Gmailは、受信したメールを整理するために使われています。フィルターを設定することで、届いたメールに対して自動的にアクションを実行することができます。また、重要なメッセージにはアスタリスクを付けたり、件名タグを作成することも可能です。

しかし、もう一つ知られていない機能があります。Gmailのマルチインボックスです。

これを使うと、Gmailのデフォルト表示で、複数の受信トレイをペインで表示することができます。この方法は、必要なものを見るために数回クリックする手間を省くことができます。

gmailで複数の受信トレイを設定する方法

まず、Gmailを開き、右上の歯車のアイコンをクリックし、受信トレイの設定を選択します。このとき、Googleの受信トレイシステムの自動ラベル付けをオフにする必要があります。

次に、「ソーシャル」、「プロモーション」、「アップデート」、「フォーラム」のチェックを外し、終了したら変更を保存してください。

コグメニューから「設定」を開き、画面上部にある「Labs」のリンクを見つけます。Labsに掲載されるものはすべて実験的なものです。

ラボで、複数の受信トレイまでスクロールダウンし、「Enable」ラジオボタンをクリックします。

最後に、Labsページのトップに戻り、「savechanges」をクリックします。

次に設定ページを読み込むと、上部に新しい青色の複数の受信トレイのリンクが表示されていることに気づくはずです。クリックすると、複数の受信トレイの内容を自分に最適になるように調整できます。システムは最大5つの受信トレイを使用できます。

各ペインにラベルを割り当て、ペイン内に表示するコンテンツの種類を指定します。例えば、下書きを表示するものと、送信済みのメッセージを表示するものを用意することができます。ラベルを貼ったメッセージは、複数の受信トレイペインのいずれかに表示することも可能です。

複数の受信トレイの設定では、メインの受信トレイに対するペインの位置を変更することもできます。最後に、ペインの各ページに表示するメッセージの数を選択することができます。

マルチインボックス機能の機能と設定方法がわかったところで、効果的な使い方を探ってみましょう。

1 カンバンボードの各ステップにラベルを割り当てる

かんばんは、各タスクとそれが全体のワークフローの中でどのように位置づけられるかを示す、ビジョンベースのシステムです。人はカンバンボードを使って、やるべき業務とその業務がプロセスのどこに位置するかを示す。各タスクはカードになっており、ステータスが変わると別のボードに移動します。

かんばんワークフロー**の各ステージにGmailラベルを検討する。新規プロジェクトと書いてあるものと、承認待ちと書いてあるものがあるかもしれません。もし、かんばんで作業完了の通知を送るなら、各チームメンバーは特定のキーワードやフレーズを使用することができます。各ハッシュタグの応用力と正確さを学ぶ人に注目。

すると、メインの受信トレイでカンバンボードに関連するすべてのメッセージを探すのではなく、複数の受信トレイペインでプロセスの流れを確認することができます。この方法は、必要なものを見つけやすくすることで、時間を節約することができます。また、プロセス関連のメッセージが失われる可能性も低くなります。

2 部署や人物のタグを作成する

あなたは大企業に所属し、定期的に異なる部署や人とコミュニケーションを取っているのではないでしょうか。この場合、メールアドレスを元に各メールにラベルを作成します。例えば、Accounting、Human Resources、My Bossと書くことができます。

その人たちのメールが専用ペインに表示されることで、見落としを減らすことができます。また、メールがいつ届くかも意識するようになります。そうすれば、より自由な判断と行動ができるようになります。

すべての受信トレイを1つの画面で表示

多くの人がそうであるように、Gmailの受信トレイはいくつかの目的に分けることができます。おそらく、仕事用のアカウントとプライベート用のアカウントを持っているのでしょう。しかし、さまざまな理由でプロフェッショナルアドレスを設定するのが一般的です。あなたの会社がセミナーを開催し、イベントの登録を処理する場合、アドレスは[会社名] [email protected] となるかもしれません。

Gmailのアカウントごとに「From:」ラベルを作成することができます。そうすることで、複数の受信箱に対応するメッセージが表示されます。通常、Gmailの右端にあるアカウントアイコンをクリックして、アカウントを切り替える必要があります。次に、ドロップダウンメニューからアカウントを選択します。

