如果你使用Outlook，你已經知道它是一個有用的程序來管理你的電子郵件，幷包括許多偉大的功能。今天我們將介紹一些鮮為人知的Outlook功能，這些功能可以幫助改進您的工作流程。

1更改消息預覽中的行數

在電子郵件列表中，Outlook會顯示每封郵件的預覽。默認情況下，這包括第一行的發件人和主題行，然後是電子郵件正文下面的一行。

您可以更改消息列表中顯示的消息的行數。

轉到“視圖”選項卡，然後單擊“消息預覽”按鈕。然後，選擇1行（默認）、2行或3行。如果您不想在列表中顯示任何電子郵件，請選擇“關閉”。

您將被詢問是否僅將此設置應用於此文件夾或所有郵箱。

您選擇的行數不包括髮件人和主題行。因此，如果你選擇兩行，你將看到三行：發件人和主題在第一行，然後兩行的電子郵件正文下面。

2選擇outlook啟動時顯示的文件夾

如果您在Outlook中有多個電子郵件帳戶，則可以選擇在打開Outlook時默認顯示哪個電子郵件帳戶收件箱。如果需要，也可以選擇收件箱之外的其他文件夾。

轉到“文件”&gt；“選項”，然後在“Outlook選項”對話框的左側窗格中單擊“高級”。

在Outlook的“開始和退出”部分中，單擊“瀏覽”。在“選擇文件夾”對話框中，找到所需的帳戶，然後選擇收件箱或要啟動Outlook的其他文件夾。

我們發現，這種設置並不總是堅持。讓我們知道在評論中，如果它為你工作。

三。創建outlook搜索文件夾

如果您經常在Outlook中搜索相同的單詞和短語，則可以設置一個虛擬搜索文件夾，其中顯示符合特定搜索條件的所有項目的列表。Outlook為搜索文件夾提供了一些模板，您也可以創建自己的模板。

例如，未讀郵件搜索文件夾會顯示一個文件夾中所有未讀郵件，即使它們位於電子郵件帳戶中的不同文件夾中。郵件不會移動到搜索文件夾，它們只顯示在那裡。原始郵件保留在各自的文件夾中。

要創建新的搜索文件夾，請在“文件夾”選項卡的“新建”部分中單擊“新建搜索文件夾”。從列表中選擇現成的搜索文件夾模板，或在列表底部的“自定義”下選擇“創建自定義搜索文件夾”。

如果要創建自定義搜索文件夾，請單擊“新建搜索文件夾”對話框中的“選擇”。

然後，在“自定義搜索文件夾”對話框中輸入搜索文件夾的名稱。單擊“條件”，然後在“搜索文件夾條件”對話框中指定搜索的詳細信息。

如果這對您不起作用，我們有一些方法可以使用修復Outlook搜索。

4清理outlook文件夾

Outlook的“清理文件夾”功能可刪除線程或文件夾中的冗餘郵件。冗餘消息是線程中以前的消息，也在回覆中引用。長時間的電子郵件線程可能會導致在每個回覆中引用之前消息的多個副本。

默認情況下，“清理文件夾”命令會將選定文件夾及其子文件夾中的冗餘郵件移動到“已刪除郵件”文件夾。

要使用此命令，請右鍵單擊要清理的文件夾，然後選擇“清理文件夾”。

通過轉到“文件”&gt；“選項”&gt；“郵件”&gt；“會話清理”，可以設置“清理文件夾”命令的選項。選擇要將清理項目移動到的文件夾，並啟用或禁用任何其他清理選項。

5在將來某個日期發送電子郵件

有時你需要寫一封電子郵件，但不發送它，直到稍後的時間。Outlook的延遲交付功能允許您輕鬆地執行此操作。

首先，寫下你的新郵件或回覆郵件。然後，在“消息”窗口的“選項”選項卡上的“更多選項”部分中單擊“延遲傳遞”。

在“交貨選項”下，選中“不在交貨之前交貨”框，然後選擇日期和時間。

選擇所需的任何其他選項，然後單擊“關閉”。

Outlook將計劃的電子郵件存儲在發件箱中，直到移動到“已發送”文件夾時才發送。

如果您改變了主意，需要取消延遲的送貨或更改為其他日期和時間，請轉到發件箱並打開電子郵件。再次單擊“選項”選項卡上的“延遲交貨”並更改“不在交貨之前交貨”選項的日期和時間，或取消選中該框以禁用延遲交貨。

