あなたの生活を整理するために、最高のToDoアプリをいつも探していますか？10年間、何十種類ものToDoアプリを試した結果、どのアプリよりも機能性と柔軟性に優れているものを選ぶことにしたのです。

そのToDoアプリが「Remember the Milk」です。

今使っているものより良い牛乳を求めているのであれば、牛乳もまた然りであることを忘れてはならない。しかし、それを考える前に、私たちがこの主張をする理由が、あなたが重要だと思う理由と同じかどうかを知ることが重要です。

最高のToDoアプリを比較しよう

今回は、効率と生産性を高める以下の要素を紹介します。

• メインプロジェクトでのサブリストの整理が容易
• 開始日、締切日、定期的なタスクの設定
• 仕事の優先順位を決めるのに役立つダッシュボード
• 他のオンラインアプリケーションとの連携

覚えておいて、牛乳はこれらの人気のあるTo-Doアプリに追いつく：。

• ツイスト
• 誰でもできること
• シンプルなスケジュール
• マイクロソフトのToDoリスト
• ワークシート

googletasksはTodoアプリとしてはちょっとふざけた存在ですが、比較のためだけにこのリストに加え、googletasksとMicrosoft todoがいかに多くの点で遅れているかを示すために、このリストに加えました。

サブリスト（組織）の作成が容易

ここ数年、テストしたほぼすべてのToDoアプリケーションで最も難しい機能の1つが、サブアイテムの整理でした。複数のToDoリストを作成する場合、ほぼ全てのToDoリストが同じ直線的な経路を使用します。

ティッシュのサブリスト リメンバー・ザ・ミルク

まず、ミルクはこの点で、「リスト項目を開くとリストが開く」という同じ直線的なアプローチをとっているため、物足りなさを感じることを念頭に置いてください。サブリストにはオプションがありません。

しかし、これは誤解を招きます。RemembertheMilkでは、複数のリストを「フォルダ」の下に整理するために、マーカーを使う必要があります。

例えば、私の時間の一部は、クライアントから送られてくるランダムなタスクに費やされており、これらのサブリストは「Sub-client jobs」フォルダの下に置きたいと思います。

タグを作成することで、複数のリストを整理することができます。

そして、個々のタスクにタグを付けて、メインの小見出しの下に整理するだけです。既存のタグのどれにも当てはまらない場合、新しいタグを動的に作成することも可能です。

では、他のToDoアプリがこの機能をどのように実装しているかを見てみましょう。

マイクロソフトのToDoリストにおけるサブリスト

この記事を通して見えてくる共通のテーマ、「マイクロソフトにはできない」を述べます。

リストを分けて作ることはできても、サブタスクをサブプロジェクトにまとめることはできないのです。

手根管筋

この点については、WrikeがすべてのToDoアプリケーションの中で最も優れていると言えます。

ほとんどのTodoアプリはアイテムのフォルダ整理を提供しないので、バカバカしく見えますが、これがToDoリストのあるべき姿なのです。

ですから、この1つの機能を最優先するのであれば、Wrikeはあなたにとって最適な製品でしょう。しかし、Wrikeには他にも不十分な点がありますので、ご決断の前に、以下の他の機能にも目を通していただくとよいでしょう。

サブリスト

誰でも使えるToDoリストアプリケーションは、整理整頓の面では最悪でしょう。ここでは、ToDoリストを従来の「リスト」から、よりカンバン方式（カード方式）に変換することをコンセプトにしているようです。

メインとなる「カード」を開くと、今日、明日、明後日と期限ごとに整理されたタスクのリストが表示されます。

これは多くの人に当てはまるGTDのアプローチですが、仕事や生活の中で役割を持ち、その役割の下で物事を整理する必要がある人に当てはまります。

もし、あなたが人生の多くの領域、そして多くの異なる人生のゴールに奉仕する多くの異なるプロジェクトを整理したいと願うなら、誰もがそれを与えることはできないでしょう。主要プロジェクトの下にサブリストを整理することは誰にでもできることではありません。

todoistのサブリスト

Todoistは長い間、私のお気に入りのToDoアプリで、この機能はその理由の一つです。Todoistでは、サブプロジェクトをインデントしてメインプロジェクトの下にまとめたり、タスクのタグ付けが可能です。

