Macコンピュータの数字を使って、データの追跡、記録、操作、分析をしていますか？あなたが知っているかどうかにかかわらず、アプリケーションは、あなたのデータをよりよく扱うためのいくつかの組み込みツールを提供しています。

電卓をしまって、手書きで何時間もかけてやるのをやめられます。ここでは、データをより使いやすくするために、数値に数式や関数を使う方法をご紹介します。

数式エディタの使用

数式や関数を数値で扱う前に、数式エディタに慣れることが大切です**。

これを簡単に行うには、数式や関数を追加したいセルをクリックし、等号を入力します。これだけで、エディタを開くことができます。また、ツールバーの「**」> 「新しい数式」をクリックすると、関数ブラウザ（後述）が開きます。

数式エディタは、左側をドラッグして移動し、両側の矢印でどちらか一方をドラッグしてサイズを変更することができます。

数式中のセルをクリックするか、希望するセル領域をドラッグすると、これらのセルがエディタに表示されます。また、算術演算子を使って足し算、引き算、掛け算、割り算をすることができます。もちろん、小数点以下の数字を入力することも可能です。

エディターが終了し、数式を適用したい場合は、緑色のチェックマークをクリックします。気が変わったら、赤い×印をクリックすると、変更を保存せずに閉じられます。

その前に、データを正確にするために、重複する数値を削除する方法を知っておく必要があります。

簡単な計算式

便利なことに、数値には基本的な計算式がいくつか用意されているので、手入力することなく利用することができます。

数式を使用するセルを選択します。ツールバーの「**」ボタンをクリックし、「Sum」、「Average」、「Min」、「Max」、「Count」、「Product」の中から選択します。"Max"、"Count"、"Product "のいずれかを選択する。

Numbersは、ワークシートのデータからどのセルを使うべきかを推測し、そのセルをハイライト表示します。非常に多くの場合、その数値は正しいのですが、常に正しいとは限りません。ハイライトされたセルが正しければ、リターンキーを押して数式を適用します。

ハイライトされたセルが使用するセルでない場合は、数式を含むセルをクリックすると、数式エディタが開きます。次に、正しいセルを選択し、エディタに表示されるようにします。数式を完成させるには、チェックマークをクリックして適用します。

その他の便利な公式・関数

これまでご紹介した基本的な計算式や関数では物足りないという方のために、データを扱うための便利な方法をいくつかご紹介します。

比較値

比較演算子を使って、セル内の値が等しいか、大きいか、小さいか、等しくないかを確認することができます。計算式の結果はTrueまたはFalseで表示されるので、数ヶ月または数年の売上、収入または支出を比較したい場合に便利です。

例として、今年1月の売上が前年より多いか少ないかを確認したいと思います。

1. 数式を表示させたいセルを選択し、数式エディタを開きます。
2. 数式の最初のセルをクリックします。
3. 比較演算子を入力する。"以上 "の場合は、<=と入力する。
4. 数式の2番目のセルをクリックします。
5. チェックマークをクリックするか、Enterキーを押してください。

この例では、今年1月の売上が実際に昨年以上であり、数式セル内の結果が「真」であることがわかります。

テキストの分割

必要以上の情報がある場合や、Right関数やLeft関数を使って特定のデータを抽出したい場合、文字列を分割することができます。電話番号、都市の州、住所文字列から市外局番を抽出するのに便利です。

この例では、クライアントの都市と2文字の州の略語（イリノイ州シカゴなど）が含まれるスプレッドシートを用意します。一人一人の状態を別のフィールドに引き込みたいのです。

1. 数式を表示させたいセルを選択し、数式エディタを開きます。
2. 右上の「書式」ボタンをクリックすると、「関数」ブラウザが表示されます。
3. Right」を検索し、一覧から選択して「**機能」をクリックします。
4. 数式エディタで、ソース文字列をクリックし、データのあるセルをクリックします。
5. エディターの右側にある「文字列の長さ」をクリックし、数字の「2」を入力します。
6. チェックマークをクリックすると、計算式が適用されます。