6使用快速步驟

Outlook“主頁”選項卡的“快速步驟”部分提供了對常用操作的單擊訪問。Microsoft提供了一些快速入門步驟，但您也可以創建自己的步驟。

要創建自定義快速步驟，請單擊“快速步驟”區域中的“新建”。在“編輯快速步驟”對話框中，命名快速步驟。

然後，從下拉列表中選擇一個操作，然後單擊添加操作。在同一快速步驟中不斷添加其他要執行的操作，在每個操作之後單擊“添加操作”。

例如，您可以設置一個快速步驟，將選定的電子郵件標記為已讀，然後將其移動到某個文件夾。對於類似的工具，請查看如何創建電子郵件組和通訊組列表。

7打開多個outlook窗口

如果將Outlook用於電子郵件、計劃和任務，則可能需要打開多個Outlook窗口。它允許您同時查看電子郵件、日曆和任務，而不是使用導航按鈕來不斷切換視圖。

要打開另一個Outlook窗口，請右鍵單擊任務欄上的Outlook圖標，然後選擇Outlook 2016。按您的要求定位車窗。

關閉Outlook時，請在任何打開的窗口上轉到“文件”&gt；“退出”。不要單擊任何窗口右上角的X。Outlook下次打開的窗口數量和位置與您退出Outlook時相同。

8創建和管理規則

您可能並不總是喜歡按規則玩，但Outlook中的規則可能非常有用。它們允許您根據發生的操作設置自動發生的特定事件。

例如，您可能希望將主題行中包含特定單詞的郵件或從特定人員移動到文件夾中，並將郵件標記為已讀。您可以創建一個規則，以便在接收消息時一次執行所有這些操作。

要創建或管理規則，請單擊“開始”選項卡上“移動”部分中的“規則”，然後選擇“管理規則和警報”。“規則和警報”對話框允許您創建、更改和手動運行規則。

單擊新建規則以創建規則，然後按照規則嚮導中的步驟進行操作。

Outlook中缺少的一個功能是在電子郵件中自動給自己密件抄送。但是你可以用規則來繞過這個限制。

9更改outlook帳戶名稱

將電子郵件帳戶添加到Outlook時，該帳戶的默認名稱是您的電子郵件地址，顯示在左側窗格中。但是你可以把賬戶名稱改成更具描述性的名稱，這樣可以更快地找到你要找的賬戶。如果您在Outlook中有許多電子郵件帳戶，則很有用。

要更改帳戶名，請右鍵單擊左側窗格中的當前帳戶名（而不是帳戶的收件箱），然後選擇“帳戶屬性”。或轉到“文件”&gt；“信息”（帳戶信息屏幕）。

然後，轉到“帳戶設置”&gt；“帳戶設置”，並確保“帳戶設置”對話框上的“電子郵件”選項卡處於活動狀態。它應該是默認的。

在列表中選擇要更改其名稱的帳戶（如果尚未選擇），然後單擊“更改”。

在“帳戶設置”對話框的“常規設置”下更改帳戶名稱。單擊下一步，然後單擊完成。

10使用outlook命令行開關

Outlook提供命令行開關，允許您執行各種操作。如果您喜歡使用鍵盤而不是鼠標，可以使用命令行開關加快Outlook中的操作。它們還可以幫助您解決Outlook中的問題。

我們已經介紹了25個outlook2016命令行開關，您應該知道。

例如，您可以打開“運行”對話框（Windows key+R）並在打開框中輸入以下命令，將電子郵件地址替換為收件人地址，從而創建一封新的電子郵件，並將其與收件人聯繫。

使outlook更有用的工具

正是所有的高級功能，包括流行的和鮮為人知的功能，使得Outlook比郵件和其他桌面電子郵件客戶端功能強大得多。這些功能對您來說還不夠嗎？沒問題。我們已經介紹了一些有用的第三方Outlook工具，這些工具可以為Outlook添加功能、改進現有功能或比Outlook更好地執行某些任務，例如合併多個microsoftouglook PST文件。

別忘了，除了這些強大的功能外，還有許多Outlook快捷方式可以幫助您節省時間！