つまり、サブプロジェクトの作成だけが可能なわけではありません。しかし、サブプロジェクトも思いのままに作ることができます。多くのサブフォルダにタスクを集約するのが好きな整理オタクなら、夢のような話です。

Remember Milk以下となる欠点は、このインデントのためのさまざまなタグ付けが手作業で行われ、時間がかかることです。しかし、Todoistはタスクにタグを付けることができるので、Milkのサブリスト整理を覚えるのと同じレベルになっています。

Googleタスクのサブリスト

googletasksはToDoアプリケーションとしては冗談のようなものですが、少なくともメインタスクの下にサブタスクをインデントすることは可能です。しかし、googletasksには、個々の項目の下にサブリストを配置する機能はありません。

このように、この機能を提供するToDoアプリケーションはいくつかありますが、それらは手動であり、管理が困難です。wrikeは、項目をフォルダで管理できるようにすることで、最高の仕事をしています。Milkは、高度なタグを使ってアイテムを整理することで、サブ「フォルダ」への整理を自動化することを忘れないでください。

有効期限と有期契約

私がリメンバーミルクに切り替えた大きな理由のひとつは、禅的時間管理の重要な要素であるスケジュールや期日ととても相性が良かったからです。

一回で終わるような単発のタスクならともかく、数日かかるような複数のタスクを管理する場合、締め切りだけでは足りません。開始時期が必要です。

これにより、タスクの真の深さに対応できる十分な大きさのスロットをプランに組み込むことができます。

また、ToDoリストアプリケーションに欠かせない機能として、繰り返しタスクを作成する機能があります。

Milkの定期的なタスク機能は、私が見た中で最も柔軟性があることを覚えておいてください。日、週、月、年単位で複雑なパターンを設定できるだけでなく、完了したらまた繰り返すというタスク設定も可能です。

マイクロソフトのTodoで定期的に行うタスク

シンプルでほとんどの機能がないにもかかわらず、マイクロソフトは少なくとも反復的な作業を正しく行うことができました。

MicrosoftのTo Doでは、タスクを毎日、または週、月、年に数回繰り返すように設定することができます。タスクは完了したときのみ再表示することができます。

wrikeでタスクを繰り返す

他の機能と同様、Wrikeは他のTodoアプリケーションより少し柔軟性があります。標準的な日・週・月・年の繰り返しだけでなく、一定回数のトリガーで繰り返しを停止したり、最初の繰り返しの開始日を遅らせたりすることも可能です。

他の多くのToDoアプリと同様に、牛乳を覚えるように完了後すぐに繰り返すというオプションはありません。

の定期的なタスクは

誰にでもできることではありますが、少なくとも繰り返しの作業を正しく行うことができます。

Wrikeと同様に、一連のトリガーや特定の日付の後に再帰を停止するオプションがあります。ここでも、完了後すぐに繰り返すという選択肢はありません。

todoistでタスクが重複している

Todoistが何年も前から私のお気に入りのToDoアプリである理由の一つは、簡単な英語のコマンドを使って、繰り返しタスクを作成することができる点です。

毎週第3金曜日」などと入力すると、Todoistは賢いことに、次の期日を第3金曜日とそれ以降の毎月に設定します。さまざまなスケジュール変更を理解してくれる。動作させるのに苦労しました。

Todoistを使い始めてから唯一の問題は、タスクを完了しても、次の正しい日付に正しく再スケジュールされないことがあることでした。そのせいで何度か期日を逃してしまったので、新しいTodoアプリを探したのです。

通常のタスクは使用できません

googletasksでは定期的なタスクを作成することができないので、バカバカしいと思うのですが。しかし、これもGoogleの製品の一つであり、多くの改良が必要です。

仕事の優先順位を示すダッシュボード

どのようなToDoアプリを使う場合でも、私の一番の特徴は、1日や1週間を素早くナビゲートして、最も重要なことが何かを確認できることです。一部のToDoアプリは、これが非常によくできます。その他は、かなり苦労しています。

まずは牛乳から。

ミルクでは、1週間や1日の概要を簡単に把握できるように、いくつものビューが用意されていることを覚えておいてください。私のお気に入りは、土曜日から日曜日までのすべてのタスクが表示される「今週」のビューです。そのため、仕事のシフトがしやすく、1週間の仕事量のバランスが取りやすくなります。

