我们建议使用俄亥俄州（只处理一次）来分类您的电子邮件。俄亥俄州的一个重要部分是存档电子邮件，你需要让他们从你的收件箱！这就是为什么归档非常重要，为什么不应该为文件夹而烦恼。

为什么你需要存档你的电子邮件

简要回顾一下我们在俄亥俄州的文章：你的收件箱不是档案，不是垃圾箱，不是文件柜，也不是垃圾场。这是收件箱！

当你的收件箱里有成百上千封电子邮件时，它们很快就会被掩埋。眼不见心不烦。要找到特定的电子邮件要困难得多，它会让你的邮件客户端工作得更慢（即使你通过Gmail这样的浏览器访问你的电子邮件），如果你在**上使用Outlook或Apple mail，它也会耗尽你的存储空间。

底线是：把你所有的邮件都放在收件箱里是没有意义的，有很多理由不这么做。

记住这一点，你需要处理一封电子邮件（回复/转发它，把它变成一个任务，安排一个会议），然后要么删除电子邮件，要么存档它。你应该这样做。

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你应该在哪里存档你的电子邮件

你的电子邮件应该放进一个存档文件夹。它们不应该进入几百个精心组织的文件夹中的一个；它们应该进入一个归档文件夹。

这是一个相当大胆的说法，所以需要一点理由。

首先，文件夹的层次结构需要时间来设置和维护，这会更好地用于处理电子邮件。第二，决定邮件应该发到哪里需要花费大量的精力。你的同事发来的一封关于他们为什么会错过项目截止日期的邮件是否会进入该项目的文件夹？那个人的文件夹？经验教训文件夹？-而且做决定既费时又耗力。最后，在以后的日子里，当电子邮件可能在几个文件夹中的任何一个文件夹中，并且每个文件夹都有数百封电子邮件时，要找到它们可能会非常困难。

一个单独的归档文件可以让您轻松地将电子邮件从收件箱中移出，因为您不必使用任何思考或决策资源。你只需处理邮件并将其放入你的档案。这再简单不过了，当你试图控制一个永无止境的电子邮件流时，你希望你的过程尽可能简单和容易。每一个困难或恼怒都会被放大，所以对于一封邮件来说是一个小小的烦恼或是时间消耗的事情对于成百上千的邮件来说将是一个巨大的烦恼和时间消耗。

对一些人来说，这将是一个可喜的救济酷刑的文件夹结构，但另一些人将需要呼吸到一个纸袋在一想到失去自己精心设计，复杂，逻辑，美丽的文件夹结构。如果那是你，那么，不幸的是，这将是难以接受的。我们认识到您的痛苦，即使我们确信单个归档的长期好处将远远弥补更改系统带来的短期痛苦

如何批量存档电子邮件

似乎很明显，要存档你的电子邮件，你只需要将它们移到你的存档文件夹中，这一点你是对的。但是如果你的收件箱里有成百上千的电子邮件，那么单独移动它们就显得相当令人望而生畏了。理想情况下，您需要找到一种方法来批量移动它们。

如果您使用的是Microsoft Outlook或Apple Mail之类的客户端，则可以轻松地批量选择邮件。单击收件箱中的电子邮件，向下滚动，按键盘上的SHIFT键，然后选择另一封电子邮件。将选择第一封和第二封之间的所有电子邮件。您可以将它们拖放到存档文件夹中，或使用“存档”按钮。与用于表示保存的软盘图标类似，还有一个标准的存档图标，看起来像传统的硬纸板存档盒。这在Outlook和Apple Mail（客户端应用程序和移动应用程序）中都是归档按钮。

如果您使用的是Outlook客户端，还可以创建一个快速步骤操作，将所有选定的电子邮件标记为已读，并通过单击一个按钮（或键盘快捷键）将其移动到存档文件夹。

如果你决定从头开始，那么你可以通过使用Ctrl+A键盘快捷键（Mac上的Command+A）选择收件箱中的所有电子邮件并存档它们。我们不能告诉你这样做是否正确，但你肯定会很快收到一个空的收件箱。

在Gmail这样的web界面中，您可以通过单击页面顶部的复选框一次选择一个页面。

选择电子邮件后，单击“存档”将其移动。

没有键盘快捷键可以选择Gmail收件箱中的所有电子邮件（虽然*+a会选择页面上的所有电子邮件），但是当你选择了页面上的所有电子邮件后，邮件上方会出现一个消息栏，让你可以选择收件箱中的所有电子邮件。

单击此链接可选择收件箱中的所有电子邮件。消息栏将更改以允许您取消选择。

你应该存档多少封电子邮件？

你想一次存档的电子邮件数量实际上取决于你自己。正如我们之前所说的，空收件箱充其量只是暂时的，最坏的情况下几乎是不可能的。你无法控制收件箱中的内容，因为任何拥有你地址的人都可以给你发送一些东西。因此，即使你设法清空收件箱，它也不会一直空着。也就是说，这不是一个坏的目标，因为有一个空的收件箱，即使是很短的时间，肯定会减轻你肩上的压力。但它不会保持空白，这就是为什么管理你的电子邮件是一个过程，而不是一个目标。当然，如果你不需要保存电子邮件，你不必存档，你可以删除它，这是节省空间的一个很好的选择。

因此，与其把所有精力都集中在归档（或删除）收件箱中的每一封邮件上，不如把精力放在可以实现的目标上，以减轻电子邮件压力。只有你知道什么可以减轻你的邮件压力，但目标是：

• 一天结束时没有高优先级邮件
• 收件箱中没有超过两个工作日的邮件
• 本周结束时，您的员工/经理/客户不发送邮件（视情况删除）

找出哪封邮件给你带来的压力最大。优先处理和存档（或删除）这些电子邮件。

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