我總是被很多人抱怨他們收到的郵件太多，以及他們有多麼鄙視自己的收件箱所打動，不是因為他們的抱怨無效，而是因為我自己的看法完全不同。

這篇文章最初出現在LinkedIn上。在LinkedIn影響者計劃中關註Jeff和300多名其他商界名人。

按照設計，我的收件箱基本上已經成為我工作流程的中心——這是我與遍佈全球26個城市的4300多名員工進行日常溝通和交換資訊的方式。這並不是說我一直都是電子郵件的粉絲，也不是說我沒有自己的“西西菲安收件箱”經歷。然而，這些年來，我已經制定了一些實用的準則，使我能夠有效地管理我的收件箱，並確保它不會管理我。

如果你想收到更少的電子郵件，傳送更少的電子郵件

對於這樣一個普遍存在的問題來說，這聽起來簡單得可笑，但我發現這是電子郵件管理的黃金法則：少發郵件。這條規則最早出現在我之前在一家公司工作的經歷中，當時與我合作最密切的兩個人在幾周內離開了公司。他們都是高效的溝通者，工作時間很長，而且事實證明，他們發了很多電子郵件。當他們在公司的時候，我們的電子郵件節奏似乎很正常。直到他們離開後，我才意識到我的收件箱流量減少了大約20-30%。

事實證明，不僅僅是他們的電子郵件產生了收件箱裡所有的活動，還有我對他們電子郵件的回覆，那些被新增到這些執行緒的人的回覆，那些後來被覆制的人的回覆，等等。在認識到這種動態之後，我決定進行一個實驗，除非絕對必要，否則我不會寫電子郵件。最終結果是：郵件數量大大減少，收件箱的導航性大大提高。從那以後我就一直堅持同樣的規則。

標記為未讀

將滑鼠懸停在Outlook收件箱中的任何單個電子郵件上時，只需單擊滑鼠右鍵即可獲得一系列後續選項。其中一個“標記為未讀”，從根本上改變了我的工作方式。

有了將電子郵件標記為未讀的功能，我可以快速瀏覽收件箱，對最緊迫的事情做出響應，刪除不相關的事情，並將那些我有時間後想返回的專案標記為未讀。這減輕了我現在必須做每件事的壓力，因為我擔心如果一封重要的電子郵件落在我螢幕的“摺疊”之下，它將永遠消失在即將到來的潛在資訊雪崩之下。它本質上也是一個待辦事項列表，稍後將處理。

我試著以盡可能少的標記為未讀的專案結束每一天，目標是一個都沒有。如果那天晚上我什麼都聯絡不上，我會在第二天早上開始處理前一天收到的未讀郵件。

建立常規

在過去的幾年裡，我已經習慣了一個非常具體的日常工作：早上5點到5點半起床；在我的收件箱裡花大約一個小時；關註當天新聞；吃早餐，和孩子們一起玩；鍛煉；去辦公室；為每個工作日留出大約兩個小時的緩衝時間；回家吧；讓女孩們上床睡覺；與我妻子共進晚餐；然後減壓，通常是在看電視的時候（偶爾在廣告和我們正在看的無聊的部分透過**清理收件箱）

事實證明，我的收件箱是非常容易管理，當我堅持這個時間表。然而，每當我嘗試著對這一常規進行哪怕是最微小的改變，一次旅行超過幾天，或者連續幾天特別忙碌時，我總是感到驚訝，我的收件箱是如何迅速地清理出來，最終會有這樣的感覺。

在這種情況下，特別麻煩的是複合效應，即前一天未讀郵件開始增加的速度以及由此產生的壓力。這對一些人來說太糟糕了，以至於他們甚至宣佈電子郵件破產。我發現避免這種狀態的最有說服力的方法是建立一個例程並嚴格遵守它。如果它對本傑明·富蘭克林有用，它也能對你有用。

說話要準確

還記得你在小學時玩的一個電話遊戲嗎？老師把全班學生圍成一個圈，轉向坐在旁邊的學生，低聲說一句話，比如“你想在午餐時間踢足球嗎？”然後讓隨後的每個學生對坐在他們旁邊的孩子低聲說他們聽到了什麼？當它回到老師面前時，不可避免地會被揭示為類似於“我午餐想吃個踢球”的東西。雖然這在三年級時很可笑，但在商業中卻絕非如此。

語言很重要。在電子郵件中仔細選擇它們，以避免歧義和誤解。你越是精確的預先，你就越不可能看到隨後的電子郵件產生混亂，並提出後續問題，尋求更多的清晰度，你和你的團隊將能夠更多地專註於手頭的工作。

考慮一下：接受者

對許多人來說，電子郵件中的To:和Cc:欄位在很大程度上已經成為同義詞。他們不是。使用它們來清楚地區分電子郵件傳送給誰和您希望從誰那裡得到回覆（收件人：欄位）；以及被覆制的物件，以便它們具有適當的上下文（Cc:）。

最快的方法之一，讓一個電子郵件執行緒炸毀方面的下游量是不太清楚誰你期待回應。當一個人的回覆是您所需要的時，To:行中的六個人通常會產生六個不同的電子郵件回覆（以及多達六個不同的新執行緒）的意外結果。

確認收到

這裡有一個簡單的方法：如果電子郵件傳送者花時間在“收件人：”行中給你發了地址（它確實是為你準備的，而不是應該是抄送：），那麼就花時間確認你收到了它。回應不一定是謾罵。相反，單詞越少越好，例如“謝謝”、“明白了”、“有意義”等。這讓發件人知道您收到了郵件，不需要任何其他資訊或上下文，因此他們可以將其從列表中刪除。

如果你不回應，他們就不知道他們是否被聽到了。這不僅會讓人擔心你是否收到了郵件，而且很可能會產生另一封內容基本相同的郵件，而且這一次會有更多的人加入到“收件人：行”中，希望在你沒有收到郵件的情況下他們會回覆。收件人越多，你的收件箱可能就越擁擠。

把***拿下來

如果使用得當，電子郵件可以成為一種有價值的生產力工具。如果不是這樣，它也同樣具有破壞性。後者的一個最令人震驚的例子是，利用電子郵件來交流高度微妙、敏感的話題，如果不是一個平淡的攻擊性回應，勢必會引起爭議。當人們被一些他們在同一個聽眾面前永遠不會選擇使用的詞語所觸發時，他們在電子郵件中所傳達的資訊總是讓我感到驚訝。我的一位前同事將這種動態描述為“在鍵盤上變得強大”

如果你發現自己正處於一個痛苦的線上討論中，那麼幫自己一個忙：停下來。然後，要麼拿起電話，要麼親自去對方的辦公室進行討論。面對面交流將重新引入所有重要的子文字，這些子文字將在電子郵件中完全丟失，並有助於防止不必要的爭論或在戰爭開始前撲滅激烈的火焰。

這些是我多年來學習和吸收的一些最有價值的收件箱實踐。每當我偏離這些習慣太遠的時候，我不可避免地會發現自己跑得越來越快，只是覺得自己站著不動。然而，當這些規則被定期執行時，電子郵件在我的日常工作中扮演了重要的角色。

7種管理電子郵件的方法，讓它不會管理你| LinkedIn

傑夫·韋納是LinkedIn的執行長。在Twitter@JeffWeiner上關註他。

想看看你在tl80上的作品嗎？給泰莎發郵件。