複数の受信トレイを使用して、別のメールアドレスの受信トレイを各ペインに表示することで、時間を短縮することができます。また、アカウントを確認したかどうか、気が散るのを防ぐことができます。

4** アクションベースのタグ付け

インターネット上では、受信箱をゼロにするための提案があふれています。その方法のひとつが、@記号とアクションやステータスで始まる**タグです。返信待ち」、「完了」、「アクション」というものがあってもよいでしょう。

Actionフォルダには、2分以上かかる内容だけを追加し、短いタスクはすぐに実行するようにします。そうしないと、@Actionフォルダが不要なものでいっぱいになってしまう危険性があります。

これらのラベルをラベルリストの先頭に表示させるには、@記号を使用します。それらはすぐに画面の左側の標準的なGmailタブの下に表示されます。しかし、複数の受信トレイを使用することで、ラベルの順番を気にする必要がなくなります。最も一般的な操作にそれぞれ1つのペインを割り当てることができます。この方法は、仕事がうまくいったことを視覚的に証明することで、モチベーションを上げることができるのであれば、とても良い方法です。

タスクが完了したら、これらの受信トレイのメールを適切なアクション別のタブに移動し、複数の受信トレイとして使用します。そして、一日の終わりに、それぞれのメールをすべて見てください。その結果を自分の生産性を測る総合的な指標とし、改善策を考えてみましょう。

5 重要な通知メールのラベル付け

現在の代表的なプロジェクト管理ツールの多くは、メールやプログラムのインターフェイスでユーザーに情報を提供しています。このシステムは、特に人々がプログラムに接していないときに、可視化される機会を増やします。メールだけを使っていても、連絡を取り合うことができるのです。

まず、通知メールを送信するために使用しているすべてのプログラムについて考えてみましょう。そして、そのメッセージが見るべき重要なものであるかどうかを判断します。例えば、プログラムによっては、使用状況に関する指標を毎週提供するのみで、必要ないと考える場合もあります。しかし、それ以外の場合は、アプリケーションで起こっていることすべてをアラートで知らせます。

通知メールの送信に関連するプログラムが5つ以下の場合、プログラムごとに複数の受信トレイペインを用意します。Gmailのフィルターを設定することで、特定のメールだけをラベルに送ることができることを忘れないでください。

カード会社からの通知で、支払い期限切れやクレジットスコアの変化などの最新情報が必要な場合があります。しかし、金利手数料に関する通知メッセージはあまり気にならないかもしれません。フィルターにより、どのメールをお客様の**タグに送信し、どのメールを削除するか、または別の場所にリダイレクトするかを指定することができます。

利用するサービスの件名にキーワードが含まれているかどうかを調査しておくと便利です。まず、Gmailでその会社から受信したすべてのメールを検索することから始めます。言葉の使い方のパターンに気づいたら、その言葉を認識するようにフィルターを変更します。そして、フィルターを思い通りに動作させることができます。この場合、フレーズ付きのメールを意味し、最も重要なのは、複数の受信トレイに対応するラベルに移動することです。

6 受信トレイの優先順位を設定する

受信トレイを見ていると、いつ何をすればいいのかわからなくなることがよくあります。その結果、価値ある行動を起こすよりも、決断することに多くの時間を費やすことになるかもしれません。緊急性に応じて複数の受信トレイを作成することで、義務を把握することができます。

まず優先順位の高い受信トレイを作成し、それを起点に中位、低位の受信トレイを作成することができます。

また、いくつかの優先順位に基づくメッセージがプロジェクトに関連している場合、タグで宣言することができます。

gmailの受信トレイはどのように整理していますか？

これらの提案を読んで、複数の受信トレイは使う価値のある機能だと思われたかもしれません。不要なクリックを止め、タブ規則に従って必要なメッセージを表示させることができます。職場で複数のパソコンを使っていますか？そのような方は、Gmailのこの機能によって、複数のソースからのメッセージを見ることができることを特に評価されるでしょう。

一度セットアップすれば、戦略的に分離された画面による情報量の多さが気に入るはずです。調整が難しい場合は、ワンクリックで機能を無効化し、同じように簡単に再度有効化することができます。

Gmailの受信トレイ整理のコツはいかがでしたか？スマートメールアプリを使って、iPhoneでメールを振り分ける方法をご紹介します。