如何专业地通过电子邮件回答问题(answer questions over email professionally)
步骤
- 1及时回复邮件。收到电子邮件时，不要等待数天或数周才回复。这可能会让发件人感到不安，而且不专业，尤其是在工作场所。如果你不知道某个问题的答案，你可以问其他可能知道答案的人。例如，如果有人问你是否需要学校用品，或者仅仅是为了捐款，写下这样的话：“我不知道是否需要学校用品，但我已经向我们的主管询问了这一点，并将尽快跟进。”。
- 现在知道如何礼貌地要求澄清。如果你不明白发件人的要求，你可以要求他或她澄清。你可以试着写一封礼貌而专业的便条，比如：“对不起，我不明白你在问什么。请你详细说明一下好吗？”发信人可能会详细回答他/她的问题，这样你就可以回答了。
- 3使用正确的拼写和语法。这是不言而喻的。许多人在互联网上使用不恰当的语法，这是非常不专业的，尤其是在给某人的电子邮件中。如果你拼写不好，可以尝试使用在线拼写检查资源，这样你的拼写就正确了。你还应该仔细阅读如何使用正确的英语标点符号。
- 4包括发件人提出的原始问题。试着把这个问题重新塑造成一个答案，而不是回复电子邮件。如果发送者提出的是封闭式问题（例如是/否问题，或需要使用特定选项回答的多选项问题），这一点尤其重要。例如，如果发件人问你“下周二开学吗？”不要只回答“是”。回答“是的，下周二开学”。在面对面交谈中，人们通常用一个词回答封闭式问题，但电子邮件则不同。当你用一个词回答一个封闭式问题时，发送者可能会感到困惑，因为发送者必须向下滚动才能找到他或她的原始问题。。
- 在发送电子邮件之前请先阅读。很容易发现小的拼写错误或意外的语法/拼写错误。这些事情可以通过校对来避免。
- 发表于 2022-03-03 03:20
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- 分类：IT
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