不管你的文件系统是从你身边溜走了，还是从一开始就没有被真正控制过，你都可以使用我们方便的指南把它打回原形。juan23for摄。

许多人有一个归档系统，这在很大程度上是偶然的。在某个时刻，他们的文件比他们能有效地存储在他们的办公桌上，所以他们开始把它们放在橱柜，抽屉里，等等。在其他情况下，你继承了一个文件系统，比如一份新工作，还有一间堆满文件的办公室。

你能做些什么来驯服你的文件柜，使它成为一个有用的存储和参考工具，而不是一个纸孤儿院？你需要一个文件系统的工作流程。归档系统工作流是文件在您的办公室中导航时要遵循的路线图。我们无法为您提供准确的路线图，但通过回答下面的一些问题并评估您的家庭和办公室需求，您将能够构建自己的有效归档系统工作流。

评估一下：你想从你的档案系统中得到什么？你的档案系统需要提供什么？无论是查看家庭办公室中的个人文件柜，还是查看传统办公室中的一堆文件柜，在对文件系统进行任何操作之前，您都需要弄清您到底想要从系统中得到什么，以及为什么您对其当前状态不满，以至于需要阅读一本指导手册才能使其成形。

• 你能很容易找到文件吗？
• 文件删除和替换是容易的还是必须强制文件夹重新进入？
• 你最常使用的文件柜中的文件是否是最新的、立即需要的和有用的？
• 你手头有足够的地方放你需要的文件吗？

有些问题很容易解决。如果你很难找到文件是手写标签留下的前占用的办公室，你可以补救这种情况与标签**商和一个自由的下午。其他问题需要更多的时间来解决，比如手头的文件存储空间太小。然而，在你下10个新文件柜的订单之前，你需要先做些什么。

清理你的文件柜：你已经检查过你的文件柜，列出了你对它们不满意的一些原因，但是在你做任何彻底的改变之前，你需要潜入其中，抛开沉重的负担。有两种文件柜清理，在一个阶段，你撕碎旧的和不必要的文件，在另一个阶段，你移动必要的，但旧的文件到深存储深存储可以是一个单独的文件柜在地下室，档案室在你的办公室，或任何地方是远离你的中央办公室。这些类别的候选对象是什么？

切碎的候选对象：

• 水电费账单-如果你手里有一张当前账单，而且上面的信息是正确的，你可以把旧账单撕碎。你真的需要2002年的电报费吗？
• 前几年的工资存根——一旦你在年底收到雇主的W-2或其他官方文件，你就可以放弃这些工资存根。
• 银行和自动柜员机收据-当你看到金额出现在你的网上或纸质对账单，通常没有迫切需要保留这些恼人的小纸片。
• 信用卡账单-一旦你有了一张余额正确的新账单，你就可以像水电费账单一样把它撕碎。你可以考虑在信用卡上有一个大的购买，比如HDTV，如果你的信用卡有额外的消费者保护，这将有助于替代更大的购买。

深度存储的候选对象：

• 报税表-这里经常引用的规则是7年。几乎所有的审计都是在3年内进行的，但我们谁能冒着800万美元**预算的风险？
• 银行对账单-银行对账单至少保存3年，大多数人都会出于谨慎而出错，并将其保存7年，因为他们保留税务文件。
• 重要的个人文件-结婚证，出生证明，和其他难以替换的文件应保存在深存储最好是防水和防火深存储位置。
• 退休储蓄报表-任何与投资、个人退休账户供款等相关的报表都应无限期保存。

上面的示例列表并不全面，但它为您考虑单个文件的寿命提供了一个起点。如果你有一个相当简单的税务情况，你可以在网上找到吨的参考名单，你应该保持多久的各种文件。如果您有任何问题，我们强烈建议您咨询您的会计师。

创建一个工作流程：现在您已经评估了您想要更改的文件系统需要更好的标签、文件柜设计不好等等—并且您已经清除了文件以在文件柜中创建一些空间。创建一个文件工作流将确保你不会一年坐在那里，花一个周末把文件系统打回原形。您的文件工作流程可以根据您办公室的需要和您正在讨论的组织系统的大小采取多种形式，但为了简单起见，我们假设您不是跨国公司的档案管理员。

家庭办公室的通用文件工作流可能如下所示：

每日：清空收件箱，整理邮件。在一天结束前归档或撕碎新文件。

每月：当新的账单出现时，撕碎旧的账单。每月花几分钟的时间阅读文件柜中的标签，并确定是否有任何文件可以转移到深层存储。一月份是一个关键的月份，你要毫不留情地对待那些深藏的东西，以免你在新年伊始就带着旧年的杂乱。

每季度：除了你每月的评估，检查一下你的深层存储，看看是否有任何文件已经过期。

一年一次：每年一次，你将在文件中筛选与税收有关的信息。这是一个很好的时机，在你的野蛮除草。将旧文件发送到碎纸机，剔除与已失效或不再感兴趣的项目相关的文件。任何与你的税收没有直接关系的旧账单、收据等，在年初不知何故逃过你的眼睛，都应该被撕碎。

坚持工作流程：你不会因为想着锻炼和打算吃得更好而减肥，你也不会因为打算最终清空收件箱和整理文件而得到一个紧凑且易于控制的文件系统。如果你的文件系统是一个残骸，你将不得不花一些时间把它打成形状，标记文件夹，并作出决定，什么粉碎，什么放入深存储。然而，一旦你把文件打乱了，你就只需要按照你为自己制定的工作流程去做，文件和文件就会自然而然地找到它们所属的地方，当它们的时间到了的时候，它们实际上会走向碎纸机。使用文件工作流程是一种习惯，它奖励你一个易于使用的文件系统和一个不会在无用文件的重压下吱吱作响的文件柜。

关于建立一个功能性文件系统的更多信息，我们建议查看一个过去的功能极客生活：极端改造，文件柜版。你自己有一两条档案提示吗？让我们在评论中听听他们。