第1部 第2部 小口現金管理システムの構築

1. 1 ロックボックスを購入する。小口現金を設定し始めると、用意した現金と使った領収書を保管するための鍵箱を購入する必要があります。用意するのは、机の引き出しに簡単に入れられる小さな金属製の箱。このボックスには、コンビネーションロックやキーロックなど、お客様のオフィスに最適なものをお選びいただけます。いずれにせよ、箱にいたずらされないような安全性が必要です。お金やレシートをすべて収納できる大きさの箱が必要ですが、目立たず、隠しやすい大きさの箱が必要です。紙幣や小銭が整理しやすいように、マネートレー付きのボックスを用意しましょう。これらは、ほとんどの文房具店や事務用品店で購入することができます。

2. 2.小口現金の責任者を任命する。お金を保管する場所が決まったら、小口現金の箱と口座の責任者を指定する必要があります。指定する人は、経理事務員や事務員など小口現金を必要とする可能性のある従業員で、一般的に利用できる人であることが望ましいです。小口現金箱の管理者または出納係は、領収書と引き換えに小口現金を払い出し、必要なときに現金を補充し、小口現金で購入または支払った品目を記録する責任を負います。

3. 3 小口現金ボックスを保管する。小口現金は、閉じた引き出しの中の見えない場所に保管してください。この引き出しは、カストディアンの机の上か、カストディアンが容易にアクセスできる別の引き出しにある必要があります。箱を開けるための組み合わせや鍵は、別の引き出しに保管し、場合によっては管理人のキーホルダーにつけておくとよいでしょう。これは、他にボックスへのアクセスが必要な人がいるかどうか、また、カストディアンが複数いるかどうかによります。さらに保護するために、ボックスを収納する引き出しに鍵をつけることもできます。そうすることで、そこに保管されているお金のセキュリティが強化されます。賽銭箱にアクセスする必要がある人が複数いる場合は、複数の鍵を作るか、鍵が余分に付いている賽銭箱を探すことを検討してください。

4. 4 出金限度額の決定小口現金は、経費に関する会計管理に取って代わるものでも、それを回避するものでもありません。小切手を発行する必要のない少額の買い物を容易にするために設定されています。小口現金システムで処理できる取引の上限を決定する必要があります。こうすることで、その金額を超える取引は通常の購買プロセスで処理することができます。例えば、小口現金の取引額を50ドル以下に制限することも可能です。50ドルを超える取引は、通常の買掛金として処理されます。

5. 5 小口現金に現金を入れる。基本を押さえた上で、小口現金に入金する必要があります。そのファンドを最初に設定するために、カストディアンに対して小切手を書く必要があります。小切手は、選んだ期間のほとんどの現金購入に対応できる金額であるべきですが、盗難を助長するほど大きくないものでなければなりません。小切手を換金したら、そのお金は小口現金箱に入れる必要があります。一般的な開始金額は100ドルから500ドルです。小口現金の引き出しには、すべての額面の紙幣を必ず入れてください。20ドルが数枚、10ドルが数枚、5ドルが結構な量、1ドルが結構な量あるはずです。これで小口現金の請求業務が楽になります。

6. 6 小口現金の取引記録を作成する。小口現金への最初の支払いの時点で、管理人は、小口現金ボックスを通じて行われた取引の記録を開始する必要があります。これは、単純な手書きの会計記録でも、カストディアンが管理するオンラインのスプレッドシートでもよい。小口現金管理者は、各取引を日誌に記録する必要があります。事務用品や送料など、取引の内容を記入する欄があること。また、使用金額と小口現金の使用者を記録する欄が必要です。また、資金の補充時期を記録するために、口座への入金額を記録する欄が必要である。小口現金に対して行われた最初の支払いは、小口現金預金としてログに記録される必要があります。すべての取引は、この金額から差し引くことができます。

