googledocは、表面的には基本的なものに見えますが、クラウド生産性ツールには、仕事でより多くのことを行うために役立つ、見過ごされた機能がたくさんあります。

今回は、意外と知られていないgoogledocのいくつかの機能と、コンテンツ作成の時間短縮につながる使い方をご紹介します。

なお、これらの機能のほとんどは、デスクトップ版のgoogledocsツールで求めることができます**。モバイル版でも利用可能なものは、その旨を記載します。

1 音声入力

音声入力機能を使うには、文書を開き、ページ上部のメニューバーから「ツール」をクリックします。ドロップダウンリストから「Voice Typing」を選択します。

画面にマイクが表示され、言語メニューが表示されますので、お好みの言語を選択してください。話す準備ができたら、マイクをクリックするか、Cmd+Shift+S（Macをお使いの場合）またはCtrl+Shift+S（Windows PCをお使いの場合）を押して録音を開始します。

テキストの間に句読点を追加するには、「ピリオド」、「カンマ」、「クエスチョンマーク」など、追加したい句読点の名称を指定します。音声入力を一時的に停止したい場合は、「改行」「改段落」「聞き流し」などの書式指示を出し、続行できる状態になったら、次のようにします。続行するときは「continue」などの書式指示を出す。

Googleのサポートページにあるコマンドの一覧から、高度な編集コマンドを探す。

また、この機能を使って、任意の音声を書き写すこともできます。音声テキストと一緒に（あなたの**やその他のデバイスから）音声を再生するだけで、あなたのためにタイプアウトされるはずです。多少の編集は必要かもしれませんが、時間を大幅に短縮することができます。

関連：数秒でできるGoogle DocsのTipsで時間短縮

音声入力機能は、デスクトップでは、Chromeブラウザーでのみ利用可能です。

2 オフライン編集

googledocsのクラウドへの即時保存機能を気に入っている人も多いと思いますが、しばらくインターネットに接続できない場合は不便に感じることもあります。オフラインでファイルにアクセスし、編集することができます。

この機能はGoogle Chromeでのみ利用可能で、Google Docs offline Chrome extensionをインストールし、有効化する必要があります。また、プライベートモードで閲覧していないことを確認してください。

この機能は、オンライン中にインストールする必要がありますが、一度インストールすれば、オフラインで文章を書いたり編集したりすることができ、インターネットにアクセスすると、クラウドに保存されるようになります。その方法をご紹介します。

オフラインでgoogledocsファイルを開いたり保存したりできるようにするには、以下の手順で行ってください。本機能は、PC、iOS、Androidで利用可能です。

ドキュメントのバージョン履歴の追跡・復元

一人で、または他の人と一緒にドキュメントを作成する場合、バージョン履歴機能を使って、ドキュメントの変更点を把握することができます。

また、一時的または永久的に文書を以前のバージョンに復元することもできます。誤って文書の一部を削除してしまい、「元に戻す」ボタンで復元できない場合は、この機能が役に立ちます。

バージョン履歴機能を使用するには、メニューバーの「ファイル」をクリックし、ドロップダウンリストから「バージョン履歴」を選択します。バージョンに名前を付けることもできるので、特に他のユーザーが同じ文書を編集している場合、文書の連続した変更を追跡するために使用することができることがわかります。

この機能はデスクトップのみで有効です。

4 提言とレビューモデル

他の人とコラボレーションして文書を編集するのは素晴らしいことですが、各人が行った変更を追跡するのは困難（かつ面倒）な場合があります。

文書を完全に変更したくない場合は、「提案」機能で編集を提案するだけでよいのです。提案された内容は、サイドバーのコメントとして編集者に表示され、編集者はその提案を受け入れることで、すぐに変更することができます。また、返信による会話も可能なので、メールをやり取りすることなく、ドキュメントページ上でフィードバックを行うことができます。

編集を提案するには、開いているドキュメントの右上にある編集モードの鉛筆アイコンをクリックし、「提案」を選択します。

サジェスチョンを含まない文書を閲覧するには、「表示」をクリックすると、取り消し線とコメントのポップアップが表示されずに読むことができるようになります。

時間を節約するために、すべての提案を一度に受け入れるか拒否することができます。ツール」をクリックし、「編集候補の確認」を選択します。すべて受け入れる」または「すべて拒否する」をクリックします。

