ステップス

1. 1 電子メールに迅速に対応する。メールを受け取ったら、何日も何週間も待たずに返信することです。これは、特に職場においては、送り手にとって不安なものであり、プロフェッショナルとは言えません。特定の質問に対する答えがわからなければ、答えを知っていそうな他の人に尋ねることができます。例えば、学用品が必要なのか、それとも寄付だけでいいのかと聞かれたら、"学用品が必要かどうかはわかりませんが、この件に関しては上司に問い合わせておきましたので、できるだけ早くフォローアップします "というようなことを書けばいいのです。.

2. 丁寧な説明の求め方を知ることができました。送信者が何を求めているのか理解できない場合は、送信者に明確にするよう求めることができます。などと、丁寧かつプロフェッショナルな書き方をしてみてはいかがでしょうか。詳しく教えてください。"送信者は、あなたが質問に答えられるように、詳しく答えてくれるでしょう。

3. 3 正しいスペルや文法を使用する。これは自明のことです。インターネット上では多くの人が不適切な文法を使用しており、特に誰かにメールを送る際には非常にプロフェッショナルとは言えない状態です。スペルがうまく書けない場合は、オンラインスペルチェッカーリソースを使用して、スペルが正しくなるようにしてみてください。また、正しい英語の句読点の使い方も読んでおくとよいでしょう。

4. 4 送信者が提示したオリジナルの質問を含める。メールの返信ではなく、質問を答えに形を変えてみてください。これは、送信者がクローズドエンドの質問（例：はい／いいえ、または特定の選択肢を回答する必要がある複数選択肢の質問）をしている場合に、特に重要なことです。例えば、送信者が "学校は来週火曜日からですか？"と聞いてきたとします。ただ「はい」と答えるだけではダメ。はい、学校は来週の火曜日からです」と答えてください。対面での会話では、人は通常、閉じた質問に一言で答えますが、電子メールは違います。閉じた質問に一言で答えると、送信者は元の質問を探すためにスクロールしなければならず、混乱することがあります。

5. メール送信の前にお読みください。小さなスペルミスや偶発的な文法・スペルミスを発見しやすくなっています。これらは校正をすることで回避することができます。