では、他のTodoアプリはこの点でどこが劣っているのか見てみましょう。

マイクロソフトToDoダッシュボード

Microsoft To Do ダッシュボードは存在せず、今日が期限の項目を表示する「My Day」ビューが提供されます。

これでは、事前に仕事の計画を立てて、同じ日に優先順位が逆転するような危機的状況に陥らないようにしようと思っても、まったく役に立ちません。

ライクダッシュボード

Wrikeはダッシュボードのタスクに面白いアプローチをしています。今日、今週、来週、後でタスクをグループ分けしています。

すべてのグループを強制的に表示させても（他に表示タイプがない）、タスクを整理するのに便利な方法です。未来のタスクが見えるので、優先順位を変えることができますし、同時に、今日すぐに対応しなければならないタスクもすべて見ることができます。

Wrikeの問題点の1つは、チームワークのために作られていることです。つまり、タスクには担当者がいるのです。個人でWrikeを使っていて、自分を担当者として追加するのを忘れると、「マイワーク」に表示されず、重要なタスクの期限を見逃す可能性があります。チーム用のToDoアプリはそれなりにありますが、個人のプロジェクト管理にはあまり向いていません。

また、プロジェクトフォルダ間でタスクを移動すると、そのタスクが今日のリストに表示されないことに気づきました。Wrikeのカスタマーサポートに問い合わせたところ、これは通常の動作であると言おうとしました。しかし、締め切りは「今日」ではなく、「今日」と表示されたままなので、説明が受け入れられません。このミスのせいで、私は課題に間に合わず、これがWrikeを永久に辞めることになった主な理由です。

誰でもできるダッシュボード

この記事の冒頭で述べたように、AnyDoは、項目と期限をカードで切り替えることができる、かんばん方式を採用しています。

そのため、タスクカードを明日にドラッグすることで、今日から明日へのタスク移動が簡単に行えます。

このダッシュボードの問題点は、「Tomorrow」、「Coming Soon」、「Someday」にリストされたすべてのタスクに期日が表示されないため、今後の仕事の計画を立てるには、「Tomorrow」を開かないと難しいということです。個々のタスクカードを開いて期限を確認しなければ、今後の仕事の計画を立てることは困難です。これは非常に不器用な設定です。もちろん、これはミニマムなダッシュボードを実現するための試みですが、シンプルにしすぎてシステムが使いづらくなってしまう危険性もあります。

todoistダッシュボード

この点は、Todoistがボーナスポイントを獲得している部分です。Todoistは、今日と今後7日間のタスクを表示する機能を提供しています。

これによって、毎日のタスクも毎週のタスクも非常に簡単に整理することができます。

ダッシュボードは使用できません

当然ながら、googletasksもこの点では物足りない。個々のプロジェクトのタスクを期限順に並べることは可能ですが、すべてのプロジェクトのタスクのリスト全体を期限順に整理することはできません。確かに、今日、週、月でグループ分けするのは無理がありますね。

他のアプリケーションとの連携

生産性を向上させる最も効果的な方法の1つは、物事を自動化することです。

例えば、プロジェクトでタスクを完了したとき、その詳細を記したメールを上司に自動送信したい場合があります。このようなことは、ZapierやIFTTTなどのサービスと連携したToDoアプリで実現できます。

今回紹介したtodoアプリケーションの連携の内訳は以下の通りです。

IFTTTとの連携。

• 牛乳を覚えていますか？
• シンプルなスケジュール

Zapierとの連携。

• 牛乳を覚えていますか？
• シンプルなスケジュール
• ツイスト

Slackとの連携。

• シンプルなスケジュール
• ツイスト
• 誰でもできること

メールによるタスクの追加

• 牛乳を覚えていますか？

このように、他のサービスとの連携にしても、ミルクが最優先であることを忘れてはいけません。

次にすべきこと

さて、すべてのトップTodoアプリの違いを確認したところで、今すぐやめないでください。そろそろ決断して、これらのアプリのいずれかにサインアップしてください：。

• 牛乳を覚えていますか？
• ツイスト
• 誰でもできること
• シンプルなスケジュール
• マイクロソフトのToDoリスト
• ワークシート

個人的にはRemember the MilkをToDoアプリとして選んでいますが、あくまで自分にとって大切なものに対してのベストチョイスです。これらのアプリの長年の経験から導き出された上記の概要が、すべての時間を無駄にすることなく、より良い決断を下すための一助となることを願っています。