你用你的Mac电脑上的数字来追踪、记录、操作和分析数据吗？不管您是否知道，该应用程序都提供了一些内置工具来帮助您更好地处理数据。

你可以把计算器收起来，不再花几个小时手工做事情。我们在这里向您展示如何在数字中使用公式和函数，使您的数据更易于使用。

使用公式编辑器

在开始以数字形式**公式和函数之前，熟悉公式编辑器很重要。

要轻松地执行此操作，请单击要添加公式或函数的单元格，然后键入等号。这就是打开编辑器所需要的一切。您也可以从工具栏中单击“**”&gt；“新建公式”，这也将打开“函数”浏览器（稍后我们将讨论）。

可以通过拖动左侧来移动公式编辑器，并通过使用双面箭头从其中一条边拖动来调整其大小。

可以单击单元格或拖动公式中所需的单元格区域，这些单元格将显示在编辑器中。您还可以使用算术运算符进行加、减、乘和除。当然，你可以输入带或不带小数的数字。

当您完成编辑器并希望应用公式时，您将单击绿色的复选标记。如果你改变主意，单击红色的X关闭它而不保存任何更改。

在继续之前，您应该知道如何删除重复的数字，以确保您的数据是准确的。

快速简便的公式

方便的是，数字提供了一些基本公式供您使用，而无需手动输入。

选择要使用公式的单元格。单击工具栏中的“**”按钮，然后从“总和”、“平均值”、“最小值”、“最大值”、“计数”或“乘积”中进行选择。

数字可以根据工作表中的数据很好地猜测要使用哪些单元格，并为您突出显示这些单元格。很多时候，数字是正确的，但并不总是正确的。如果突出显示的单元格是正确的，请按Return键应用公式。

如果高亮显示的单元格不是要使用的单元格，请单击包含公式的单元格，公式编辑器将打开。然后，选择正确的单元格，使其显示在编辑器中。要完成公式，请单击复选标记以应用它。

更有用的公式和函数

如果到目前为止我们提到的基本公式或函数还不足以满足您的需要，那么我们有一些其他有用的方法来处理您的数据。

比较值

可以使用比较运算符查看单元格中的值是否等于、大于、小于或不等于。公式的结果将显示为True或False。如果您想比较几个月或几年的销售额、收入或支出，这将非常有用。

举个例子，我们想看看今年1月份的销售额是否大于或等于上一年。

1. 选择要在其中显示公式的单元格，然后打开公式编辑器。
2. 单击公式的第一个单元格。
3. 键入比较运算符。对于“大于或等于”，输入<=。
4. 单击公式的第二个单元格。
5. 单击复选标记或按回车键。

你可以在我们的例子中看到，我们今年一月的销售额实际上大于或等于去年，公式单元格中的结果为“真”。

拆分文本

如果您拥有的信息比您需要的要多，或者希望使用Right和Left函数提取特定数据，则可以拆分文本字符串。这对于从电话号码、城市的州或地址字符串中提取区号非常有用。

对于本例，我们有一个电子表格，其中数据包含一个城市和一个客户的两个字母的州缩写，如伊利诺伊州芝加哥。我们想把每个人的状态拉到一个单独的领域。

1. 选择要在其中显示公式的单元格，然后打开公式编辑器。
2. 单击右上角的“格式”按钮打开“函数”浏览器。
3. 搜索“Right”，在列表中选择它，然后单击“**函数”。
4. 在公式编辑器中，单击“源字符串”，然后单击包含数据的单元格。
5. 在编辑器的右侧，单击“字符串长度”并键入数字2。
6. 单击复选标记以应用公式。

这个公式的作用是从字符串的右侧（步骤3）拉出两个字符（步骤5）。通过将这个公式应用到我们的专栏中，我们现在可以看到每个客户的州缩写。

删除多余的空格

如果电子表格中的数据来自数据库，则可能并不总是按您需要的方式进行格式化。使用上面的客户电子表格示例，您可以将客户的名字和姓氏之间的空格过多。这可能会导致使用这些名称的自动电子邮件甚至邮件合并出现问题。

有了数字修剪功能，我们可以一下子自动删除那些多余的空间。

1. 选择需要公式的单元格，然后打开公式编辑器和函数浏览器。
2. 搜索“Trim”，在列表中选择它，然后单击Insert Function。
3. 在公式编辑器中，单击“源字符串”，然后单击包含数据的单元格。
4. 单击复选标记以应用公式。

现在，我们有一个很好的和干净的名单，我们的客户姓名没有额外的空间来破坏我们的其他软件。

连接数据

也许你的情况和上面的相反。可能有两个不同单元格中的数据要合并为一个单元格。可以使用Concatenate函数对数字和文本执行此操作。

假设我们收到的数据将客户的名字和姓氏分成两个不同的单元格。我们的电子邮件软件需要这些名字在一起。

1. 选择需要公式的单元格，然后打开公式编辑器和函数浏览器。
2. 搜索“Concatenate”，在列表中选择它，然后单击Insert Function。
3. 单击“字符串”，然后单击名为的单元格并**逗号。
4. 添加中间带空格（“”）的开始引号和结束引号，并**逗号。
5. 单击包含姓氏的单元格。
6. 单击复选标记以应用公式。

开始了！我们有一个列，将客户的名字和姓氏放在一起，而不是分散在不同的单元格中。

转换为纯文本

另外一个非常方便的数字函数是纯文本函数，特别是在从各种来源获取数据时。您的电子表格中可能有格式为富文本的文本和数字。实例可以包括可单击的链接和粗体、斜体或下划线的名称。

使用纯文本函数，可以将数据精简为简单的纯文本。

1. 选择需要公式的单元格，然后打开公式编辑器和函数浏览器。
2. 搜索“纯文本”，在列表中选择它，然后单击**函数。
3. 单击“源字符串”，然后单击包含数据的单元格。
4. 单击复选标记以应用公式。

然后，您应该可以看到您的数据，而不必使用富格文本、HTML或其他格式。

复制公式和函数

通过我们在这里展示的示例，您很可能希望将公式或函数应用于多个单元格。因此，您可以轻松地拖动公式，将其复制到行或列中的相邻单元格中，具体取决于数据的布局方式。

选择要复制公式的单元格。当您看到单元格边框上的黄点时，单击它并拖动到要将其复制到并释放的单元格。

该公式或函数不仅应复制到这些单元格，而且应立即应用到相应的数据。

以数字形式分析数据的更简单方法

使用公式和函数可以更轻松地处理和分析数字电子表格中的数据。为了同时处理数字和文本，请尝试一下这些公式，并探索数字必须提供的一些其他内置函数。你只是永远不知道哪一个可能是一个巨大的帮助，直到你测试出来。

有关数字的更多帮助，请查看如何创建交互式图表或使用条件格式。