メールの振り分けには、オハイオ州（1回のみ処理）の使用をお勧めします。オハイオ州で重要なのは、必要なメールを受信箱から出すためのアーカイブですだからこそ、アーカイブが重要であり、わざわざフォルダを作る必要はないのです。

メールのアーカイブが必要な理由

オハイオ州での記事を簡単に振り返ると、「受信箱はファイルでもゴミ箱でも書類棚でもなく、廃品置き場でもない」。受信箱です!

受信箱に何百通もメールがあると、すぐに埋もれてしまいます。見えないところ、気にならないところ。特定のメールを探すのがはるかに難しく、メールクライアントの動作が遅くなり（Gmailなどのブラウザでメールにアクセスする場合でも）、OutlookやAppleメールを**で使用している場合はストレージ容量が足りなくなる可能性があるのです。

要するに、すべてのメールを受信トレイに保存するのは意味がなく、そうしない理由もたくさんあるということです。

メールを処理（返信・転送、タスク化、ミーティングの予定）した後、メールを削除するか、アーカイブする必要があること、これを覚えておいてください。したほうがいい。

関連：受信トレイゼロを忘れてください：代わりにオハイオ州ダイバージョンをあなたのメールに使用してください。

メールのアーカイブを作成する場所

メールはアーカイブフォルダに入れてください。慎重に整理された何百ものフォルダーのうちのひとつに入れるのではなく、アーカイブフォルダーに入れるべきなのです。

これはかなり大胆な発言なので、少し正当化する必要があります。

まず、フォルダー階層の設定と維持に時間がかかり、その時間を電子メールの処理に充てることができます。第二に、メールの行き先を決めるのに手間がかかることです。プロジェクトの締め切りに間に合わなかった理由についての同僚からのメールは、プロジェクトのフォルダーに入るのでしょうか？その人のフォルダ？教訓フォルダ？-と判断するのは、時間がかかるし、疲れるものです。さらに、複数のフォルダーのどれかに入っている可能性があり、それぞれのフォルダーに何百通ものメールがある場合、後日メールを探し出すのは非常に困難なことです。

1つのアーカイブファイルで、思考や判断のリソースを使う必要がないため、簡単にメールを受信トレイから移動させることができるのです。あなたはメールを処理して、アーカイブに置くだけです。これ以上ないほどシンプルで、終わりのないメールの流れをコントロールしようとするとき、そのプロセスはできるだけシンプルで簡単であってほしいと思うものです。あらゆる困難や苛立ちが拡大されるため、1通のメールでは小さな苛立ちや時間の浪費であっても、数百通のメールでは大きな苛立ちや時間の浪費となるのです。

ある人にとっては、これはフォルダ構造の拷問から解放される歓迎すべきことですが、他の人は、うまく設計された、複雑で、論理的で、美しいフォルダ構造を失うことを考えると、紙袋に息をする必要があるでしょう。もし、それがあなたなら、残念ながら、受け入れることは難しいでしょう。私たちは、あなたの痛みを認めます。たとえ、個別申請による長期的な利益が、あなたのシステムを変更する短期的な痛みを補って余りあると確信していたとしても

メールの一括アーカイブ方法

メールをアーカイブするには、アーカイブフォルダに移動すればよいというのは当たり前のように思えますし、その通りだと思います。しかし、受信箱に何百通ものメールがある場合、それらを個別に移動させるのはかなり大変な作業と思われます。理想を言えば、一括して移動させる方法が必要でしょう。

Microsoft OutlookやApple Mailなどのクライアントを使用している場合、簡単にメールを一括で選択することができます。受信トレイのメールをクリックして下にスクロールし、キーボードのSHIFTキーを押しながら、別のメールを選択します。1番目と2番目の間のすべてのメールが選択されます。アーカイブフォルダにドラッグ＆ドロップするか、「アーカイブ」ボタンを使用することができます。保存を示すフロッピーディスクのアイコンと同様に、従来の段ボールのアーカイブボックスを模したアーカイブアイコンも標準装備しています。OutlookとAppleメール（クライアントアプリとモバイルアプリ）の両方で、アーカイブボタンです。

Outlookクライアントを使用している場合、選択したすべてのメールを既読にし、ボタン（またはキーボードショートカット）をクリックするだけでアーカイブフォルダに移動するクイックステップアクションを作成することも可能です。

最初からやり直す場合は、Ctrl+Aキーボードショートカット（MacではCommand+A）で受信トレイのメールをすべて選択し、アーカイブすることができます。これが正しいかどうかは分かりませんが、すぐに空の受信箱が届くのは確かです。

GmailのようなWebインターフェースでは、ページ上部のチェックボックスをクリックすることで、1ページずつ選択することができます。

メールを選択したら、「アーカイブ」をクリックしてメールを移動します。

Gmailの受信トレイにあるすべてのメールを選択するキーボードショートカットはありませんが（*+aでページ上のすべてのメールを選択できますが）、ページ上のすべてのメールを選択すると、メールの上にメッセージバーが表示され、受信トレイ内のすべてのメールを選択することができるようになります。

このリンクをクリックすると、受信トレイにあるすべてのメールが選択されます。メッセージ欄が変更され、選択を解除できるようになります。

アーカイブすべきメールの数は？

一度にアーカイブしたいメールの数は、本当にあなた次第です。先にも述べたように、受信箱を空にすることは、よくて一時的、悪くてもほとんど不可能です。あなたのアドレスを知っている人は誰でもあなたに何かを送ることができるので、受信箱の中身をコントロールすることはできません。そのため、せっかく受信トレイを空にしても、空いたままではありません。とはいえ、たとえ短期間でも受信箱を空にすることで、肩の荷が下りることは間違いないので、悪い目標ではありません。しかし、空っぽのままではありません。だからこそ、メールの管理はゴールではなく、プロセスなのです。もちろん、メールを保存する必要がない場合は、アーカイブする必要はなく、削除すればいいので、容量を節約するにはもってこいの選択肢です。

ですから、受信トレイにあるすべてのメールをファイリング（または削除）することに全精力を注ぐのではなく、達成可能な目標に焦点を当て、メールストレスを軽減しましょう。何がメールのストレスを減らすかは自分しか知りませんが、目標は

• 終日高優先郵便物なし
• 2営業日以上前のメールを受信しない
• 週明けにスタッフ/マネージャー/顧客からのメールがない（適宜削除）

どのメールが一番ストレスになるかを調べ、優先順位をつけてアーカイブ（または削除）します。

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