この式が行うのは、文字列の右側から2文字（ステップ5）を引き抜くことです（ステップ3）。この計算式をカラムに適用すると、各顧客の州の略称が表示されるようになります。

余分なスペースを削除する

表計算ソフトのデータがデータベースから取得されたものである場合、必ずしも必要な書式が設定されているとは限りません。上記の顧客スプレッドシートの例を使用すると、顧客の姓と名の間にスペースが多すぎることがあります。このため、これらの名前を使用した自動配信メールやメールマージに問題が発生する場合があります。

デジタルトリミング機能により、余分なスペースを自動的に一括消去することができます。

1. 数式が必要なセルを選択し、数式エディタと関数ブラウザを開く。
2. トリム」を検索し、リストで選択して「関数の挿入」をクリックします。
3. 数式エディタで、ソース文字列をクリックし、データのあるセルをクリックします。
4. チェックマークをクリックすると、計算式が適用されます。

顧客名のリストがきれいになったので、他のソフトを壊す余分なスペースがなくなりました。

接続データ

もしかしたら、あなたの状況は上記と逆かもしれません。2つの異なるセルにデータがあり、1つのセルに統合したい場合があります。Concatenate関数を使用すると、数値とテキストの両方でこの操作を行うことができます。

例えば、お客様の姓と名を2つのセルに分割したデータを受け取ったとします。メールソフトはこれらの名前を一緒に必要としています。

1. 数式が必要なセルを選択し、数式エディタと関数ブラウザを開く。
2. Concatenate」を検索し、リストで選択して「Insert Function」をクリックします。
3. 文字列」をクリックし、「**コンマ」という名前のセルをクリックします。
4. 真ん中にスペース（""）を入れ、**コンマで開閉する逆コンマを追加します。
5. 苗字を含むセルをクリックします。
6. チェックマークをクリックすると、計算式が適用されます。

ほら！お客様の姓と名が別々のセルに散らばっていたのが、一緒になった列ができましたね。

プレーンテキストに変換する

もう一つ、数字に関する非常に便利な機能がプレーンテキスト機能で、特に様々なソースからデータを取得する際に便利です。スプレッドシートには、リッチテキストとしてフォーマットされたテキストや数値が含まれている場合があります。例として、クリック可能なリンク、太字、斜体、下線付きの名前などがあります。

プレーンテキスト機能を使用すると、データを単純なプレーンテキストに抽出することができます。

1. 数式が必要なセルを選択し、数式エディタと関数ブラウザを開く。
2. プレーンテキスト」を検索し、一覧で選択し、**機能をクリックします。
3. ソース文字列」をクリックし、データの入っているセルをクリックします。
4. チェックマークをクリックすると、計算式が適用されます。

そうすれば、リッチテキストやHTMLなどの形式を使わなくても、データを見ることができるはずです。

数式や関数をコピーする

ここで紹介した例では、複数のセルに数式や関数を適用したい場合が多いようです。そのため、数式をドラッグして、データのレイアウトに応じて、行や列の隣のセルにコピーすることが簡単にできます。

セルの枠に黄色い点が表示されたら、それをクリックし、コピーしたいセルまでドラッグして離します。

数式や関数は、これらのセルにコピーされるだけでなく、対応するデータにすぐに適用される必要があります。

デジタルデータでよりシンプルに分析する方法

数式や関数を使用することで、デジタルスプレッドシートでのデータ操作や分析が容易になります。数値とテキストの両方を扱うには、これらの数式を試し、数値が提供しなければならない他の組み込み関数を調べてみてください。どれが大きな助けになるかは、実際に試してみないとわからないものです。

図に関する詳しい説明は、インタラクティブなグラフの作り方や条件付き書式の使い方をご覧ください。