今天仍然是相关和有效的。

比尔·盖茨每天处理数百封电子邮件的方式

盖茨在为美国有线电视新闻网（CNN）撰写的一篇文章中，阐述了他所谓的“数字化工作方式”，以及他是如何及时有序地完成工作的。他的日常工作包括SharePoint和OneNote等工具，但我们只看一下他的电子邮件程序，它有三个部分：

1. 双监视器——实际上，盖茨提到他的工作站设置中有三个监视器，但其中只有两个与电子邮件有关。左边的显示器总是显示他的收件箱。正确的显示器用于阅读和回复电子邮件。
2. 过滤器和白名单——盖茨怎么只有“数百”封电子邮件？以他的显赫程度，不应该更像“千人”吗？他的诀窍很简单：他用白名单过滤收件箱，确保只收到公司内部、合作伙伴公司和助理的电子邮件。在他还没来得及看的时候，其他的一切都被一扫而光了。
3. 收件箱即待办事项列表——虽然我们已经向您展示了待办事项列表应用程序可能很有用，但盖茨说，他“对待办事项列表不感兴趣”。相反，他将自己的电子邮件视为一天的任务，根据内容和优先级将其标记并排序到文件夹中。他说：“我们现在面临的挑战不是如何通过电子邮件进行有效沟通，而是确保你把时间花在最重要的电子邮件上。”

就这样。没有秘密的咒语或秘密的步骤。没有付费工具或服务。没有革命性的概念。如果比尔盖茨可以驯服他的收件箱而不诉诸任何比电子邮件过滤器更复杂的东西，你也可以。

像比尔·盖茨那样设置收件箱

这个过程又快又容易。如果你有很多过滤器要设置，它应该不会超过30分钟。对于大多数用户来说，您可以在10分钟内准备就绪。这就是你要做的。

安排显示器

每个认真的上班族至少应该有两台显示器。三是理想的，但可能不可能由于预算或工作站空间的限制。超过三个都是多余的，可能不会进一步提高你的工作效率。但是两个就足够了。笔记本电脑加显示器也可以。

没有两个监视器吗？没关系！不是所有的东西都丢了。继续阅读，因为我们在接近结尾时提供了另一种方法。

双监视器有两种主要设置。如果两个显示器完全相同，你可以把它们并排或一个放在另一个上面，眼线放在分水岭上。如果两个显示器是不对称的，把大屏幕放在你前面（正常情况下），把小屏幕放在一边。在这种情况下，您的电子邮件客户端应该在较小的屏幕上。

查看我们的提示，了解高效的双监视器工作流。此外，我强烈建议切换到垂直任务栏，在多显示器设置中，无论是在工作效率还是屏幕空间方面，垂直任务栏的效率都要高得多。

过滤你的电子邮件

每个现代电子邮件客户端和电子邮件服务都提供某种形式的过滤和白名单。如果你的没有，你真的应该考虑换一个有。缺少过滤本身并不是一个破坏交易的因素，但可能表明您的客户机或服务在其他领域（如安全性）已经过时。

• 使用基于网络的电子邮件服务？我们有关于在Gmail、Yahoo和Google中设置过滤器的说明Outlook.com. 同样重要的是建立白名单：Gmail、雅虎和谷歌Outlook.com.
• 使用Outlook桌面客户端？我们有关于设置电子邮件过滤器和白名单的指导，作为我们收集整理Outlook提示的一部分。特别注意提示4和5。
• 使用Thunderbird桌面客户端？我们也有电子邮件过滤器在雷鸟和白名单在雷鸟的指示。然而，由于Thunderbird上的开发几乎已经停止，您可能需要考虑切换到另一个客户机。

那么，你应该创建什么样的过滤器呢？

首先，确保你利用你的电子邮件客户端的垃圾邮件或垃圾邮件功能。如果收到垃圾邮件，请将其标记为垃圾邮件！这有助于您的电子邮件服务在将来更好地识别垃圾邮件。或者对于像Postbox这样的客户机，标记为垃圾邮件有助于它自动过滤潜在的垃圾邮件。

接下来，将频繁和重要的联系人添加到您的白名单中。这可以防止来自这些联系人的电子邮件意外被标记为垃圾邮件或垃圾。由于垃圾邮件过滤器需要具有攻击性才能有效，所以这是一个不应该跳过的关键步骤。

最后，使用过滤器将新电子邮件排序到文件夹中。例如，来自@makeuseof.com网站会进入我的工作文件夹，而来自合作伙伴的电子邮件会进入赞助商文件夹。你也可以创建特定的电子邮件过滤器，以某种方式绕过你的垃圾邮件过滤器。

使用电子邮件作为待办任务

注意不要被时髦的“收件箱零”运动所欺骗。虽然每天清空收件箱似乎是个好主意，但这并不能真正解决收件箱的疯狂。事实上，比尔·盖茨并不是唯一一个建议将收件箱作为待办事项清单的人。

假设您设置的过滤器正确，那么现在您的电子邮件应该自动排序到相关文件夹中。现在您只需要检查并标记、归档或删除它们。

• 标记——在Gmail和Yahoo中，你可以“标记”电子邮件。在邮政信箱，你可以“标记为提醒”，这是基本上相同的事情。无论哪种方式，效果都是一样的：你一眼就能看出哪些邮件仍然需要你的关注。此外，你还可以通过“星号”或“提醒”进行过滤——砰，现在你有了你的待办事项列表。
• 存档——如果你和大多数人一样，你可能会在收件箱中标记为“已读邮件”，以供参考或妥善保管。不幸的是，这是一个巨大的混乱来源，你应该存档这些电子邮件而不是。存档的电子邮件被藏在一个特殊的文件夹中，这样你就可以在必要时重新访问它们，而不会把收件箱弄得乱七八糟。
• 删除——任何您不想保存的电子邮件都应该被删除。如果您不确定以后是否需要它，请将其存档。否则，将其删除。保持收件箱的整洁可以减少处理等待你全神贯注的任务的压力。

如果你只有一台显示器呢？

您可以始终使用虚拟机。

虚拟桌面基本上是Windows中一个独立的工作区，它管理自己的一组开放应用程序。在这种情况下，您可以有一个专用于电子邮件客户端的虚拟机，另一个用于浏览或工作。在它们之间切换就像键盘快捷键一样简单，您可以拥有任意数量的虚拟桌面。

要开始使用，请查看我们对虚拟机的介绍和我们为最大限度地提高您的虚拟机生产效率而提供的提示。它非常有用，我认为它是值得升级到windows10的特性之一。

在某些方面，我认为虚拟桌面路由比双监视器设置更有效率。有了两个显示器，你就会不断地受到电子邮件的**。有了虚拟桌面，你可以一次只专注于一件事——我们都知道，多任务处理对生产力不利。

既然你知道如何管理像比尔·盖茨这样的电子邮件，那就让我们知道它是如何为你工作的吧。如果你使用不同的技术，我们很乐意听到。在下面的评论中与我们分享！