おそらく、誰もが経験したことがあるはずです。メールを打って、しばらくして後悔した。送信先を間違えた、宛先を間違えた、恥ずかしいスペルミスがあった、などなど、メールがリコールできたらいいと思いませんか？まあ、適切な状況であれば、可能でしょう。

ExchangeアカウントでOutlookを使用している場合、メールを取得することができます。しかし、迅速な対応が必要であり、いくつかの要因が味方してくれることを願う必要があります。ここでは、メールの回収方法、満たすべき要件、いくつかの代替方法について見ていきます。

その後、コメント欄で、ご自身のメール回想エピソードや、このトピックに関するご意見をお聞かせください。

アウトルックでメールを呼び出す方法

Outlookでメールを呼び出そうとするのは簡単です。まず、「送信済みメール」フォルダに移動して、取り出したいメッセージを開きます。リボンから、「メッセージ」タブが選択されていることを確認します。次に、「移動」グループで「アクション」をクリックします（ウィンドウのサイズによっては、アクションがアイコンに折りたたまれた状態になっている場合があります）。表示されたドロップダウンリストから、「このメッセージを呼び出す」を選択します。

新しいウィンドウが開き、リコールの処理方法を選択することができます。このメールの未読コピーを削除することで、受信者の受信トレイからメールを完全に削除することができます。また、元のメールの代わりに別のメールを送りたい場合は、未読のコピーを削除して、新しいメールに置き換えることができます。

また、「各受信者のリコールの成否を教えてください」にチェックを入れることも可能です。これにより、リコールを試みた結果をメールでお知らせします。この情報を受け取ると、リボン内にトラッキングアイコンが表示され、これをクリックすることで結果の概要を確認することができます。

完了後、OKをクリックしてメッセージを再度呼び出すと、受信者のアドレスに、メールクライアントに元のメールを削除するよう要求するリクエストが送信されます。

リコール成功の要因

この機能は、Microsoft Exchangeメールアカウントを使用していて、受信者があなたと同じサーバーにいる場合のみ使用できます。Exchangeアカウントを使用しているかどうかを確認するには、Outlookの「ファイル」に移動し、「アカウント設定」を選択し、「アカウント設定」ボタンをクリックします。メール」タブでは、「タイプ」列で使用しているアカウントの種類を確認することができます。

この制限を考慮すると、リコールは、組織外のGmailやYahooアカウントに送信するメールには機能しません。なぜなら、一度内部サーバーから出たメールは、自分ではコントロールできないからです。メールサーバーが回収要求に応じるべきという普遍的なルールはなく、実際には処理すらされない。

お客様と受信者が同じExchangeサーバーにいる場合でも、必ず呼び出しが成功するわけではありません。最も重要なことは、まずリコール要請を読まなければならないことです。受信者がすでに元のメッセージを開いている場合、呼び出しは失敗します。

ただし、受信者の設定で会議依頼や投票への回答の自動処理を有効にしている場合、コールバックはバックグラウンドで自動的に行われます。この設定は、「ファイル」 > 「オプション」 > 「メール」 > 「追跡」 で確認できます。をクリックすると、この設定を見つけることができます。

受信者がお客様のメールを受信トレイから他のフォルダに移動するルールを持っている場合、呼び出しリクエストは失敗します。また、メールが公共の受信トレイに送信され、意図した個人の受信者以外がリコール要請を読んだ場合、リコールは機能しません。

最後に、受信者が outlookdesktop プログラムの外で電子メールを閲覧している場合（例：outlookwebapp やモバイルデバイス経由）、リコール要求を処理することはできません。

リコールに代わるもの

もし、あなたが頻繁にメールを呼び出す必要があると感じるなら、別の方法を取るのがベストです。

メールの配信を遅らせる方法として、Outlookにルールを設定する方法があります。まず、「ファイル」タブに移動し、「ルールとアラートの管理」を選択します。メールルール」タブで、「新規ルール」をクリックします。ウィザードに従って、例えば、特定の人に送られた場合、そのルールを無視するかどうかなど、任意の条件を設定することができます。ただ、遅延時間を分単位で設定し、最大120分まで設定できる遅延配信アクションを選択してください。

Gmailをお使いの方で、リコールと同様の機能をお探しの方は、ぜひご利用ください。受信トレイに移動し、右上の歯車のアイコンをクリックし、「設定」を選択します。一般」タブで、「送信の取り消し」セクションに移動します。以前はLabsのセクションにありましたが、現在は本格的なGmailの機能として提供されています。送信取り消しを有効にする」にチェックを入れ、メール送信を遅らせて検索可能なウィンドウを提供する時間を指定する間隔（最大30秒）を設定します。

すべてのメールリコール

このように、Outlookでメールを呼び出すのは簡単な作業です。しかし、リコールが成功するかどうかは、さまざまな要因に左右されるため、まったく別の問題である。いつでもどこでもメールにアクセスできる世の中、リコールに頼っていてはいけません。

その代わり、定期的に間違って送信してしまう場合は、別の方法を用いてメールの送信を遅らせることを検討してください。これならすぐに送信されないし、ミスで赤面することもないでしょう！？詳しくは、Outlookのあまり知られていない機能をご覧ください。

リコールメールを共有するための独自のプロンプトを持っていますか？リコールについて共有する物語を持っていますか？

画像キャプション：Luis Louro via Shutterstockによるランニングチェイス。