Outlookをお使いの方は、Outlookがメールを管理する便利なプログラムで、多くの優れた機能を含んでいることを既にご存知でしょう。今日は、ワークフローの改善に役立つ、あまり知られていないOutlookの機能を紹介します。

1メッセージプレビューの行数を変更する

メール一覧で、Outlookは各メールのプレビューを表示します。デフォルトでは、最初のFromとSubjectの行、そしてメール本文の下の1行で構成されます。

メッセージ一覧に表示されるメッセージの行数を変更することができます。

表示]タブで[メッセージプレビュー]ボタンをクリックします。次に、1行（デフォルト）、2行、3行を選択します。リストにメールを表示させない場合は、「オフ」を選択します。

この設定をこのフォルダーにのみ適用するか、すべてのメールボックスに適用するかを尋ねられます。

選択した行数には、FromとSubjectの行は含まれません。したがって、2行を選択した場合は、1行目にFromとSubject、そして本文の下に2行の合計3行が表示されます。

2 outlook起動時に表示されるフォルダを選択する

Outlookに複数のメールアカウントがある場合、Outlookを開いたときにどのメールアカウントの受信トレイをデフォルトで表示するかを選択することができます。また、必要に応じて受信箱以外のフォルダーを選択することも可能です。

ファイル>オプション」を開き、「Outlookオプション」ダイアログボックスの左ペインにある「詳細設定」をクリックします。

Outlookの「開始と終了」で、「参照」をクリックします。フォルダーの選択」ダイアログボックスで、目的のアカウントを探し、Outlookを起動する受信箱などのフォルダーを選択します。

私たちは、このセットアップが常に固定されていないことを発見する。それがあなたのために動作する場合は、コメントで教えてください。

アウトルック検索フォルダの作成

Outlookで定期的に同じ単語やフレーズを検索する場合、特定の検索条件に一致するすべてのアイテムのリストを表示する仮想検索フォルダを設定できます。Outlookには検索フォルダのテンプレートが多数用意されていますが、自分で作成することもできます。

例えば、未読メール検索フォルダーは、メールアカウントの別のフォルダーにある場合でも、フォルダー内の未読メールをすべて表示します。メッセージは検索フォルダーに移動されず、そこに表示されるだけです。元のメッセージは、それぞれのフォルダーに残ります。

新しい検索フォルダを作成するには、「フォルダ」タブの「新規作成」セクションにある「新規検索フォルダ」をクリックします。リストから既製の検索フォルダのテンプレートを選択するか、リスト下部の「カスタマイズ」で「カスタム検索フォルダを作成する」を選択します。

カスタム検索フォルダを作成するには、「検索フォルダの新規作成」ダイアログで「選択」をクリックします。

次に、「カスタム検索フォルダー」ダイアログボックスに検索フォルダーの名前を入力します。条件］をクリックし、［検索フォルダの条件］ダイアログボックスで検索の詳細を指定します。

この方法でうまくいかない場合は、Outlookの検索を修正する方法をいくつかご紹介します。

4アウトルック フォルダをクリーンアップする

Outlookの「クリーンフォルダー」機能は、スレッドやフォルダーから冗長なメッセージを削除します。冗長メッセージとは、スレッド内の過去のメッセージで、返信の際にも参照されるメッセージのことです。長いメールのスレッドは、各返信で前のメッセージの複数のコピーを参照することになります。

デフォルトでは、「フォルダの整理」コマンドは、選択したフォルダとそのサブフォルダから冗長なメッセージを「削除されたメッセージ」フォルダに移動します。

このコマンドを使用するには、クリーニングしたいフォルダーを右クリックし、「フォルダーのクリーニング」を選択します。

ファイル" > "オプション" > "メール" > "セッションのクリーンアップ" で。をクリックすると、「フォルダのクリーンアップ」コマンドのオプションを設定することができます。クリーンアップ項目を移動するフォルダを選択し、その他のクリーンアップオプションを有効または無効にします。

5 未来日付でメールを送る

Outlookの遅延配信機能を使えば、メールを書いても後日送信する必要がある場合があります。

まず、新着メッセージや返信メッセージを書きます。次に、「メッセージ」ウィンドウの「オプション」タブの「その他のオプション」セクションで、「配信の遅延」をクリックします。"メッセージ "ウィンドウの "オプション "タブの "その他のオプション "セクションにある

配送オプション」で、「未配送」にチェックを入れ、日時を選択します。

その他、必要なオプションを選択し、「閉じる」をクリックします。

Outlookはスケジュールメールを送信トレイに保存し、「送信済み」フォルダに移動されるまで送信しません。

気が変わって、遅れた配達をキャンセルしたり、別の日時に変更したりする必要がある場合は、送信トレイからメールを開いてください。オプション」タブの「遅配」を再度クリックし、「前に配達しない」オプションの日時を変更するか、チェックを外して遅配を無効にしてください。

