会计信息系统（AIS）是企业用来收集、存储、管理、处理、检索和报告其财务数据的结构，以便会计、顾问、业务分析师、经理、首席财务官（CFO）、审计师、监管机构和税务机构使用。...
会计信息系统（AIS）是企业用来收集、存储、管理、处理、检索和报告其财务数据的结构，以便会计、顾问、业务分析师、经理、首席财务官（CFO）、审计师、监管机构和税务机构使用。
受过专门培训的会计师与AIS深入合作，以确保公司财务交易和记录保持最高水平的准确性，并使那些合法需要访问财务数据的人能够轻松获得财务数据，同时保持数据完整和安全。
关键要点
- 会计信息系统（AIS）被公司用来收集、存储、管理、处理、检索和报告财务数据。
- 会计、顾问、业务分析师、经理、首席财务官、审计师和监管者都可以使用AIS。
- AIS帮助公司内的不同部门协同工作。
- 一个有效的AIS使用硬件和软件来有效地存储和检索数据。
- AIS的内部和外部控制对于保护公司的敏感数据至关重要。
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会计信息系统概论
了解会计信息系统（ais）
会计信息系统是跟踪公司所有会计和业务活动的一种方式。会计信息系统通常由六个主要部分组成：人员、程序和说明、数据、软件、信息技术基础设施和内部控制。下面是每个组件的详细分解。
1.ais人员
AIS中的人是系统用户。AIS帮助公司内的不同部门协同工作。可能需要使用组织的AIS的专业人员包括：
- 会计师
- 顾问
- 业务分析师
- 管理者
- 首席财务官
- 审计员
例如，管理层可以建立销售目标，然后员工可以为其订购适当数量的库存。库存订单通知会计部门新的应付账款。在企业进行销售时，销售过程中涉及的人员和部门可能包括以下人员：
- 销售人员将客户订单输入AIS。
- 记帐账单或向客户发送**。
- 仓库整理订单。
- 运输部把订单发给顾客。
- 会计部门收到新的应收账款通知，这是客户的借据，通常在30、60或90天内支付。
- ****部门跟踪订单和客户发货。
- 管理层使用AIS创建销售报告并执行成本分析，其中可以包括库存、运输和**成本。
有了一个设计良好的AIS，组织中的每个人都可以访问相同的系统并检索相同的信息。AIS还简化了必要时向组织外部人员报告信息的过程。
例如，咨询师可以使用AIS中的信息，通过查看成本数据、销售数据和收入来分析公司定价结构的有效性。此外，审计师还可以使用这些数据来评估公司的内部控制、财务状况以及对萨班斯-奥克斯利法案（Sarbanes-Oxley Act，SOX）等法规的遵守情况。
AIS的设计应该满足将要使用它的人的需求。该系统还应易于使用和改进，而不是妨碍效率。
2.程序和说明
AIS的过程和指令是它用来收集、存储、检索和处理数据的方法。这些方法是手动和自动的。数据可以来自内部来源（如员工）和外部来源（如客户的在线订单）。程序和说明将编码到AIS软件中。但是，程序和说明也应通过文件和培训“编码”到员工中。必须始终如一地遵守这些程序和说明，才能有效。
3.ais数据
AIS必须具有存储信息的数据库结构，例如结构化查询语言（SQL），这是一种常用于数据库的计算机语言。SQL允许对AIS中的数据进行操作和检索，以便进行报告。AIS还需要为不同类型的系统用户和数据输入提供不同的输入屏幕，以及不同的输出格式，以满足不同用户和不同类型信息的需求。
AIS中包含的数据是与组织的业务实践相关的所有财务信息。任何影响公司财务的业务数据都应进入AIS。
AIS中包含的数据类型取决于业务的性质，但可能包括以下内容：
- 销售订单
- 客户账单
- 销售分析报告
- 采购申请
- 供应商**
- 检查寄存器
- 总帐
- 库存数据
- 工资单信息
- 计时
- 税务信息
这些数据可用于编制会计报表和财务报告，包括应收账款账龄、折旧或摊销表、试算表和损益表。将所有这些数据放在AIS中的一个位置有助于企业的记录保存、报告、分析、审计和决策活动。为了使数据有用，它必须是完整的、准确的和相关的。
另一方面，不会进入AIS的数据示例包括备忘录、信函、演示和手册。这些文件可能与公司的财务状况有着千丝万缕的联系，但除了标准的脚注，它们并不是公司财务记录的一部分。
4.ais软件
AIS的软件组件是用来存储、检索、处理和分析公司财务数据的计算机程序。在计算机出现之前，AIS是一个手工的、基于纸张的系统，但是今天，大多数公司都使用计算机软件作为AIS的基础。小企业可以使用Intuit的Quickbooks或Sage的Sage 50会计，但也有其他的。 中小型企业可能会使用SAP的Business One。 中型和大型企业可能使用微软的Dynamics GP、Sage Group的MAS 90或MAS 200、Oracle的PeopleSoft或Epicor Financial Management。