7. 7 会社の会計記録上、小口現金資金を作成する。現金勘定と小口現金勘定はともに資産勘定です。小口現金の開設当初は、現金はある資産勘定から別の資産勘定に移されるだけで、組織の資産残高に影響を与えることはない。小口現金が独立した存在になったら、他の勘定科目と同じように、別の勘定科目として帳票に記録しておく必要があります。小口現金資金を開設するために会社の口座に入る取引は、現金勘定から小口現金に入金される小切手の金額でなければなりません。この取引は、小口現金基金への現金引き落としとして、0ドルからあなたが基金に預けた金額まで初期残高を増やすように転記することができます。この段階では、会社のある口座から別の口座にお金を移すだけなので、実際の支出はなく、会社の総資産に変化はない。

8. 8 利用を開始する。小口現金庫に十分な現金があれば、少額の取引に使い始めることができます。カストディアンは、小口現金の購入ごとに領収書を要求すべきです。購入時の領収書が提示された場合、保管者は領収書に日付と購入者の氏名を記入し、小口現金箱に預ける。また、カストディアンは、購入した正確な釣り銭を購入者に払い戻すものとします。また、カストディアンは、購入のために小口現金を前払いすることができます。買おうとする人が預かり屋に出向いてキャッシングをする、という仕組みができるのです。親権者は、購入者がキャッシングで何を買おうとしているのか、いくらかかるのかを日誌に記すことができる。購入者は、目的の商品を購入したら、領収書とお釣りをもって預かり屋に戻る必要があります。

第2部 第2部：小口現金支出の管理

1. 1 キャッシュを補充する。経理担当者は、小口現金の金額を必要な頻度で補充することが義務づけられています。資金が補充されるたびに、保管者は新たなログを開始するものとします。カストディアンは、完成したリストと添付の領収書を指定された会計士に渡す必要があります。彼は領収書を確認し、小口現金の領収書に追加がないかチェックし、使用した合計金額の小切手をCustodianに書き、資金を補充します。その後、カストディアンは小切手を現金化し、小口現金箱に入金し、小口現金の初期残高を回復させます。この場合、事務員が月に一度、持ち出したお金を補充することで、支出を把握し、小口現金の会計処理に役立てることができます。小口現金にもっとお金が必要だと感じたら、いつでも残高を増やすことができます。会計士がすべきことは、追加分の小切手をカストディアンに書くことだけです。例えば、最初の残高100ドルではほとんどの場合、経費を賄うのに十分でない場合、カストディアンに対して100ドルの2枚目の小切手を書き、資金を200ドルに増やします。その後、カストディアンは通常の手続きに従って資金を補充する必要があります。

2. 2 小口現金取引の会計処理小口現金管理人からの取引リストが完成したら、経理担当者は、各取引について領収書があるか、支出を正しく合算して合計金額を計算しているかを確認する。そして、各レシートを適切な支出カテゴリーに割り当て、各カテゴリーの支出を合計する必要があります。小口現金を使用する一般的な支出項目は、郵便料金、事務用品、交通費などです。少額の個別経費は会社の運営上重要でないため、各取引の記録を残す必要はない。領収書の合計額が、最初に小口現金口座に保管された金額と同じであることを確認することが重要です。不一致は、購入が計上されていないことを意味する場合があります。例えば、小口現金口座に100ドル入っていた場合、それが枯渇した時点で100ドルの領収書を用意する必要があります。小口現金として実行される最初の現金がゼロになることはほとんどなく、領収書は小口現金口座の最初の現金と精算前に残った現金の差額と同額にする必要があります。したがって、払い戻しの小切手は領収書の合計額と同額とし、小口現金の残高を元の状態に戻す必要があります。

3. 3 レコーディング費用。会計士は、領収書を支出項目ごとに分類・集計した後、小口現金の領収書に関連する支出を正しく記録する必要があります。彼はまず、小口現金の払い戻し総額を現金勘定に入金し、同額だけメインの現金勘定の残高を減らす必要があります。経費口座の借方合計は、小口現金口座の貸方合計と同じになります。例えば、小口現金の領収書が200ドルあった場合、200ドルを適切な費用勘定に記録する必要があります。200ドルがすべて「オフィス費」であれば、オフィス費勘定から200ドルを引き落とすことになります。各費用のカテゴリーの勘定科目は、会社がそれらの項目にそれだけのお金を使ったことを示すために、各費用のカテゴリーごとに金額を増やしていくことになる。そうすると、会社の純利益は、費用明細に記載された金額だけ減少することになります。