SMSやメールでのコミュニケーションは簡単ですが、注意しなければならない欠点もあります。相手が話すのはあなたの言葉だけですから、不快とまではいかなくても、多くの人が迷惑に感じるメールの間違いくらいは避けられるでしょう。

プライベートでも仕事でも、効果的なコミュニケーションは欠かせません。ここでは、メールを送るときに避けるべき6つの習慣を紹介します。これらの原則のいくつかは、対人関係にも適用することができます。

1 顔文字の使いすぎ

表情は探求する楽しみがあり、感情や反応を素早く表現するのにとても便利です。ただし、使用頻度には限界があります。特に仕事上の場面では、スマイルを超えると未熟に見えてしまうので、注意が必要です。

しかし、もっと具体的に言うと、顔文字はシンプルなものだけにし、同僚と話すときには控えめに使うようにしましょう。

お客様へメッセージを送るときは、それぞれのメッセージにスマイリーフェイスを使い、少し温かみのある文章にする必要があるときだけ、スマイリーフェイスを使うとよいでしょう。表現というものは、正しく使えば、本当に親しみを感じさせるものです。

相手のことをよく知るまでは、感情を抑え気味にするのがよいでしょう。

逆に、友人にメールすれば、ストレスは少ない。絵文字を使ったメッセージも楽しいかもしれませんが、いつもというわけにはいきません。

人気のあるすべての絵文字とその定義について学びます。そして、絵文字だけを使って、友達同士でメッセージングゲームを作ることができます。絵文字の使いすぎは、これくらいが適当です。

2 大文字で書かれている

これも、メールを送る人の悪い癖です。大文字の見た目は、大声で叫ぶことを意味するので、メールをすべて大文字で読むのは、はっきり言って違和感があります。特にプロフェッショナルな場面では、大文字を使いすぎないようにしましょう。

冷静で明確なメッセージは、より良い信号を送ることを確認します。あなたが相手の読書体験を気にかけていることを示し、相手も同じように敬意をもって対応するよう促します。

ただし、代替キャッピングなどのトレンドはあります。このパターンは特定の目的（皮肉）を持っていますが、目につきにくいので、なるべく使わないようにしましょう。むしろ、絵文字のほうがよっぽどいい。

iii. 迷惑な表現の使用

言葉というのは、思いもよらないところで自分を迷わせるものです。多くの人が不快に思うようなフレーズは、使わない方がいい。経営者や社会的地位の高い人であれば、人を遠ざけるのは一番避けたいことです。

上のビデオや下のリストにある表現は使わないでください。無邪気に見えても、下品でネガティブで攻撃的で、まさに迷惑な存在として認識されることもあるのです：。

• 「おそれながら
• "私見ですが......"
• "必ず届く..."
• "もっといい方法があるはずだ ......"
• "それは常識だ......"
• "それだ......"

このリストは次から次へと続くので、Reader's Digestなどの情報源の助けを借りて、いくつかの迷惑なフレーズについてさらに調べる必要があるかもしれません。そうすれば、適切な文章やメールを書くのも簡単で早くなります。

しかし、不快感を避けるには、話す前に考えるという基本的な原則が必要です。書くことで考える時間と余裕が生まれるので、この機会に自分をうまく表現してください。

4 送信数が多すぎる

良いコミュニケーションのもう一つの側面は、適切な境界線を見つけることです。例えば、すぐに返答を期待せず、それを求めないことです。

急ぎの場合は、できるだけ丁寧に対応する。24時間以内に反応がない場合は、外交官を派遣してフォローアップするか、継続する。

同僚やクライアントなど、プロフェッショナルな取引において、ポジティブなメッセージは大きな禁忌です。マーケティングキャンペーンでは明確な行動喚起が重要だと言われるかもしれませんが、だからといってニュースレターを行動喚起で埋め尽くせばいいというわけではありません。

最終的には、人にはそれぞれの生活やプレッシャーがあることを忘れずに、他人に文章やメールを書くときは丁寧で忍耐強い態度で臨みましょう。

5 間違った時刻にメッセージを送信する

タイミングも臨機応変に考える。すでに述べたように、以前のメールをフォローすることはできるが、短期間にいくつもの新しいメールで受信者を圧倒することはない。

いくら礼儀正しくても、焦りを見せると相手を困らせてしまうし、ビジネスをやっていれば、こうしてお客を失うこともある。

また、SMSやWhatsAppでやり取りする場合は、メッセージを送る時間にも気をつけましょう。あなたは朝6時に目が覚めているかもしれませんが、誰もがそうではありません。

特に仕事に関連するメールは、自分にとって適切な時間を設定しましょう。深夜に邪魔をすると、通知をミュートしてしまい、その後の重要なメッセージを見落とす可能性があるからです。社会性を身につけるためには、自制心が必要です。

また、Googleメッセージを使ってテキストをアレンジする方法を学ぶことで、最新のソリューションを最大限に活用することができます。outlookとGmailでは、電子メールで同じことを行うことができます。これらのスマートな方法の多くは、コミュニケーションを素早く整理しておくことができます。

6 お客様の情報が適切に構造化されていない

メールの内容もさることながら、そのまとめ方にも注意が必要です。何かを書くときの大きな間違いは、文章をブロック化してしまうことです。まず、読み手を遠ざけることになる。2つ目は、文字ばかりで肝心なところを見落としがちなことです。

特に長い情報は、吸収しやすいように小さなチャンクに分解することを心がけましょう。さらに、重要な情報を強調するために、箇条書きや太字のフォントを使用するとよいでしょう。

ただし、一般的には短くまとめるようにしましょう。終わりのないメールは魅力的ではありません。あるいは、興味深いメッセージに分割して、すべてを同時に送信しないようにします。プロとして活動するためには、事前にコミュニケーションを計画し、スマートに対応することが大切です。

ただし、繰り返しになりますが、メッセージの大きさには限界があります。例えば、メールをするときは、1つの文章を作るために複数のテキストメッセージを使うシャトナー流は避けましょう。

これは極端な例ですが、よくある傾向です。そして、メッセージを怖がらない限り、相手が受け取り、読むのにできるだけ苦痛のないものにすることです。

次のメッセージを書く前に、考え、リサーチする

メッセージを読む人は、あなたの表情やボディランゲージを見ることができないので、以下のコツを参考にして、メッセージを最高の形で表現してください。そうすることで、誤解や侮辱を避けることができます。

使う表現から文章の構成まで、すべてのディテールが重要です。友人、同僚、クライアントなど、メールやテキストメッセージがどのように伝わるかを気にすることで、信頼関係が構築されます。しかし、優れた文章によるコミュニケーションは、メールスキルを向上させるための1つのツールに過ぎません。