Outlookでは、新規メッセージ、返信、転送にデフォルトの署名を適用できます。 新規メッセージと返信/転送で異なるデフォルト署名を使用することも可能です。また、任意のメッセージに動的に適用できる追加の署名を作成することも可能です。その仕組みはこうだ。

メールの署名は、あなたが誰で、何をし、どのように連絡を取ることができるかについての情報を含めるのに有効な方法です。多くの企業では、これは必須事項であり、入社前に署名が決められている場合もあります。

しかし、Outlookはデフォルトの署名を提供しないので、会社が作成してくれない場合、または自宅のコンピューターにOutlookをインストールしている場合は、自分で作成する必要があります。そのためには、「ファイル」→「オプション」→「メール」をクリックし、「署名」ボタンをクリックします。

新しい署名を追加する場合は、「新規作成」をクリックします。

新しい署名に名前を付けて、"OK "をクリックします。

新しい署名が署名リストに表示され、「署名の編集」領域で署名の内容を追加することができます。

連絡先から画像、ハイパーリンク、名刺を作成する機能など、さまざまな書式設定ツールが提供されています。

これらの書式設定ツールを使ってさまざまな情報を追加することができますが、正式な署名の場合は、少なくとも以下の情報を含めるべきでしょう。

• お名前（フルネーム
• 電話番号（会社番号と**）をお書きください。
• お客様のEメールアドレス
• 御社ホームページ

自分用のサインを作るのであれば、何を入れるかで変わってきます。会社のメールアドレスの署名を設定するのであれば、何か特別なことが書かれていないか確認する必要がありそうです。

署名の設定が完了したら、次はそれをデフォルトにします。まず、正しいメールボックスを選択し（Outlookで複数のメールボックスにアクセスできるように設定している場合）、「新規メッセージ」の署名と「返信/転送」の署名を選択します。

署名がない状態でスタートしたい場合は、どちらかのドロップダウンメニューで「（なし）」を選択してください。

サインは無理のない範囲でいくつでも作成可能で、これまで15種類のサインを作成しましたが、問題なく使用できました。使用できる署名の最大数が128であるという逸話がありますが、その検証は見つからず、ほとんどの人がこの問題に遭遇することはないと思われます。

新しいメッセージを作成するとき、または既存のメッセージに返信/参照するとき、Outlookは選択したデフォルトの署名を適用します。ただし、「メッセージ」→「署名」をクリックして、別のものを選択することができます。

新しい署名を選択すると、デフォルトの署名が置き換えられます。デフォルトで「(なし)」を選択した場合、Outlookは電子メールセクションの下部に署名を追加します。