第1部分 第2部分：建立零用金制度

1. 1购买一个锁箱。当你开始设立小额现金基金时，你需要购买一个锁箱，用来存放可供使用的现金和已花费的收据。你需要一个小的金属盒子，可以很容易地放在桌子的抽屉里。这个盒子可以有密码锁，也可以有钥匙锁，这取决于什么是最适合你的特定办公室。无论哪种方式，它都需要非常安全，以阻止人们篡改盒子。你需要有一个足够大的盒子来存放所有的钱和收据，但又要足够小，不显眼，容易藏起来。确保你得到的是一个带钱盘的盒子，这样钞票和零钱就可以很容易地被组织起来。这些在大多数文具或办公用品商店都能买到。

2. 2.为零用金基金指定责任。一旦你有了存放钱的地方，你需要指定一个人负责零用钱箱和账户。你指定的人应该是任何可能需要零用钱的员工，如会计文员或行政助理，一般都可以使用。零用钱箱的保管人或出纳员负责支付零用钱以换取书面收据，在需要时补充基金的现金，并记录用零用钱购买或支付的物品。

3. 3存放零用金箱。小额现金盒应放在一个封闭的抽屉里，不能让人看见。这个抽屉需要放在保管员的办公桌上，或另一个保管员容易拿到的抽屉里。打开箱子的密码或钥匙应放在另一个抽屉里，可能是在保管员的钥匙链上。这取决于还有谁需要接触盒子，以及你是否有一个以上的保管人。为了增加额外的保护，你存放盒子的抽屉也可以有一把锁。这将为存放在那里的钱提供额外的安全保障。如果你有一个以上的人需要接触钱箱，可以考虑制作多把钥匙或寻找一个带有额外钥匙的钱箱。

4. 4确定提款限额。小额现金的目的不是为了取代或避免对费用的会计控制。它的设置是为了方便那些不需要开具支票的小额采购。你需要确定通过零用金系统处理的最大交易金额。这样，任何超过该金额的交易都可以通过正常的采购程序来处理。例如，一家公司可能将零用金交易限制在50美元或以下。任何超过50美元的交易都将作为正常的应付账款进行处理。

5. 5将现金存入零用金基金。一旦你有了基本的保障，你需要把钱存入零用金。你应该写一张支票给保管人，以初步建立该基金。支票金额应足以处理你所选择的时间段内的大多数现金购买，但不要太大，以免鼓励偷窃。一旦支票被兑现，钱就应该放入零用钱箱。典型的起始金额在100-500美元之间。确保你在零用钱抽屉里保留所有面额的钞票。你应该有几张20美元，几张10美元，相当数量的5美元，以及相当数量的1美元。这将使报销零用钱的工作变得容易。

6. 6创建一个零用金交易日志。在首次向零用金支付时，保管人应开始记录通过零用金箱进行的交易。这可以是一个简单的手写会计日志，也可以是一个由保管人保持的在线电子表格。零用金保管人应将每笔交易记录在日志中。应该有一行是对交易的描述，如办公用品或运输费用。还需要有一栏记录花费的金额和使用零用金的人。还应该有一栏记录存入账户的金额，以记录资金补充的时间。对零用金的第一笔付款应作为零用金存款放在日志中。然后所有的交易都可以从这个数额中扣除。

7. 7在公司的会计记录上建立零用金基金。现金和零用金账户都是资产账户。在最初开设零用金基金时，现金只是从一个资产账户转到另一个账户，对组织的资产余额没有影响。一旦小额现金基金成为自己的实体，你应该把它作为一个独立的账户来跟踪，就像其他账户一样，可以用表格来记录。为开设小额现金基金而进入公司账户的交易应该是从现金账户贷记给小额现金的支票金额。然后，你可以将这笔交易转录到零用金基金，作为该账户的现金借方，这将建立其初始余额，从0美元到你存入基金的金额。在这个阶段，没有实际支出，因为钱只是从公司的一个账户转到另一个账户，所以公司的总资产没有变化。

8. 8开始使用这些钱。一旦零用钱箱里有足够的现金，企业就可以开始使用它进行小额交易。保管人应要求每次购买零用金都要有收据。当出示购买收据时，保管人应在收据上注明购买者的日期和姓名，并将收据存入零用金箱。保管人还应向购买者报销购买的准确零钱。保管人也可以为购买东西而预支零用金。公司可以制定一个制度，让要买东西的人到保管人那里去预支现金。保管人可以在日志中标记购买行为，说明购买者打算用预付现金购买什么，需要多少钱。一旦购买者购买了他所设定的产品，他应该带着收据和零钱回到保管人那里。

第2部分 第2部分：小额现金支出的管理

1. 1补充现金。会计员需要根据需要经常补充零用金基金中的现金数额。每次补充基金时，保管员应开始另一份日志。保管员应将完成的清单和附带的收据交给指定的会计员。他将审核收据，检查零用金收据的增加情况，并就花费的总金额给保管员开一张支票，以补充基金。保管员然后兑现支票，将资金存入零用金箱，恢复零用金基金的初始余额。在这种情况下，书记员可以每月补充一次已取出的钱，以便跟踪支出，并帮助进行零用金的核算。如果你发现你的零用金需要更多的钱，你可以随时增加基金的余额。会计员所要做的就是给保管人开一张额外金额的支票。例如，如果100美元的初始余额在大多数时候都不足以支付费用，那么通过向保管人开出第二张100美元的支票将基金增加到200美元。然后，保管人应按照正常程序补充资金。

2. 2核算零用金交易。一旦来自零用金保管人的交易清单完成后，会计员将确认每笔交易都有收据，并且支出被正确地加在一起，以计算出总金额。然后，他应该将每张收据归入适当的支出类别，并将每类支出合计。使用零用金的常见支出类别包括邮资、办公用品和交通。没有必要对每笔交易进行记录，因为个别的小支出在公司的运作中是微不足道的。重要的是，要确保收据的总额与最初在零用金账户中的金额相等。任何差异都可能意味着一项采购没有入账。例如，如果你在零用金账户中有100美元，一旦它被耗尽，你应该有100美元的收据。作为零用金运行的初始现金很少为0，收据应该等于零用金账户中的初始现金和报销前的剩余现金之间的差额。相应地，报销的支票应该等于收据的总额，使零用金基金恢复到原始余额。

3. 3记录支出。在对每个支出类别的收据进行分类和合计后，会计员应正确记录与零用金收据相关的支出。他应首先将报销零用金的总金额记入现金账户的贷方，这将使主现金账户的余额减少相同金额。费用账户的借方总额将等于零用金账户的贷方。例如，如果你有200美元的零用金收据，那么你就需要将这200美元记录在相应的支出账户中。如果这200美元都是 "办公费用"，你将在办公费用账户中借记200美元。每一类支出的账户都会增加每一类的支出金额，以表明公司在这些项目上花了那么多钱。然后，公司的净收入将按支出表上的支出金额减少。