この機能はデスクトップのみで有効です。

5 フォントの追加

googledocsには24種類のデフォルトフォントが用意されていますが、お好みのフォントを追加して、テキストのビジュアルインパクトを高めることもできます。

フォントを追加するには、メニューバーの「Fonts」をクリックし、「More Fonts」を選択するだけです。

この機能はデスクトップのみで有効です。

6 文書の比較

これも、自分自身や共同作業者が文書に加えた変更を追跡するために使用できる機能です。特にサイズの大きな文書に有効で、その名の通り、2つの文書を比較して、その違いを確認することができます。

この機能を使うには、比較するベースドキュメントを開いてから、「ツール」をクリックし、「ドキュメントの比較」を選択します。

ポップアップダイアログボックスで、ドライブから比較したいドキュメントを選択し、［比較］をクリックします。Property Difference To の欄には、最終文書で編集案の著者となる共同研究者の名前を入力します。

これらの差分は、上で説明した提案モデルと同じように表示され、編集を受け入れるか否かを選択することもできます。

この機能はデスクトップのみで有効です。

7 検索と置換

文章中の複数の誤りを置き換える必要がある場合、Google Docsの検索と置換機能を使えば、簡単に置き換えができます。

この機能は、Microsoft Wordの「検索と置換」機能を使い慣れているユーザーにも有効です。

文書内の特定の語句を検索するには、Windows PCではCtrl+F、MacではCommand+Fのショートカットを使い、「文書内検索」フィールドに語句を入力してください。

見つかったテキストを置き換えるには、右側の3つの点をクリックして「検索と置換」を選択します。

次に、「検索」フィールドにテキストを入力し、「置換」フィールドに置換テキストを入力します。上下のカーソルでテキストインスタンスをスクロールし、「置き換え」をクリックして別々に入れ替えることができます。また、「すべて置き換え」をクリックすると、選択したすべてのテキストを一度に置き換えることができます。

8 辞書を使う

言葉の意味を調べるときにタブを切り替えなくてもいいように、googledocsにはアプリ内辞書が搭載されています。

入力中に単語を探す場合は、単語をハイライトして右クリックし、メニューから「定義」を選択します。辞書ツールは、インターネット上でその単語の定義を検索し、画面の右側に表示します。

9 言語アクセントの追加

アクセント付きのキーボードショートカットを覚えたり、他の文書からアクセント付きの文字をコピー＆ペーストする必要はもうありません。

アクセント付きの文字を使用するには、「Easy Accents」プラグインをダウンロードする必要があります。20種類の言語のアクセント記号を、サイドバー**から直接文書内で使用することができます。

ツールメニューを開いてGoogle Docのアドオンをダウンロードし、「アドオン」をクリックしてアドオンを取得します。ポップアップするgooglemarketplaceボックスで、Easy Accentsを検索し、青いインストールボタンをクリックして、Google Docsのアドオンコレクションに追加してください。

インストールしたら、「アドオン」メニューをクリックし、「Easy Accent」アドオンモジュールを選択して、すべての外国語単語に正しいアクセントを追加することを開始します。

このアドオンモジュールはデスクトップでのみ利用可能ですが、モバイルキーボードは通常言語のアクセント記号に対応していますので、アドオンモジュールがなくても**にアクセント記号を付けて文章を書くことは可能です。

10 カスタムショートカットの作成

マイクロソフトワードのショートカットは多くの人が知っていますが、googledocsで独自のショートカットを作成することも可能です。カスタムショートカットを作成するには、Tools> Preferences> Replaceをクリックします。すでに分数や記号のショートカット（例：3/4を¾に変える）があることがわかると思いますが、ご自分の好きなものを自由に追加してください。

この機能はデスクトップのみで有効です。

Google ドキュメントをもっと活用する

これらのgoogledocsツールを学んだら、次の文書を作成するときに使ってみてください。もっと楽になるといいんだけどな～。