誰もが会議を嫌うが、会議が不可欠であることは誰もが知っている。では、どうすれば会議を無駄なく、効率的に行うことができるのでしょうか。これらのウェブサイトやアプリが役に立ちます。

この記事で紹介するツールは、どちらかというと対面での打ち合わせに適しています。遠隔地のチームにも使えますが、チームでの共同作業には最適な無料のオンラインミーティングツールを使うのが一番です。ビデオ会議からプロジェクト管理まで、リストにあるすべての人に適したものがあります。

レタスミーティング（Web）：会える日を確認、登録不要

ちょっとした作業のために、いちいち新しいサービスに登録するのは煩わしいものです。Lettuce Meetingsは、各人の希望を聞くことで、最も都合の良い日時を探し出してくれるシンプルなWebアプリケーションです。

それはとてもシンプルなことです。希望する会議を開始し、その名前と目的を使って、会議ができる日を追加し、各日の空いている時間帯を選択します。レタス会議のURLを他の人に送ると、その人が自分の都合を追加することができます。参加者全員の都合（緑色で表示）が重なり、最適な集合時間が表示されます。

Lettuce Encounterは、登録不要のシンプルなコラボレーションツールで、手を抜かずに物事を進めることを支援します。自分の会社では、GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookを使うのが簡単です。しかし、それがクライアントや顧客といった外部の人との会議である場合、レタスのような手間のかからないツールの方が中立的な道を歩むことができるのです。

チームミーティングチェックリスト（Web）：生産性の高い会議を運営するためのチェックリスト

長時間の無意味な会議に我慢しなければならないことが多いのでは？これはたいてい、会議をリードする人の準備が十分でないことが原因です。このチームミーティングチェックリストは、リーダーや参加者にとってミーティングが円滑に進むようにするためのものです。

チェックシートは、会議前、会議中、会議後のタスクに分かれています。"before "には、会議を脱線させることが多いので、気をつけたい小ネタが満載です。例えば、「一度に一つのトピックについて議論する」「各議題を大きな声で終わらせる」などは、些細なことに思えるかもしれませんが、会議を成功させるために大いに役立つことでしょう。

チェックリスト全体を印刷して、会議に持参することができます。チームミーティングのチェックリストでは、チェックリストのボタンをすべてクリックして参加者全員に送信するよう促しています。目標を声に出して発表することで、ちょっとした社会的プレッシャーが生まれ、物事がうまくいくようになるからです。目標を達成するための企画チームがあるのと似ていますね。

会議アジェンダのテンプレート（＊＊アートシート（doc））：アジェンダ設定のための無料テンプレート

すべての会議には、決まった議題が必要です。そうでなければ、蛇行した議論になり、何もできず、誰もが時間を浪費することになります。会議のアジェンダをどのように設定するかは、無料のテンプレートを参考にしてください。

Smartsheet の無料テンプレート一覧は、非公式会議、ビジネス会議、役員会、チーム会議、簡易会議、週次会議など、さまざまな会議のシナリオをカバーしています。これらのテンプレートは、microsoftwordやgoogledocsなど、DocXファイル形式をサポートするワープロソフトで使用することができます。

これらのテンプレートは議題を設定するための良い指標となりますが、Harvard Business Reviewが提供する会議の議題の設計方法に関するヒントもぜひお読みください。一般的で自由な見出しではなく、チームが答える必要のある質問としてトピックをリストアップするなど、素晴らしいヒントがあります。

最後に、上記の議題テンプレートでお探しのものが見つからない場合は、Word用の追加の会議議題テンプレート15点のリストをご覧ください。

agreedo (ウェブ): 議事録作成、共有、タスク割り当て

各会議の議事録作成は一人が担当すること".議事録」は基本的に、注目すべき事柄をすべて列挙したものです。これは、タスク、情報、議論のトピックなど様々ですが、AgreeDoはそれらを簡単に分けることができ、しかも無料です。

アカウントの作成、会議の設定、参加者の招待は簡単です。各項目は、情報、決定、タスク、トピックの4つのタイプに分類することができます。これによって、数分かけて素早くメモを取り、正しいカテゴリーに分類することができるようになったのです。

タスクは、参加者のEメールを追加することで割り当てられ、期限をつけることもできます。また、各会議に添付ファイルを追加することも可能です。また、参加者は会議ノートにコメントを追加することができます。

AgreeDoの無料版では、1ヶ月に4回のミーティング、3人の参加者、1回のミーティングに1つの添付ファイルに制限されています。プレミアム版では、お客様のニーズに応じて、これらの制限を増やすことができます。

各ミーティングの終わりに議事録を再確認し、全員が同意していることを確認することは良いことです。AgreeDoがお気に召さない場合は、microsoftwordやgoogledocsの議事録テンプレートを利用することも可能です。

BookLive「ブックライブ」の立つだけじゃダメなんだ（電子書籍）：毎朝、会うための無料ガイド無料立ち読み

プロジェクト管理アプリ「Qlutter」の目的は、すべて生産性を高めることです。彼らは、毎日の朝礼を効率的かつ効果的に運営する方法を、自分たちが実践していることを無料の電子書籍にまとめました。

本書では、朝礼のメリット、チームの賛同を得る方法、朝礼を開催する方法について、8つの章に分けて解説しています。44ページの短い本ですが、読み終わる頃にはスタンドアップミーティングやスクラムミーティングという形で日々のミーティングを運営する心構えができているように感じられるでしょう。

この本が欲しい方は、Qlutterのニュースレターに登録する必要があり、その後、PDF、mobi、epubのいずれかの形式で本を入手することができます。Kindleに直接送る方が簡単です。

ダウンロード：More Than Just Standing Up (eBook)【販売終了】。

会議の議長にならない場合は？

つまり、会議のスケジュールを立て、それを維持するためのチェックリストを作成し、議題を作成し、議事録を作成するための簡単なツールを手に入れたのです。毎日の会議を効率的に進める方法も知っている。しかし、会議をリードしなければ、これらすべては意味がありません。

万が一、上司から会議が招集され、それが漫然と続くようなことがあれば、何とかしなければなりません。まずは、上司が知っておくべき生産的な会議のための8つのルールについての記事を送ることから始めましょう。ただし、丁寧に、あるいは匿名で送ってください。