6 クイックステップの使用

Outlookホーム」タブの「クイックステップ」セクションは、頻繁に使用するアクションにワンクリックでアクセスできるようになっています。

カスタムのクイックステップを作成するには、クイックステップ領域で［新規］をクリックします。［クイックステップの編集］ダイアログボックスで、クイックステップに名前を付けます。

次に、ドロップダウンリストからアクションを選択し、「アクションの追加」をクリックします。同じクイックステップで実行する他のアクションを追加し続け、それぞれのアクションの後に「アクションを追加」をクリックします。

例えば、選択したメールを既読にし、フォルダーに移動させるというクイックステップを設定することができます。同様のツールは、メールグループとニュースレターグループリストの作成方法をご覧ください。

7複数のアウトルック・ウィンドウを開く

メールや計画、タスクにOutlookを使用している場合、複数のOutlookウィンドウを開いておく必要がある場合があります。ナビゲーションボタンを使って常に表示を切り替えるのではなく、メール、カレンダー、タスクを同時に表示することができます。

別のOutlookウィンドウを開くには、タスクバーのOutlookアイコンを右クリックし、Outlook 2016を選択します。

Outlookを閉じるときは、開いているウィンドウの「ファイル >終了」を実行してください。どのウィンドウも右上の「X」をクリックしないでください。次回Outlookを開いたときにも、終了時と同じ数と位置のウィンドウが表示されます。

8 ルールの作成と管理

ルールに従って行動するのは好きではないかもしれませんが、Outlookのルールはとても便利なものです。これらは、発生したアクションに基づいて、特定のイベントを自動的に発生させるように設定することができます。

例えば、件名に特定の単語を含むメッセージや、特定の相手からのメッセージをフォルダに移動し、既読にすることができます。メッセージの受信時に、これらのアクションを一度に実行するルールを作成することができます。

ルールの作成・管理は、「スタート」タブの「モバイル」セクションにある「ルール」をクリックし、「ルールとアラートの管理」を選択します。."ルールとアラート "ダイアログボックスでは、ルールの作成、変更、実行を手動で行うことができます。

新規ルール］をクリックしてルールを作成し、［ルールウィザード］の手順に従います。

Outlookに欠けている機能のひとつに、電子メールで自動的に自分に機密コピーを与える機能がありますが、ルールを使ってこの制約を回避することができます。

9 アウトルック・アカウント名の変更

Outlookにメールアカウントを追加する場合、デフォルトのアカウント名はメールアドレスで、左側のペインに表示されます。ただし、アカウント名をよりわかりやすいものに変更することで、目的のアカウントをより早く見つけることができます。Outlookでいくつものメールアカウントを持っている場合に便利です。

アカウント名を変更するには、左側のペインで現在のアカウント名（アカウントの受信トレイではない）を右クリックし、「アカウントのプロパティ」を選択します。または、File> Information（アカウント情報画面）にてご確認ください。

次に、「アカウント設定> アカウント設定」を開き、「電子メール」を確認します。"タブがアクティブになりました。デフォルトであるべきです。

リストから名前を変更するアカウントを選択し（まだ選択されていない場合）、[変更]をクリックします。

アカウント設定]ダイアログボックスの[一般設定]でアカウント名を変更します。[次へ]、[終了]の順にクリックします。

10 outlookコマンドラインスイッチの使用

Outlookには、さまざまなアクションを実行するためのコマンドラインスイッチが用意されています。マウスではなくキーボードを使いたい場合は、コマンドラインスイッチを使用することで、Outlookでの操作を高速化することができます。また、Outlookの問題を解決する手助けをしてくれます。

知っておきたいoutlook 2016のコマンドラインスイッチを25個取り上げました。

例えば、「ファイル名を指定して実行」ダイアログボックス（Windowsキー+R）を開き、開いたボックスに次のコマンドを入力すれば、メールアドレスを受信者のアドレスに置き換えて、受信者に連絡するメールを新規に作成することができます。

アウトルックをより便利にするためのツール

OutlookがMailや他のデスクトップ型メールクライアントよりはるかに強力であるのは、一般的な機能とあまり知られていない機能の両方があるからです。これだけの機能があれば十分ではないでしょうか？問題ありません。これまで、Outlook に機能を追加したり、既存の機能を改善したり、複数の microsoftouglook PST ファイルを結合するなど、Outlook よりも優れた特定のタスクを実行できる、便利なサードパーティ製 Outlook ツールをいくつか取り上げてきました。

これらの素晴らしい機能に加えて、時間の節約に役立つ多くのOutlookショートカットがあることを忘れないでください。