受信箱が迷惑メールや雑多なものでいっぱいになると、本当に読みたい情報を見つけるのが難しくなります。そこで、Outlookで無駄なメールを避けるための最適な方法をいくつかまとめてみました。

内蔵のフィルタリングシステムを利用し、送信者の承認とブロック、ルールの適用などを行うことで、関心のある正当なメールのみを確実に目にすることができます。

あなたなりの共有の仕方があれば、ぜひコメント欄で教えてください。

1廃棄物フィルターの調整

Outlookには、受信したメールがスパムメールかどうかを自動的にチェックし、適切な場所に移動させるフィルタリングシステムが搭載されています。システムにはさまざまなレベルがあり、レベルごとに異なる保護機能を提供します。設定を変更するには、「ホーム」タブを開き、「スパム」 > 「スパムオプション...」に移動します。

デフォルトでは、自動フィルタリングは行われませんが、ブロックする送信者を設定すると、スパムフォルダーに移動されます。明らかなスパムを排除したい場合は「低」、ほとんどのスパムをキャッチしたい場合は「高」に設定しますが、通常のメールや、自分が承認した人からのメールだけを集めたセーフリストもキャッチすることが可能です。

また、スパムの疑いのあるメールをスパムフォルダーに移動せず、永久に削除することも可能ですが、これはお勧めしません。このオプションを選択した場合、一部の本物の電子メールに誤ったフラグが付けられ、それらを取得することができなくなる可能性があります。

2 雑多なフォルダーの使用

office365 for Businessをご利用の場合、CLARTという機能を利用することができます。デフォルトで有効になっており、メールを分析し、受信トレイまたはクラッタフォルダにファイルされるかを決定します。

送信者が誰なのか、会話に参加したのか、などさまざまな部分を調べます。これまでの読書習慣をもとに、メールをどう扱うかを判断します。メッセージを右クリックして、「移動」 > 「乱雑に移動」することで、システムの学習を支援することができます。同様に、乱雑に置かれたメッセージの上で右クリックし、「移動> 受信トレイに移動」で、メッセージを受信トレイに移動することができます。

クラッタを使用したくない場合は、OutlookのWeb版からOFFにする必要があります。ログイン後、歯車のアイコンをクリックし、「オプション」 > 「メール」 > 「自動処理」 > 「乱雑さ」に移動します。".この後、「クラッタ」と認識されたボックスの個別項目のチェックを外し、「保存」をクリックします。

III.安全対策について見てみる

Office 365を実行してExchange Serverを使用している場合、特定のメッセージの上部に色の付いたセキュリティ指標が表示され、その内容の性質を警告します。これらのインジケータは、メッセージが疑わしいか、不明か、信頼できるか、安全かを示すものです。

不審と判定されたメールは、送信者認証に失敗しているか、なりすましの疑いのあるメールです。これらのメールは、対話せずに削除することをお勧めします。ただし、ブロックされたコンテンツを表示しても安全であることが確認された場合は、表示することを選択できます。

不明と表示されたものは、スパムの疑いがあり、スパムフォルダーに移動されます。迷惑メールでないことをクリックすると、受信トレイに移動することができます。メッセージが信頼できる、または安全である場合、何もする必要はありませんが、メッセージが本物であることを確認するためのセキュリティ警告が表示されます。

4 送信者のブロックと承認

Outlookでは、特定のメールアドレスやドメイン全体の送信者をブロックしたり承認したりすることができます。メール送信者をブロックするには、メール上で右クリックし、「迷惑メール」 > 「送信者のブロック」に進みます。このメールアドレスから受信したメッセージは、自動的に迷惑メールフォルダに振り分けられるようになりました。

このリストは、「ホーム」タブ→「スパム」 > 「スパムオプション...」でいつでも管理することができます。".送信者ブロック」タブに切り替えます。ここでは、ボタンでエントリーを追加、編集、リストから削除することができます。ここでは、特定の電子メールアドレスまたは完全なドメインを追加できます。

あるいは、ただ

.

スパムオプション」ウィンドウでは、送信者を承認することもできます。安全な送信者」タブに切り替えます。ここでは、Outlookに常に信頼させたいメールアドレスやドメインを追加することができます。このため、これらの送信者からのメールが迷惑メールフォルダに送られることはなく、これらの送信者からの画像は自動的に表示されます。

また、「連絡先のメールを信頼する」にチェックを入れて、メールを送る相手を自動的に差出人セーフリストに追加すれば、管理のスピードアップと大量のアドレスを手動で追加する時間の短縮が図れます。

5 ルールによるフィルタリング

Outlookでルールを使用することは、受信トレイをコントロールする素晴らしい方法です。条件を指定することで、実行されるアクションを決定することができます。例えば、特定の人からのメールを自動的に特定のフォルダーに移動させることができます。また、メール内の特定の単語を色で自動的に並べ替えることもできます。

Outlookクライアントを使用して開始するには、「ホーム」タブで「ルール」 > "ルールを作成する... "をクリックします。....すでにメールを開いている場合は、あらかじめ選択されたオプションが表示されますが、詳細オプションをクリックすることができます。ルールをフルカスタマイズまず必要な条件を選択し、下線部の値をクリックしてルールの説明を指定します。次に、これらの条件を満たすメッセージの処理方法を決定するために、「次へ」をクリックします。その後、[完了]をクリックします。

Web版のOutlookでも同様の機能を実現することができます。右上の歯車のアイコンをクリックし、「ルールの管理」 > 「新規作成」をクリックします。ただし、利用できるオプションはデスクトップクライアントに比べて制限されます。

Outlookのルール設定について詳しくは、「ルールで受信トレイを管理する」ガイドをご覧ください。

受信トレイの制御

上記の方法を使えば、受信トレイをコントロールし、スパムを排除して、本当に読みたいメールに素早くアクセスできるようになります。より効率的にメールを管理したい方は、「Outlookワークフロー強化ガイド」をご覧ください。

スパムメールの中には、その隙間を縫って受信箱に届くものもあることを忘れないでください。差出人や内容に見覚えがない場合は、注意が必要です。特に、危険な電子メールの添付ファイルがある場合は、注意して手続きを行ってください。

あなたは、メールの乱雑さを避けるために上記の方法のいずれかを使用していますか？また、何かアドバイスがありますか？