质量、可靠性和安全性是有效的AIS软件的关键组成部分。管理者依靠它输出的信息为公司做出决策，他们需要高质量的信息来做出正确的决策。
AIS软件程序可以定制，以满足不同类型企业的独特需求。如果现有的程序不能满足公司的需要，软件也可以由最终用户大量投入内部开发，也可以由第三方公司专门为组织开发。该系统甚至可以外包给专业公司。
对于上市公司而言，无论企业选择何种软件程序和定制选项，萨班斯-奥克斯利法案（Sarbanes-Oxley）的规定都将在一定程度上决定AIS的结构。这是因为SOX法规建立了上市公司必须遵守的内部控制和审计程序。
5.it基础设施
信息技术基础设施只是用于操作会计信息系统的硬件的一个花哨的名字。企业无论如何都需要具备的大多数硬件项目包括：
- 计算机
- 移动设备
- 服务器
- 打印机
- 电涌保护器
- 路由器
- 存储介质
- 备用电源
除了成本，在选择硬件时要考虑的因素还包括速度、存储能力以及是否可以扩展和升级。
也许最重要的是，为AIS选择的硬件必须与预期的软件兼容。理想情况下，它不仅是兼容的，而且是最优的——笨重的系统比快速的系统用处要小得多。企业可以轻松满足硬件和软件兼容性要求的一种方法是购买一个交钥匙系统，该系统包括企业所需的硬件和软件。理论上，购买交钥匙系统意味着企业将获得AIS硬件和软件的最佳组合。
一个好的AIS还应该包括一个维护、维修、更换和升级硬件系统组件的计划，以及一个处理损坏和过时硬件的计划，这样敏感数据就会被彻底销毁。
6.内部控制
AIS的内部控制是其包含的保护敏感数据的安全措施。这些可以像密码一样简单，也可以像生物识别一样复杂。生物特征安全协议可能包括存储不随时间变化的人类特征，如指纹、语音和面部识别。
AIS必须有内部控制，以防止未经授权的计算机访问，并限制授权用户（包括公司内部的一些用户）的访问。它还必须防止仅允许访问系统部分的个人未经授权访问文件。
AIS包含的机密信息不仅属于公司，也属于其员工和客户。这些数据可能包括：
- 社会保险号码
- 薪资及人事信息
- 信用卡号码
- 客户信息
- 公司财务数据
- 供应商和供应商的财务信息
AIS中的所有数据都应该加密，对系统的访问应该被记录和监视。系统活动也应该是可追踪的。
AIS还需要内部控制，以保护其免受计算机病毒、黑客和其他对网络安全的内部和外部威胁。它还必须受到保护，免受可能导致数据丢失的自然灾害和电涌的影响。
会计信息系统实例
一个设计良好的人工智能系统可以让企业在日常基础上平稳运行，而一个设计不良的人工智能系统则会阻碍企业的运营。AIS的第三个用途是，当一个企业陷入困境时，AIS中的数据可以用来揭示出错的原因。世通和雷曼兄弟的案例提供了两个例子。
世界通信公司
2002年，世通公司的内部审计师尤金·莫尔斯（Eugene Morse）和辛西娅·库珀（Cynthia Cooper）利用该公司的人工智能系统，揭露了近40亿美元的虚假费用分配和其他会计分录。 他们的调查导致首席财务官斯科特•沙利文（Scott Sullivan）被解职，同时也导致了新的《萨班斯-奥克斯利法案》（Sarbanes-Oxley Act）第404条立法的出台，该法案规定了公司的内部财务控制和程序。
雷曼兄弟
在调查雷曼倒闭原因时，对其AIS和其他数据系统的审查是一个关键组成部分，此外还有文件收集和审查，以及证人访谈。这份长达2200页、共9卷的《考官报告》（examiner's report）称，要寻找雷曼破产的原因，“需要对雷曼的运营、交易、估值、财务、会计和其他数据系统进行广泛的调查和审查”。
雷曼的系统提供了一个例子，说明了AIS不应该如何构建。审查员安东R。瓦卢卡斯的报告指出，“在申请破产时，雷曼兄弟拥有2600多个软件系统和应用程序。。。雷曼兄弟的许多系统都是神秘的、过时的或非标准的。”
考官决定集中精力研究似乎最相关的96个系统。这次考试需要训练、学习和反复试验来学习如何使用这些系统。
瓦卢卡斯的报告还指出，“雷曼兄弟的系统高度相互依赖，但它们之间的关系难以解读，也没有很好的记录。为了获得必要的信息，解开这些系统需要付出巨大的努力。”
底线
AIS的六个组成部分共同帮助关键员工收集、存储、管理、处理、检索和报告他们的财务数据。拥有一个完善和维护的、高效和准确的会计信息系统是一个成功企业不可或缺的组成部分。
