まだスプレッドシートを印刷しているのですか？ ここでは、デジタルで仕事をする5つの理由をご紹介します。

プリンターを好んで使う人はいない。ランニングコストが高く、過剰に使用すれば環境に悪影響を与え、紙詰まりなどのエラーに悩まされることも少なくありません。また、お使いのプリンターによって、Excelを十分に活用できない場合があります。

印刷されたスプレッドシートは、デジタル文書と比較すると全く役に立ちません。プリンターを切り離せば、windows10の最も便利な機能であるスプレッドシートのインタラクティブ化も活用でき、文書のコピーも持ち歩くことができます。印刷したスプレッドシートをゴミ箱に入れる時が来たのです。

1windowsインク

多くのユーザーがスプレッドシートを印刷するのは，文書に注釈を付ける最も簡単な方法だからです．Excelでは，特に簡単にメモを付けることはできませんが，そうする必要がある場面はたくさんあります．しかし、紙媒体のメモには大きな欠点があります。紙媒体をなくすと、せっかく書いたメモも消えてしまうのです。

Windows 10では、スタイラスを非常に使いやすくするオペレーティングシステム（OS）レベルの機能であるWindowsInkが導入されています。Excelの描画ツールは、リボンの「描画」タブでアクセスできます。

スタイラスを使って画面に描くことは、ペンで書くことほど身近ではないかもしれませんが、はるかにパワフルです。 WindowsInkでは、さまざまな太さのペンやさまざまな色を利用でき、作成したすべてのメモをバックアップすることも可能です。さらに、書き上げたメモを編集することもできるので、人に見せるためのきれいな注釈付きドキュメントを簡単に作成することができます。

2 ナビゲーションの簡便化

表計算ソフトは大きくなる性質があります。そのため、書類を印刷すると、かさばるファイルの山になることがあります。パソコンから利用できるツールを活用すれば、この非現実的な行為を回避することができます。

例えば、参照しやすいように列の見出しを表示させておくとします。紙媒体の場合、この情報を1枚1枚印刷する必要があり、資源の浪費や紙の束が増えることになります。デジタルで作業すると、線を凍結させることができます。

セルをフリーズさせるには、「表示」タブで「ペインのフリーズ」をクリックします。列の見出しを保持する場合は「先頭行を凍結」、行の見出しを保持する場合は「先頭列を凍結」を選択します。

スクロールしてもセルが元の位置に残るようになり、見ているものを把握しやすくなりました。凍結ペイン」オプションを使用すると、凍結するセルをより細かく制御することができます。

iii. コラボレーションツール

多くの人は、オフィスの反対側や地球の反対側にいる同僚と共同作業をするためにExcelを使用しています。ドキュメントの受け渡しや同じ作品の繰り返しには、さまざまな方法があります。

しかし、複数の共同作業者がいる場合、ドキュメントの現在のバージョンを追跡することが困難な場合があります。デジタル化することで、古い情報を扱うリスクもなくなります。

印刷したスプレッドシートを参考資料として保管する場合、あなたの知らないうちに誰かが更新している可能性があります。OneDriveの共有フォルダに最新のドキュメントを整理して保存すれば、チーム全員がまったく同じ資料を参照できるようになります。

4 クロスプラットフォームへの対応

外出先でスプレッドシートにアクセスする必要がある場合、ハードコピーを印刷するか、ラップトップを梱包する必要がありました。幸いなことに、時代は変わりました。

今、マイクロソフトは、あなたの***から完全なオフィススイートを求めることを容易にします。Office 365のサブスクリプションを利用すれば、iOSやAndroid向けにカスタマイズされたアプリケーションをダウンロードし、どこからでもファイルにアクセスすることができます。

Excelを**にインストールすれば、大切な表計算ソフトをいつでも開くことができます。さらに、外で仕事をするときに、あの犬耳型のファイルを持ち歩かなくてもいいのです。

5 リビングドキュメント

Excelのスプレッドシートを印刷すると、その内容は変更されません。この方法は、文書の変更されていないコピーにアクセスする必要がある場合に便利ですが、保管のためにPDFに印刷する方が良いでしょう。

新しいデータを追加すると自動的にビジュアライゼーションが更新されるExcelスプレッドシートを簡単に設定することができます。これは、紙のコピーをやめ、デジタルで仕事をする最大の理由の一つです。グラフの自己更新は最初のステップに過ぎず、インタラクティブなExcelダッシュボードは、印刷物にはない様々な便利な機能を提供します。

自己更新型グラフを作成するには、データセットを設定する必要があります。スター・ウォーズ』のIMDbレーティングを追跡したかったし、今後数年でさらに多くの映画が公開されることも知っていました。現在入手可能なすべてのデータを使って、このスプレッドシートを作成しました。

グラフを更新するためには、このデータを表に変換する必要があります。これを行うには、データをハイライトしてCtrl+Tキーを押します。

このテーブルにはタイトルがあるので、OKを押す前にボックスにチェックが入っていることを確認する必要があります。これで、「挿入」タブからチャートを作成する準備が整いました。

私は使用するデータの関係で折れ線グラフを選択しましたが、プロジェクトに合ったものを選んでください。これで、テーブルに新しい情報を追加して、それがチャートにどのように表示されるかを見ることができます。

紙媒体を使用する場合は、本書を再度印刷し、参照先が現在のバージョンであることを確認することが重要です。デジタルコピーを手放すことで、生きたドキュメントを作成することができ、時間と労力を節約することができます。

紙媒体は過去のもの：デジタルの未来を受け入れよう

かつてExcelの役割は、印刷する前のスプレッドシートを準備することだった時代があった。この30年で、私たちとコンピュータの関係は大きく変わりました。今、マイクロソフトは、ユーザーがソフトウエアでスプレッドシートを操作する時間の大半を費やしてほしいと思っており、それに合わせてエクセルを設計しているのです。

不要な印刷はムダです。しかし、デジタルで仕事をするということは、単にエコロジーにこだわるだけでなく、Excelが提供するさまざまな機能をフルに活用できるようになることでもあります。

場合によっては、Excel文書を印刷する以外に方法がないこともあります。しかし、紙のコピーに頼っていると、ソフトの機能を十分に活用できないケースも少なくありません。マイクロソフトは常にOfficeスイートを更新しています。印刷する紙に縛られて、取り残されないようにしましょう

プリントアウトではなく、デジタルでの作業を好むのはなぜですか？オフィスのゴミを減らすために、何かご提案があればお聞かせください。以下のコメント欄で会話に加わってみてはいかがでしょうか。