デジタルで仕事をすることの大きなメリットのひとつは、無駄な反復作業を減らすことができることです。例えば、表計算ソフトの複数のセルに同じ内容を記入する必要がある場合、値をコピーして貼り付けるだけで時間を短縮することができます。

しかし、数式をコピーする必要がある場合は、少し厄介です。幸いなことに、Excelには数式をコピー＆ペーストする方法がいくつか用意されています。ただし、その際にはいくつか注意しなければならない点があります。

セルの相対的な参照

数式のコピーを始める前に、Excel がどのようにセルを参照するかについて少し知っておく必要があります。Excel は実際のセルではなく、数式内のセル間の関係を追跡します。

例えば、下図の場合、セルC2にはA2＋B2という数式が入っていますが、相対的なセル参照のため、Excelでは「左2セルを左1セルに足したもの」と解釈されます。

このセル相対参照は非常に便利です。もし、3行目と4行目の値を2行目と同じように足したい場合は、数式をコピーするだけで、自分で行を変える心配はありません。excelは、各数式の行を更新して、その数式の左側のセルが足し算になるようにします。

しかし、数式をコピーする際に、セルの位置を変えたくない場合があります。

例えば、以下のように、商品の範囲に応じた消費税を計算したいとします。セルにVATを追加した場合、そのセルは各商品の計算式で同じになるようにしたい。そのためには、Excelにセルの位置が関連するのではなく、固定されていることを伝える必要があります。行、列、またはその両方の前に$記号を使用することで、これを行うことができます。

Bの前に$をつけると、Excelは数式をどこに貼り付けてもB列を参照するようになります。また、行が変化しないように、1の前に$を付けています。これで、計算式をどこに貼り付けても、B1を税額として参照することになる。

この数式を次の列にコピーすると、価格の位置は更新されますが、VATの位置は変わりません。

キーボードショートカット「f4」を使用する

セルの参照オプションを切り替えるためのショートカットキーがあります。数式を書きながらセルをクリックする場合、F4キーを押してセルを修復します。例えば、B1をクリックしてF4を押すと、参照が$B$1に変わり、もう一度F4を押すと、セル参照がB$1に変わり、$B1になり、最後にB1に戻るという具合です。

数式のコピー＆ペーストを手動で行う

数式をコピー＆ペーストする最も一般的な方法は、セル内の数式のテキストをコピー＆ペーストすることです。これは、Wordでテキストをコピー＆ペーストする方法と同様です。

セルを選択し、画面上部の数式を右クリックしてテキストをコピーします。様々なオプションを含むポップアップウィンドウが表示されますので、「コピー」を選択してください。また、「スタート」タブの「クリップボード」セクションにあるリボン上の「コピー」ボタンも利用できます。

その後、Enterキーを押して、テキストの選択を解除します。最後に、貼り付けたい新しいセルの上で右クリックし、クリップボードのアイコンをクリックするか、リボンの「貼り付け」ボタンを使用します。また、キーボードショートカットのCtrl+Cでハイライトされたテキストをコピーし、新しいセルを選択した後にCtrl+Vでペーストすることができます。

この方法は一般的ですが、数式をコピーするのに最適な方法の1つではありません。複数のセルに数式をコピーする必要がある場合、時間がかかることがあります。この方法では、テキストも正確にコピーされるため、上で説明した相対的なセル参照の利点は得られません。

この方法は、数カ所に数式をコピーするだけで、毎回全く同じセルを維持したい場合にのみ使用します。

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エクセルで数式をコピーするためのより良い方法

数式をコピーするもっと簡単な方法は、セル内のテキストだけでなく、セル全体に対して「コピー＆ペースト」を使用することです。数式をコピーしたいセルをクリックします。その後、セル上で右クリックするか、キーボードショートカットのCtrl+Cでコピーしてください。

セルがコピーされると、現在コピーしていることを示す緑の点線枠が表示されます。次に、数式を貼り付けたいセルを選択します。次に、セル上で右クリックするか、キーボードショートカットのCtrl+Vで数式を貼り付けます。

今回、この数式は相対的なセル参照を使用していることに気づかれると思います。A2+B2ではなく、次の行の数式はA3+B3です。 ここでも、次の行の次の列に数式を貼り付けると、B3+C3に更新されます。

数式を列に沿って、または行を越えてドラッグする方法

上記の方法でも、同じ数式を複数の行や列に貼り付ける必要がある場合は、非常に時間がかかることがあります。幸いなことに、もっと手っ取り早い方法が2つあります。

まず、上記のように数式をコピーしますが、1つのセルに貼り付けるのではなく、クリック＆ドラッグで複数のセルを選択し、その中の任意のセルで右クリックするか、キーボードショートカットのCtrl+Vですべてのセルに数式を貼り付けることができます。

同じ数式を複数の行に貼り付ける2つ目の方法は、ドラッグすることです。選択したセルの右下には、緑色の四角が表示されます。その四角をクリックし、数式をコピーしたいセルまでドラッグします。これは、Excelの数式を列や行を越えてコピーする最も速い方法でしょう。

ここでも、Excel が数式を更新して、変更された各行または列の相対セル参照を使用するようになったことがわかります。

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専用ペースト

数式を貼り付ける際に起こりうる問題として、選択したセルにスタイルも貼り付けてしまうことが挙げられます。スタイルには、フォントサイズ、セルのアウトライン、色、太字の設定などの要素が含まれます。スタイルの貼り付けは、テーブルのアウトラインに他のラインカラーやアウトラインを使用している場合、不便になります。

この問題を解決するために、Excelは貼り付け例外を導入しました。

特殊貼り付け」を使って、セルに追加されたスタイルではなく、数式のみを貼り付けます。選択的貼り付け」を使用するには、右クリックして、ポップアップメニューから「選択的貼り付け」を選択します。

エクセルの数式をコピー＆ペーストする方法の概要

エクセルの最適化により、繰り返しの作業を軽減しています。Excelでは、複数のセルに同じ数式を追加することが、すばやく簡単にできます。数式テキストは、Word文書と同じようにコピー＆ペーストが可能です。しかし、相対的なセル参照を利用したい場合は、別の方法を使用したほうがよいでしょう。

数式をコピーするには、数式を含むセル全体を選択し、セルをコピーするのが良い方法です。列や行をまたいで数式をコピーする必要がある場合は、セルをコピーする領域までドラッグするのも手です。

いずれも、複数のセルに数式をすばやくコピーする方法です。次にスプレッドシートを作成するときは、これらを忘れずに試して、貴重な時間を節約してください。