ほとんどの人は、タスクを完了するために必要な時間を見積もることに惨敗しています。それは、彼らの自信が乏しいからであったりする。そうすると、本当に必要以上に時間をかけてしまうことがあります。

人は自分の能力を過大評価することもあるが、過小評価は課題遂行において比較的よく見られることである。

ファッジの比率を熟知していること

ごまかし率を計算することで、タスクにかかる時間を正確に把握することができます。また、現在のタスクにかかる時間の見積もりの精度を示しています。

まず、タスクのリストを作る。各項目の横に完了までの推定時間を記入してください。仕事をしながら、それぞれの担当業務に費やした実際の時間を記録し、時間をかけて完了させてください。

次に、仕事にかかった時間を合計し、見積もり総時間で割ります。その結果が、あなたのファッジの比率です。例えば、1.25で終わるということは、すべてを完了するのに予想より25%時間がかかったということです。

課題の種類によって、ごまかしの比率が変わることを想定してください。しかし、もっと頻繁にごまかし率を計算すると、平均値が見えてきます。そして、見積もり時間を足し、一般的なファッジの比率を掛けることができます。

また、生産性を高めるためには、生産性向上の足かせとなっている要因に着目する必要があります。どうすればいいのか、その障壁を減らすための具体的な方法について見ていきましょう。

より正確に把握するための時間を確保する

タイマーは、過小評価を抑制する最も効果的なツールの一つです。少なくとも数日、あるいは1週間をフルに使って、すべての行動に時間を割くようにしましょう。自分のパフォーマンスについて、事前に想定をしないようにする。

時間を決めたら、時間を記録し、合計を見ます。メモするもよし、アプリで番号を確認するもよし、意外な発見があるかもしれません。

予想以上に実行速度が速いケースを除けば、改善の余地があることがわかるでしょう。しかし、これらの欠点をあまり気にする必要はありません。自分の仕事について考え、いつものように生産性向上に向けて動き出す。

タイマーアプリは、無理に見積もりをするのではなく、費やした時間の詳細を把握するのに役立ちます。

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目標や成果を書き出す

一日の流れが速く、達成感を味わう暇がない。だからこそ、目標などをその都度メモしておくことが大切なのです。後で内容を確認する。

一瞬の挫折で成果が見えにくくなる。成功体験を記録することで、記憶が研ぎ澄まされ、自分の価値を証明できる。

Evernote**のノートブックに、その日のハイライトをすべて記録することを検討してください。クラウドベースのサービスにより、デバイス間で表示する素材の追加を簡素化することができます。

ダウンロード：Evernote for iOS｜Android（無料、プレミアムプランあり）

ワークフローにスローダウンを見出す

スケジュール通りに終わらないのは自分のせいではないこともあります。スクリーンショットやアクティビティ率を含むタイムトラッキングアプリは、本当のことを教えてくれます。

ハブスタッフはキーストロークとマウスの動きを監視し、10分ごとにランダムに3枚のスクリーンショットを撮影します。

一つのアプリが使い勝手が悪いために、動作が遅くなることがあるかもしれません。あるいは、Wi-Fiの通信速度が遅いことが原因かもしれません。何はともあれ、これらの知見を今後の改善に活かしてください。

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マイナス思考を記録する

多くの人は、ネガティブ思考**が人生に影響を与え、潜在的な生産性を低下させていると感じています。失敗する運命にある思考を、友人に明かしてしまうこともある。与えられたフィードバックから、精神的な会話が非現実的であることを知ることができます。

そんなときは、音声録音アプリケーションを使って、自分の考えを声に出してみましょう。

後日、録音したものを聴く。警句を聞いて、自分に自信がないことを自覚することもあるでしょう。そんなときは、これらの要素を無理矢理にでも認識し、よりバランスの取れた視点を持つようにしましょう。

ネガティブな感情を克服するために、テクノロジーに頼るということです。

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気分転換の理由の特定

気分が落ち込んでいると、生産性の目標が達成されていることに気づけないことがあります。むしろ、生産性の低さがイライラした感情につながると考えてもよいでしょう。感情は非常に複雑で、無数のものが引き金となります。

