也許你是一個新的領導作用，或只是掙扎與工作的授權。作為一個領導者，把任務交給別人是必要的，但也可能是有挑戰性的。如果你最近組建了自己的團隊，或者只是需要一些授權方面的幫助，這裡有一些有用的建議。

描述如何授權的最好方法是使用五個W：誰、什麼、何時、何地和為什麼。為了描繪一幅清晰的圖畫，我們將從為什麼開始。

為什麼需要授權？

授權對你這個領導者以及你的組織和團隊都有很多好處。然而，許多人在委派任務時有困難。

有些人可能認為自己做任務比委派任務更容易。其他人可能會通過單獨處理任務而感到有價值。更多的人可能只是在授權方面缺乏經驗。

《哈佛商業評論》在線版指出：

Delegation benefits managers, direct reports, and organizati***. Yet it remains one of the most underutilized and underdeveloped management capabilities.

此外，《哈佛商業評論》引用的時間管理研究得出結論：

332 companies surveyed were concerned about their employees' delegation skills. At the same time, only 28 percent of those companies offered any training on the topic.

作為領導者對您的好處

• 你可以把注意力轉移到其他項目上。
• 你可以有效地安排時間。
• 你可以在工作日完成更多的工作。

對團隊成員的好處

• 他們可以學習新的或提高現有的技能。
• 他們能感受到一個值得信賴的團隊和環境的一部分。
• 他們可以提高自信心和動力。

對組織的好處

• 它可以提高生產率。
• 它可以為客戶和客戶提供成功的流程。
• 它可以為所有員工建立互聯文化。

正如你所看到的，授權的好處不僅僅涉及一個領導者。因此，如果你一直在退縮，你會影響到你的公司和你的團隊。

你應該授權什麼？

既然你知道了代表團作為一個領導人的重要性，下一步是決定你應該代表什麼。

在許多情況下，授權某些任務是不需要動腦筋的。例如，您不會將編程任務分配給銷售助理。然而，當涉及到你自己的任務時，決定哪一個授權是比較困難的。

問問自己這些問題：

• 這是一項只有我才知道的任務嗎？
• 我是不是因為別人沒有時間而避免分配這個任務？
• 我是否因為想自己“做所有的事”而堅持任務？
• 這是一項經常性的任務還是例行的任務？
• 我真的要對這個任務負責嗎？

北卡羅來納州立大學的一個項目在其應授權的任務類型列表中說明了這一點：

People often keep tasks that they enjoy most for themselves even if the task is not their resp***ibility. These tasks are not the best way to spend your time and energy.

一旦你決定了授權什麼，就堅持這個決定。然後，安排你的時間表和任務清單，以適應其他重要的項目，你應該注意。

誰是這項任務的合適人選？

在確定哪些項目應該被委派之後，合乎邏輯的做法是決定誰應該處理任務。當你是領導者時，無論是一個小型的永久性團隊還是一個靈活的項目團隊，瞭解你的團隊成員是關鍵。

因此，當你要委派任務時，你必須清楚地認識到每個人的技能。但同時，你應該知道他們的表現以及他們的責任記錄。把任務分配給你可以信任的人對任務的成功完成很重要。

《福布斯》提供了以下兩條關於授權的有用建議：

Along with trust, you also have to give the people to whom you delegate the chance to do a job their way.Delegate resp***ibility and authority, not just the task.

記住，一旦你委派了一個任務，這個團隊成員就應該對它負責。這並不意味著你應該離開，但必須讓你的團隊成員帶頭。

你應該什麼時候委派任務？

所以你知道你在委派什麼，委派給誰，但是你什麼時候移交這些權力？您將發現，任務何時應該被委派涉及到許多變量。你必須至少考慮到截止日期、優先順序和工作量。

例如，屬於團隊成員技能範圍的緊急任務顯然應該從一開始就被委派。但是那些低優先級的或者不同的人可以處理的可能可以等待。

做出這個決定的一個有用的方法是使用任務優先排序的方法。艾森豪威爾矩陣（eisenhowermatrix）就是這樣一種技術，它可以幫助你快速確定優先級。使用此方法，您可以將任務分為四個象限：先做、安排、委派和不做。

當您查看DoFirst和Schedule的bucket時，您可以輕鬆地將任務轉移到Delegate部分。這也是確定那些可能屬於“不做”象限的任務的有用方法。

您應該在哪裡管理委派的任務？

任務已經被委派了，現在是你繼續前進的時候了。。。幾乎。你仍然需要跟蹤和跟進這項任務，直到它完成。

您可能會在您的位置上使用多個應用程序和工具。如果你有一個可靠的跟蹤機制，一定要把你委派的任務合併起來。但如果你需要一些建議，這裡有五個很棒的選擇。

1. Outlook允許您分配任務並在自己的列表中保留副本。
2. Google提供了通過Gmail和Google日曆授權電子郵件和日曆任務的功能。
3. Trello使用看板方法來管理具有特性的項目，以便將任務分配給其他人。
4. Podio為委託任務提供了一個乾淨的評論結構，讓每個人都能及時更新。
5. Meistertask允許您輕鬆分配和接收任務狀態更改的通知。

請記住，您使用的工具不應僅提供分配任務的功能。您應該使用提供通知、後續方法和提醒等功能的方法。

代表團培訓資源

如果您認為您或您的組織可以從代表團培訓計劃中受益，那麼這裡有一些資源可供您探索。

• 業務培訓工程
• 戴爾·卡內基培訓
• 美國管理協會
• CRM學習

你的授權情況如何？

授權他人的能力是任何領導者的一項重要技能。正如您在這裡看到的，這些好處不僅適用於您，也適用於您的組織和團隊。這就是一個雙贏的局面。

你覺得你有紮實的授權技巧嗎？或者你們一起為授權的任務而掙扎？請隨時在評論中分享您對此主題的想法。

圖片來源：Duncan Andison/Shutterstock