Microsoft Outlookの送信済みメールフォルダを消去することは、通常、すべてのメールを削除するか、アーカイブに移動することを意味します。どちらの方法でも、送信済みメールを保存しない、または別のフォルダーに保存することで、処理を自動化する方法をご紹介します。

電子メールを送信すると、Outlookは元の電子メールを受信者に送信し、その電子メールのコピーを「送信済みメール」フォルダに保存します。このデフォルトの動作は非常に理にかなっており、今後も変わることはないでしょうが、だからといってそれに縛られることはありません。

Outlookでは、この機能をオフにすることで、送信済みメールのコピーを送信済みメールフォルダーに保存しないようにすることができます。普段、送信したメールの内容をすべて削除している方には、必要な機能です。

送信済みメール」以外のフォルダにメッセージを自動的に移動するには、Outlookが「送信済みメール」にコピーを保存するのを止め、送信するすべてのメールのコピーを任意のフォルダに送信するルールを作成します。.

私たちは、これをすべてのメールのデフォルト設定としたいと考えていますが、一度に個々のメールに対して行うことも可能です。Outlookアプリケーションで、オプションタブを開き、「送信済みアイテムの保存先」をクリックすると、特定のフォルダを指定するか、送信済みメールをまったく保存しないかのオプションが表示されます。

でも、こんなことをする場面はあまり思いつきません。そうすれば、送信メールの削除や移動が容易になります。しかし、これをすべてのメールに対して自動的に行いたい場合は、以下の方法で実現します。

送信済みメールの保存を停止する方法

Microsoft Outlookが送信したメールのコピーを保存しないようにするには、「ファイル」→「オプション」を開きます。

メール」タブで、「メールの保存」セクションまでスクロールし、"送信済みメールフォルダにメッセージのコピーを保存する "のチェックをはずす。

ここで、「オプション」ウィンドウの右下にある「OK」をクリックします。

送信済みのメールを保存しないようにするだけなら、これだけで十分です。

送信したメールをメールソフトで別のフォルダに保存したい場合は、そのように指示するルールを作成する必要があります。

送信済みメールを別のフォルダーに保存する方法

Microsoft Outlookで、「ホーム」→「ルール」→「ルールとアラートの管理」をクリックします。

ここで「新規ルール」ボタンを選択します。

ルールウィザード」ウィンドウが開くので、「送信済みメッセージにルールを適用する」をクリックし、「次へ」ボタンを選択します。

次のパネルは、「どのような条件を確認しますか？"このルールは送信されるすべてのメールに適用させたいので、条件をチェックせずに「次へ」をクリックしてください。このルールが送信するすべてのメールに適用されることを確認するためのダイアログボックスが表示されます。"はい "をクリック

コピーを指定したフォルダに移動」を選択し、下線部のテキストを選択して、フォルダを選択します。

表示されたフォルダーの一覧から、送信済みメールを保存するフォルダーを選択し、"OK "をクリックします。

ここで「次へ」ボタンを選択します。

再度 "Next "をクリックし、最後の画面でルールに名前を付けて "Finish "を選択する

これからは、送信したメールはすべて、すでに送信したメールではなく、任意のフォルダに保存されます。

このルールは、Microsoft Outlookデスクトップクライアントを使用して電子メールを送信する場合にのみ有効です。Outlook Webアプリケーションでメールを送信すると、引き続き「送信済みメール」フォルダーに保存されます。outlook webappで送信済みメール規則を作成する同等の方法はありません。