自分の感情を記録しておき、感情が起こったときに、感情への意識を高める。逆に言えば、この知識を使って、もっと楽観的な気持ちになるまで簡単なことをすればいいのです。

また、ムードトラッカーを使うことで、一時的にスランプに陥っていることを自覚することができます。そして、意見の相違やペットの病気も、あなたの気分に影響を与えることがわかります。

生産性について考えるとき、自虐的な思考の罠に陥りがちです。そして、自分が失敗していると思い込むだけで、自分を過小評価するようになるかもしれません。しかし、タイマーとともに、ムードトラッカーは、感情が揺れ動くにもかかわらず、あなたがうまくいっていることを示すかもしれません。

ダウンロード：MoodPanda for iOSまたはAndroid（無料）

現実的な目標を設定する

もしかしたら、過去に言われたように、自分の生産性を過小評価しているのかもしれません。つまり、目標に到達できないと、「自分は能力がない」と結論付けてしまう可能性があるのです。しかし、誰もが達成できないほどの目標を1日に設定したらどうでしょう。

ファッジの比率を熟知することで、これを回避することができます。また、現実的な目標を立てるようにすることも有効です。多くの場合、これは、毎日達成できることは少なくても、ベストを尽くし、その後で疲れを感じないようにすることを意味します。

CommitTo3というアプリを使うと、毎日最も重要な3つのタスクを選ぶように教えてくれます。これらを完了したら、重要度の低い担当業務に移ってください。

毎日3つの大きなことに取り組む習慣をつけると、自尊心が高まり、そして、自己価値の低さによる過小評価が少なくなるのです。

ダウンロード：Committet3 for iOSまたはAndroid（無料、プレミアムプランあり）

ポジティブなアファメーションを話す、聞く

ネガティブな考え方が生産性にどのように影響するかについて説明しました。幸いなことに、意識的にポジティブな考え方をすることで、自分の潜在能力を引き出すことも可能です。

生産性に関するポジティブなアファメーションをリストアップしてみましょう。

特に、違和感を覚えたら、肯定してもらうことが大切です。

ThinkUpアプリケーションでは、専門家が承認したライブラリから確認書を選択するか、自分で確認書を入力することができます。そして、その情報を自分の声で録音して、必要に応じて聞いてください。

ダウンロード：ThinkUp for iOSまたはAndroid（アプリ購入で無料）

バイアスを軽減する

認知バイアスは、意思決定、推論、評価行為にマイナスの影響を与えます。これは思考のエラーであり、多くの場合、人は反対の情報があるにもかかわらず、信念を持ち続けるときに起こります。

心理学者は、認知バイアスは致命的な結果をもたらすと信じています。例えば、親が子供の薬物乱用問題やうつ病に気づかないことにつながる可能性があるのです。

認知バイアスは、生産性にも適用されます。もし、上記のヒントが、あなたが思っているよりも生産性が高いことを示しているのに、その証拠を無視しているとしたらどうでしょう？そのような結果は、あなたの過小評価戦略を永続させるかもしれません。

もう1つのタイプは注意の偏りと呼ばれ、繰り返し起こる思考が知覚に影響を与える場合に起こります。

あなたの注意を引き、あなたの思考に影響を与えるものについて考えてみてください。長いToDoリストを見て、自分は絶対に物事を成し遂げられないと思うかもしれません。同時に「私は時間内に物事を終わらせることができない」と思っていると、それを信じて過小評価し続けることになります。

Androidの「Happy Faces」というMood Mintアプリは、自分の思考とその結果の知覚をモニターするのに役立ちます。そして、この2つの要素が生産性にどのようにフィットし、自分の行動に影響を与えているのかを知ることができるのです。ポジティブな情報にフォーカスするよう脳をトレーニングする、認知バイアス補正の要素を備えています。

また、認知バイアス補正のたびに起動する「ハッピーノート」機能では、気分転換や良い習慣を身につけるためのコンテンツが表示されます。

ダウンロード：Mood Mint for iOS ($2.99)

ダウンロード：Happy Faces for Android [販売終了]。

生産性の罠を回避する方法とは？

幸いなことに、この障害を克服することができます。

上記のツールや提案から始めてみてください。また、進歩には時間がかかること、集中力を持続させることで成果が得られることを忘れないでください。時間を過小評価しないようにする努力は、あなたをこれまで以上に生産的な道に導いてくれるでしょう。