不列印excel電子表格的5個原因和更好的替代方案
還在打印電子表格嗎？這裡有五個理由說明為什麼你應該數字化工作。
沒有人喜歡使用打印機。它們的運行成本很高，如果使用過度，對環境有害，而且經常會發生卡紙和其他令人沮喪的錯誤。此外，您的打印機可能會阻礙您充分利用Excel。
與數字文檔相比，打印的電子表格一點用處都沒有。如果你剪掉打印機，你可以利用windows10最方便的功能，使電子表格具有交互性，並隨身攜帶一份文件。是時候讓打印好的電子表格扔進廢紙箱了。
1windows墨跡
許多用戶打印電子表格是因為這是最簡單的文檔註釋方式。Excel並不能讓你在工作中添加註釋變得特別容易，但是在很多情況下你可能需要這樣做。然而，在物理文檔上做筆記有一個主要的缺點：丟掉那張紙，你的筆記也就不見了。
Windows10引入了WindowsInk，操作系統（OS）級的功能，使得使用手寫筆非常方便。可以通過功能區中的“繪圖”選項卡訪問Excel中的繪圖工具。
在屏幕上用手寫筆畫畫可能不像用筆寫字那麼熟悉，但它的功能要強大得多。WindowsInk允許您訪問各種筆厚和各種顏色，並允許您備份所做的每一個筆記。更重要的是，您可以在筆記寫完後對其進行編輯，這樣就可以輕鬆地創建一個整潔的帶註釋的文檔來呈現給其他人。
2更方便的導航
電子表格有不斷增長的趨勢。這意味著當你打印文檔時，它可能會變成一堆笨重的文件。你可以避免這種不切實際的做法，如果你利用的工具可從你的電腦。
例如，假設您希望保持一組列標題可見，以便於引用。如果你用的是紙質版，你就必須在每張紙上打印這些信息，這樣會浪費資源，使你的紙堆更高。數字化工作，你可以凍結一行。
要凍結單元格，請轉到“視圖”選項卡，然後單擊“凍結窗格”。選擇“凍結頂行”以保留列標題，選擇“凍結第一列”以保留行標題。
現在當你滾動時，這些單元格將保持在原來的位置，這樣就更容易跟蹤你所看到的內容。您可以使用“凍結窗格”選項對要凍結的單元格進行更多的控制。
三。協作工具
我們中的許多人都使用Excel與同事協作，無論他們是在辦公室的另一邊還是在世界的另一邊。有很多不同的方法可以來回傳遞文檔，對同一件工作進行迭代。
但是，如果您與多個合作者合作，有時很難跟蹤文檔的當前版本。以數字方式工作，可以消除處理過時信息的風險。
如果你保留一份打印的電子表格作為參考，那麼別人總是有可能在你不知情的情況下更新它。通過組織共享的OneDrive文件夾來存儲當前文檔，您可以確保團隊中的每個人都引用完全相同的資料。
4跨平臺支持
曾經有一段時間你很難帶上Excel。如果你在旅途中真的需要訪問電子表格，你必須打印一份硬拷貝，或者打包你的筆記本電腦。幸運的是，時代變了。
現在，微軟使從你的****問完整的辦公套件變得很容易。使用Office 365訂閱，您可以下載針對iOS和Android的定製應用程序，並在任何地方訪問您的文件。
**上安裝了Excel，您可以隨時打開重要的電子表格。另外，當你在辦公室外工作的時候，你不必帶著那些狗耳狀的文件。
5活生生的文件
打印Excel電子表格時，其內容將一成不變。如果您需要訪問文檔的一個未更改的副本，這可能會很有用——儘管您最好打印為PDF以便妥善保管——但它並沒有最大限度地利用Excel的功能。
很容易設置一個Excel電子表格，當您添加新數據時，它的可視化效果會自動更新。這是最好的理由之一，放棄紙質副本和數字化工作。自我更新圖表只是第一步，因為交互式Excel儀表板可以提供打印副本無法提供的各種有用功能。
要創建自更新圖表，我們需要設置一個數據集。我想追蹤IMDb對《星球大戰》電影的收視率，我知道在未來幾年還會有更多的電影上映。我用當前可用的所有數據建立了這個電子表格。
為了使圖表能夠自我更新，我們需要將這些數據轉換為表。為此，高亮顯示它並按Ctrl+T。
我們的表確實有標題，所以我們需要確保在按OK之前勾選了該框。現在，我們準備從Insert選項卡創建一個圖表。
我選擇使用折線圖是因為我使用的數據，但是你應該選擇適合你的項目的。我們現在可以向表中添加新信息，並觀察它在圖表上的顯示。
使用紙質副本時，必須再次打印此文檔，以確保引用的是當前版本。通過讓你的數字副本去，你可以創建一個活的文件，節省你的時間和精力。
紙質版已經過去：擁抱數字未來！
曾幾何時，Excel的職責是在打印之前準備電子表格。在過去的三十年裡，我們與計算機的關係發生了巨大的變化。現在，微軟希望用戶將大部分時間花在處理軟件中的電子表格上，並據此設計Excel。
不必要的印刷是浪費。也就是說，數字化工作不僅僅是注重生態，因為它允許用戶充分利用Excel提供的各種功能。
有些情況下，除了打印Excel文檔之外別無選擇。然而，在許多情況下，依賴紙質副本會妨礙您充分利用軟件的功能。微軟正在不斷地更新它的辦公套件——不要因為你被打印出來的紙張束縛而落後！
為什麼你更喜歡數字化工作而不是打印輸出？你對減少辦公室浪費有什麼建議？為什麼不加入下面評論部分的對話呢？
- 發表於 2021-03-15 07:21
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- 分類：網際網路
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